|
|
|
Con un volumen de 8.000 pedidas de compras al mes y cerca de 200 millones de dólares al año, la Mutual de Seguridad de la Cámara Chilena de la Construcción (CChC) apostó por la transformación digital de su área de logística incorporando la plataforma de Ariba, solución en la nube de compra electrónica y cadena de suministro de la multinacional de software SAP.
”A la fecha, al menos un 15% de ese volumen de compras pasó por Ariba a nivel de negociación”, dice Daniel Carrasco, Subgerente de Logística de la institución, donde se centraliza la relación con proveedores para sus más de 100 centros de atención desplegados en todo Chile.
“Compramos desde servicios de aseo para toda la organización, hasta las adquisición de vestuario clínico para pabellones”, ejemplifica en relación a la amplitud de demanda de la empresa dedicada a la salud y la protección de los trabajadores, gestionando el seguro de accidente de los trabajadores, prevención de riesgos y charlas de seguridad, entre otros.
El ejecutivo explica que el área de logística se mueve en tres ejes: compras corporativas, logística de bodega y administración. “Como parte del área de Finanzas, vemos que la gestión total del gasto en toda la cadena de abastecimiento no solo ocurre en el momento de efectuar el pago, sino que comienza en el momento en que eliges a tus proveedores. Aquí es clave elegirlos bien, no sólo el más barato, sino también aquellos que respondan bien y cumpliendo los estándares, tanto los que nosotros definimos como aquellos a los que estamos obligados por normativas de la Superintendencia del rubro”.
“Antes de implementar Ariba, teníamos un proceso completamente manual: llamados a licitaciones para proveedores con recepción de documentos físicos, lo que nos obligaba a armar carpetas con todo el proceso de compra, coordinarnos con otras áreas para abrir los sobres de manera conjunta con el fin de asegurar la transparencia del proceso, estudiar las propuestas, elegir la mejor y guardar las carpetas con toda la documentación, para que, en caso de que al año siguiente se solicitar una auditoría, poder contar con toda la información de respaldo”, señala Carrasco.
Hoy en día, asegura, todo ese proceso ha cambiado: “tenemos una plataforma donde se respalda y custodia todos los documentos, que nos da la tranquilidad de que todo el proceso está ahí, de que todas las comunicaciones con los proveedores se realizaron a través de ésta y ninguna por fuera de ese canal. Trabajas con la tranquilidad de que, si recibes determinada consulta por un proceso de compra, tienes dónde encontrar todo el proceso”.
Para Daniel Carrasco, la plataforma simplifica mucho el proceso de licitación, “porque si hay que incluir nuevos requerimientos, se hace una vez y quedan integrados automáticamente para las próximas licitaciones que vengan. Esto nos ha permitido, como área de logística, mejorar los tiempos de respuesta frente a requerimientos de otras áreas de la Mutual de Seguridad”.
“Desde el punto de vista del control, ayuda a garantizar que todo se cumpla, en términos de firmas, aprobaciones; desde finanzas, que antes de iniciar cualquier negociación con proveedores tengamos a manos las ofertas con las mejores condiciones; finalmente, desde el punto de vista del negocio, que le cumplamos”.
Tanto en la Mutual como en otras organizaciones, son muchas las áreas que se ven involucradas en un proceso de compra, destaca. “Por un lado, están las áreas técnicas, que especifican qué es lo que esperan del servicio; Finanzas, que define condiciones y garantías de lo que hay que licitar y comprar; Subcontratación, que indica si un determinado contrato es afecto o no control laboral, por nombrar las principales. La implementación de Ariba, a mi juicio, permite orquestar y tener integrados todos estos elementos y tener la tranquilidad de que se están cumpliendo. También te da la flexibilidad de elegir cómo quieres ejecutar la decisión de compra, ya sea con el criterio del más barato, o bien armar un proceso de subasta si la decisión es optimizar aún más el costo”.
“Mi recomendación para cualquier organización que tenga un contexto parecido al que tiene la Mutual, donde debes manejar proveedores grandes y pequeños, es hacer un acompañamiento especialmente para las últimas. Muchas veces los proveedores grandes, ya conocen Ariba y saben trabajar con la plataforma, pero otros proveedores más pequeños o que están comenzando presentan mayor resistencia por desconocimiento de la plataforma y les cuesta un poco más participar de los procesos de licitación. El cambio en los procesos de compra, en ese sentido, es tanto interno como externo”, concluye el Subgerente de Logística de la Mutual de Seguridad de la Cámara Chilena de la Construcción (CChC).
|