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La evaluación continua de los servicios
administrados de impresión es fundamental

Como lo confirmó la pandemia, las situaciones cambian, a menudo rápidamente. Las organizaciones de todo el mundo han tenido que adaptarse a demandas cambiantes y a la transformación de la fuerza de trabajo. Así como el nuevo escenario puede requerir soluciones diferentes y, para adaptarnos, debemos reevaluarnos y a nuestras organizaciones regularmente. Lo mismo ocurre con los servicios administrados de impresión (MPS).

¿Es todo igual que hace un año? Poco probable. Los niveles de personal de sus clientes seguramente han cambiado producto de la pandemia de Covid-19. Es posible que se hayan abierto, cambiado o cerrado sucursales. Tal vez esté utilizando nuevos procesos o tecnologías. En resumen: la evaluación de los servicios administrados de impresión (MPS) que su cliente realizó hace un año, posiblemente ya no sea válida. Lo más probable es que su configuración de MPS no esté acorde a la realidad actual de su organización. Por ello, la evaluación continua es vital para mantener un ecosistema optimizado de impresión y escaneo.


Las fuerzas de trabajo y los lugares de trabajo cambian

Vamos a usar la configuración de trabajo como un ejemplo de cómo las cosas podrían haber cambiado. ¿Más empleados trabajan de forma remota?

Incluso antes del Covid-19, las tendencias mostraban un trabajo remoto en aumento. El trabajo regular desde casa en los Estados Unidos ha crecido un 173% desde 2005, según GlobalWorkplaceAnalytics.com. Esta firma de análisis también informó que el 56% de los trabajadores estadounidenses tiene un trabajo que es compatible con el teletrabajo al menos una parte del tiempo y el 80% dice que les gustaría trabajar remotamente al menos a tiempo parcial.

¿Después de Covid-19? Los analistas prevén que probablemente habrá un repunte significativo en la adopción del trabajo a distancia.

En ese sentido, ¿cómo se ha adaptado la contratación de su cliente? ¿Está agregando más empleados remotos o más trabajadores basados en casa matriz o en sucursales? ¿Está reclutando para roles diferentes de los que tenía? ¿Ha cambiado su contratación para centrarse en diferentes ubicaciones o geografías? ¿Sus trabajadores remotos están eligiendo entrar ocasionalmente en una oficina (una práctica llamada “hoteling”)? Las respuestas a estas preguntas y más tienen un impacto en las operaciones diarias, incluida la forma en que se utiliza su ecosistema de impresión y escaneo.

Incluso, si su cliente ya ha tenido una evaluación de MPS y asume que su flota está optimizada, es posible que se sorprenda por lo que aprendería con la evaluación continua. Por ejemplo, el número y los tipos de impresoras y productos multifunción (MFP) que tiene podría ser muy diferente de lo que necesita. ¿Tiene demasiados dispositivos A3 grandes, caros e innecesarios, que están sobre-configurados para la mayoría de las necesidades de impresión, cuando los dispositivos A4 más pequeños y eficientes funcionarían y ahorrarían dinero? ¿Mejoraría la experiencia del usuario final con una solución de versión de impresión fiable que permite a los trabajadores imprimir desde cualquier dispositivo de la empresa? ¿Está configurado de la mejor manera posible todo su ecosistema MPS, es decir, la flota de impresoras y la infraestructura? ¿Es la infraestructura de impresión local, incluidos los servidores, la mejor solución para sus necesidades actuales cuando la infraestructura basada en la nube podría simplificar la administración y aumentar la flexibilidad?

Una nueva evaluación podría ayudar a determinar sus respuestas.


No se salte las evaluaciones en curso

Es posible que sus clientes no dediquen mucho tiempo a pensar en la evaluación, especialmente después de una implementación inicial, pero debe ser una parte vital de cada compromiso con MPS. Una estrategia de MPS sólida incluye evaluaciones integrales continuas de sus operaciones de impresión en evolución.

Optimizar su ecosistema de impresión y escaneo, incluida la colocación adecuada de equipos multifunción, infraestructura en la nube frente a la infraestructura local y mucho más, es un paso significativo para reducir el uso del papel y mejorar los procesos empresariales.

Entendemos que puede ser tentador omitir la evaluación y pasar a la implementación. No deberías. Las evaluaciones también a menudo revelan activos y patrones de uso sobre o infrautilizados que han cambiado sin que su cliente (o Ud.) se dé cuenta. Esta falta de visibilidad puede llevar a gastos y esfuerzos innecesarios. Una evaluación profesional crea la alineación entre el cliente y el proveedor, motiva la toma de decisiones y establece prioridades.

También garantiza la ruta de acceso más rápida a la implementación. Si hace planes basados en lo que cree que sabe sobre su flota solo para saber que su información es inexacta, corre el riesgo de una implementación lenta y difícil. Si utiliza datos de una evaluación antigua, la implementación no satisface sus necesidades actuales. Y eso le cuesta al cliente tiempo y dinero.

Artículo gentileza de Lexmark. / www.lexmark.com


10 preguntas que hacer sobre la evaluación

Para demostrar su experiencia en este ámbito, asegúrese de que pueda responder las siguientes preguntas sobre la evaluación sobre servicios MPS:

1. ¿Quién llevará a cabo la evaluación? ¿Son expertos en su industria?

2. Como proveedor, ¿cuántas evaluaciones ha completado, en general y en su industria?

3. ¿Los resultados de la evaluación son específicos de su organización? ¿Reflejan las perspectivas y tendencias de la industria?

4. ¿Qué tan exhaustiva es la evaluación? ¿Cubre todo su ecosistema? ¿Evalúa la infraestructura de impresión local en la nube (servidores, administración de colas, etc.)?

5. ¿Cómo descubre su proceso de evaluación los requisitos únicos de cada parte de su organización?

6. ¿Cómo admite el proveedor entornos de trabajo modernos y empleados remotos?

7. ¿Qué tipos de herramientas de recopilación de datos y bases de datos se utilizan?

8. ¿Utilizará el proveedor datos y análisis para impulsar la mejora continua a lo largo de la vida de su compromiso?

9. ¿Cómo se asignan los consultores a su organización? ¿Proporcionan información verdaderamente experta?

10. ¿Puede el proveedor escalar rápidamente para asumir un proyecto en su organización, independientemente de su tamaño o complejidad?

Septiembre 2020
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