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Por Claudio Ortiz,
Director Ejecutivo de Office, Xerox Latin South.
Mirando más allá en los sistemas multifuncionales

Iconos del mundo comercial de hoy a los que frecuentemente se los confunde con las copiadoras básicas, son los productos multifuncionales (MFP). Combinan copiado, impresión, escaneado y faxeado en un único sistema fácil de usar, reduciendo de este modo los costos de suministros y mantenimiento. Cuando están conectados a la red, estos sistemas pueden manejar el volumen de trabajo de una pequeña empresa, de un grupo de trabajo o de un departamento dentro de una gran organización. Algunos sistemas tienen la capacidad de realizar múltiples tareas: una persona puede escanear un trabajo mientras se imprime otro. Esta capacidad reduce el tiempo que los empleados de oficina emplean en el dispositivo, permitiéndoles concentrar más tiempo en su actividad principal.

Sin embargo, muchas organizaciones sólo han visto la punta del iceberg cuando se trata de aprovechar toda la funcionalidad que reside dentro de un MFP. En algunos casos sólo han aprovechado las funciones de copiado o impresión, mientras que otras pueden tener un conocimiento limitado de las características de faxeado y escaneado.

Por ello, es importante comprender qué funciones o características se en-cuentran disponibles, cuándo se debe utilizar cada característica y de qué manera cada una de ellas beneficia al cliente final ahorrándole tiempo y reduciendo costos.

Las características básicas y avanzadas de escaneado, tales como el es-caneado de un documento a una red, un escritorio o una casilla de correo electrónico, pueden aumentar la productividad de los usuarios. Estas funciones ayudan a simplificar los procesos de trabajo proporcionándo a los empleados la capacidad de capturar fácil y rápidamente, almacenar y compartir en formato digital documentos impresos en papel.

Muchos MFP ya tienen capacidades de fax incorporados, eliminando la necesidad de máquinas autónomas independientes que requieren sus propios cartuchos de tóner y papel, lo cual puede aumentar el gasto en insumos y de mantenimiento de muchas oficinas. Las opciones de fa-xeado en los equipos actuales, incluyen entre otras el usado tradicionalmente a través de una línea telefónica; de la red LAN, que permite enviar fax directamente desde el escritorio y a través de Internet en vez de utilizar las líneas telefónicas tradicionales. Todas estas opciones redundan en una disminución de costos y agiliza la gestión de los usuarios.

Los MFP ofrecen una variedad de características de impresión que permiten a las empresas ahorrar costos de papel disminuyendo su consumo, tales como la multi-up que permite a los usuarios imprimir varias páginas en una sola hoja de papel; la opción doble faz para imprimir en ambas caras de una página; la impresión "de muestra", que permite hacer una prueba de impresión de una sola copia de un documento antes de imprimir los juegos restantes, quedando el resto en la cola de impresión del MFP hasta que el trabajo sea aprobado, re-duciendo así el desperdicio de insu-mos si el documento necesita correcciones adicionales.

Debido a que actualmente la seguridad de los documentos constituye una prioridad, muchos MFP permiten que las empresas restrinjan el acceso, rastreen el uso y protejan la información confidencial. Estas características pueden evitar el uso no autorizado, la divulgación, modificación o pérdida de la información más delicada de una compañía.

Los MFP pueden ofrecer características opcionales de terminación tales como compaginación, abrochado en múltiples posiciones, perforación, confección de folletos y diversos tipos de opciones de plegado que ahorrarán tiempo y permitirán la impresión dentro de la empresa de documentos más complejos, tales como folletos, boletines informativos o manuales de capacitación.

Es fundamental que los distribuidores comprendan las características y capacidades disponibles en los distintos modelos multifuncionales, como también los requerimientos de sus clientes. Sólo así podrán orientarlos a tomar la decisión correcta que maximizará su inversión y aumentará su productividad.

Diciembre 2006
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