Cómo administrar los inventarios con niveles apropiados de servicio es la gran pregunta que deben responder los líderes de logística, sobre todo teniendo en cuenta que en el mercado del retail esta tarea trae asociados requisitos que no sólo son numerosos, sino también dinámicos. "Cambios mundiales como inventarios just in time, reabastecimiento continuo, alianzas estratégicas, relación con proveedores, capital de trabajo, medioambiente, inventarios en consignación y la absorción de las compañías más lentas a manos de las más rápidas, son los factores que intervienen y se correlacionan", señala Patricio Lira.

La gran tarea

El trabajo laborioso de administrar el inventario de manera eficiente se complejiza todavía más por el hecho de no responder a una ecuación estática, sino a una suma de factores cambiantes en el tiempo. Y esta es una hipótesis perfectamente comprobable. Como explica el ejecutivo de Fasa, en los años setenta, al tener altos márgenes se justificaba trabajar con un gran inventario, de manera de no parar ningún proceso. En los ochenta ya se empezó a hablar de flujo de inventarios, por la necesidad creciente de imprimirle cierta dinámica; y en los noventa se giró el timón, ya que frente a la posibilidad de comprar con mayor facilidad, se aceleró e incrementó el nivel de los inventarios. En cambio hoy -señala- estamos en una nueva era, donde los sistemas de reposición eficientes son una condición imprescindible para recibir las mercancías y pasarlas rápidamente a los eslabones siguientes de la cadena. "Cuando una empresa maneja sus procesos de manera deficiente, se refleja en la acumulación de inventario y ninguna compañía quiere pasar por eso", afirma el ejecutivo.

Otro tema es la calidad de los inventarios, porque ¿de qué depende exactamente? De acuerdo a la opinión de este experto, esto está estrechamente relacionado con la exactitud de los registros, es decir, con la concordancia entre los datos registrados en los sistemas, la identificación de los productos, los lotes de fabricación, las cantidades y la ubicación física. La calidad también está vinculada a la existencia de los productos en las cantidades que corresponden a una gestión eficiente, e igualmente al cuidado ejercido en el almacenaje, movimiento y rotación de los productos.

Desafíos a la gestión

El contexto de mercado que enfrenta el retail farmacéutico es un universo complejo. Las empresas están sometidas a una alta competencia, donde todos se esfuerzan por cumplir las expectativas de un cliente exigente, que entra a una tienda con el propósito de comprar todos los medicamentos que indica su receta, ojalá con la posibilidad de elegir entre distintas opciones de calidad y precio. "Como contraparte, el negocio debe lidiar con el riesgo de productos agotados o faltantes, expiración, movilidad y bajos niveles de inventario que pueden no cubrir cambios súbitos en la demanda, que por su parte es cada vez más volátil e impredecible", afirma Patricio Lira.

Por eso, los retos para la gestión de inventario se imponen como una gran montaña que escalar. Consideran reducir los requerimientos de almacenamiento y la obsolescencia del producto, disminuir los daños y averías a los productos por manipulación, racionalizar los increíbles niveles de capital atado al inventario (y los costos de oportunidad que eso significa) y el cumplimiento de compromisos comerciales. "A eso se suma el respeto a las especificaciones del producto, la atención inmediata de ventas, el recortar al máximo el ciclo del pedido y entregar una respuesta del 100%, con pedidos perfectos", asegura el ejecutivo.

Un buen modelo

A juicio de Patricio Lira, la diferenciación en el mercado es la prioridad número uno en el retail farmacéutico. De acuerdo a su experiencia, para conseguirlo se requiere, además de alta eficiencia en cada una de las etapas de la cadena logística y de centrar todos los esfuerzos en la atención de los clientes con profesionales eficientes y dedicados, construir un modelo de gestión de inventario.

Para desarrollarlo es necesario definir objetivos de nivel de servicio, fijar niveles de inventario mínimos compatibles con estos objetivos, medir el nivel de servicio ofrecido y el percibido, analizarlos y revisarlos permanentemente, y realimentar la intuición o experiencia con el conocimiento de la teoría y el análisis de la gestión de inventario.

En el camino para dar vida a un modelo de gestión de inventario es fundamental clasificarlo adecuadamente. A partir de esta etapa pueden conformarse diferentes grupos de inventarios que requerirán de una estrategia y políticas diferentes en cuanto a su gestión. ¿Por qué es tan importante esta tarea? Según el Director de Logística de Fasa, "porque es necesario concentrar los esfuerzos en aquellos pocos productos que generan el 80% de las ventas, ya que éstos influyen también sobre el 80% de la rotación total y sobre el 80% del indicador de servicio".

Adaptación de la charla "Cómo administrar una cadena de abastecimiento global", dictada por Patricio Lira, Director Corporativo de Logística y Sistemas de Fasa, en Expo Bodegas y Centros de Distribución 2011.