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Cuando los procesos son la clave

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Por Jorge Chávez,
Profesor de Logística y Supply Chain de la Universidad Adolfo Ibáñez y Director del Instituto de Logística y Transportes de Chile; y Rodolfo Torres-Rabello, Vicepresidente Asociación de Profesionales de Logística (Aprolog).

Las empresas suelen hablar de procesos, pero persisten en trabajar en forma fragmentada, funcional, rígida y anticuada. En este artículo, queremos compartir con nuestros lectores algunas ideas de qué hacer, cómo hacerlo y algunos obstáculos que encontrarán en el camino

Qué hacer

Para permanecer en el campo de juego y aspirar a ganar, el imperativo es mejorar o rediseñar los procesos actuales, reduciendo tiempos, bajando costos, elevando la calidad y mejorando la productividad. Hacer mejor lo que hacemos hoy, o mejor aún, encontrar nuevas formas para hacer lo que debemos hacer.

El proceso logístico puede ser mejorado día a día, pues las oportunidades de mejoramiento abundan: bajas tasas de rotación de inventarios, altos niveles de stock, mermas, demoras en las entregas, reclamos de clientes y una larga lista de etcéteras.

En ocasiones, no basta con mejorar levemente, sino que es necesario rediseñar e innovar para alcanzar los estándares de las compañías de clase mundial. En otras palabras, más allá de mejorar lo que existe, el desafío es encontrar nuevas formas de abastecer, almacenar, distribuir y satisfacer a los clientes. Sin embargo, esto es una parte necesaria, pero no suficiente.

En una cadena de abastecimiento (o de suministro) es necesario, además, sincronizar nuestros procesos con los de los proveedores. Así, el proceso de distribución de los proveedores se debe sincronizar con nuestro proceso de abastecimiento. Del mismo modo, nuestro propio proceso de distribución se debe sincronizar con el de abastecimiento de nuestros clientes.


Cómo hacerlo

Decía Edison que un invento requiere "10% de inspiración y 90% de transpiración". Aquí también se requiere una cuota de transpiración. Felizmente, hay algunas guías para la acción que pueden ser útiles:

Utilizar el talento disponible en la propia organización: Philip Crosby afirmaba que "en una empresa siempre hay alguien que sabe lo que ocurre, pero nadie lo escucha". Veamos, por ejemplo, el caso de los administrativos de despacho. Ellos conocen a los clientes por su nombre y saben al dedillo los problemas que se producen en las entregas. Y a menudo tienen buenas ideas en espera de oídos receptivos.

chavez2.jpg (4669 bytes)Incorporar Tecnologías de Información y Comunicaciones: Hoy día las aplicaciones tecnológicas han sido adaptadas por muchas organizaciones, de manera que observar experiencias puede ser una buena idea.

Hacer benchmarking: En esta aldea global, la información está cada día más disponible. Hay organizaciones internacionales que ofrecen estudios de benchmarking. Existen congresos y seminarios donde se comparten las buenas prácticas. Hay información en Internet y en publicaciones especializadas, como es el caso de esta revista.

Mirar más allá del mundo de la logística: El Señor ha sido generoso y equitativo en la distribución de las ideas y la creatividad. Existen buenas prácticas y mejores ideas en otras esferas del quehacer humano, más allá de la isla logística. Por ejemplo, observar las experiencias del Gobierno Electrónico o la logística de la Cruz Roja puede ser una sorprendente experiencia.

Hacer planes piloto con proveedores y clientes: Una mente preclara aseveró una vez que "todo lo que nace grande es monstruoso y muere". Así también los proyectos. Los grandes proyectos corren el riesgo de quedar en el camino de los sueños frustrados. Por el contrario, los pequeños proyectos de aprendizaje pueden ser una vía práctica para aprender paso a paso, especialmente en aquellas iniciativas que involucran a más de una organización.


Los obstáculos

¿Quién dijo que Roma se hizo en un día? Implementar cambios al interior de los procesos de nuestra organización y sincronizarlos con los de nuestros proveedores y clientes no se logra de la noche a la mañana. La sabiduría china nos recuerda que "un viaje de mil leguas comienza por un paso".

Los obstáculos no son tecnológicos, sino culturales. Queremos una solución instantánea, por ejemplo. Así como éste, hay varios obstáculos culturales que hemos venido observando. Uno de ellos es cruel y paralizante: muchas organizaciones están lejos de gestionar sus procesos horizontales. Muy por el contrario, gestionan feudos rígidamente separados por el sacrosanto organigrama. Las peores barreras son culturales y, en último término, están dentro de nosotros mismos. El reino de las parcelas no ha terminado.

Y, sin embargo, el mundo va en otra dirección. Cadenas, redes de cooperación. La nueva frontera se llama Supply Chain Management.

Marzo 2007
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