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Para traer mayor orden a sus operaciones, Ultramar se dio a la tarea de encontrar una herramienta que le permitiera contar con una metodología y estándares comunes para administrar su cartera corporativa de proyectos, que combina empresas de los rubros marítimo y portuario en Chile, Argentina, Paraguay, Uruguay, Brasil, Panamá, Colombia, Ecuador, Dinamarca y Perú.
Según explicó Marco Antonio Ponce, Gerente de Procesos y Gestión TI de Ultramar, la compañía requería administrar sus proyectos para reducir los tiempos de implementación y contar con una visión integral de las diferentes iniciativas que se llevan a cabo en la empresa, desde el área TI y las unidades de negocio. “Buscábamos también fomentar la colaboración entre los diferentes roles, mediante una plataforma desde la que pudiéramos compartir mejores prácticas para hacer más eficientes las operaciones”.
Ante tal requerimiento, la multinacional conformó un grupo de personas provenientes de diferentes áreas de negocio y se les presentaron todas las herramientas EPM (Enterprise Proyect Management) existentes en el mercado chileno. En conjunto, se definieron los criterios para la selección, relacionados con los montos de inversión requeridos en cada caso y la capacidad de los proveedores.
Según relató Ponce, la lista constó de al menos una decena de empresas, incluyendo varias opciones de Open Source. La compañía seleccionada fue Microsoft, con Project Online. “En cuestión técnica, Project Online nos pareció una herramienta bastante útil y estaba dentro de nuestras posibilidades de inversión”, dijo Ponce, agregando que otro elemento que influyó positivamente en la decisión, fue su integración con otras herramientas de Microsoft utilizadas por la empresa, como Excel y Outlook.
“Su versión anterior, Project Server 2010, que es on premise, también era muy buena”, puntualizó el ejecutivo de Ultramar. Si se decidió por la solución en la nube, fue porque, como grupo, Ultramar tiene unidades de negocio que no necesariamente están conectadas a su red global, por lo que esta modalidad le facilitaría la realización de proyectos en los que participan dichos grupos. “Con Project Online, todos pueden interactuar e incluso podemos conectar externos. Esa es la principal facilidad que la nube nos brinda.”
Hubo también un proceso para seleccionar al socio de negocio a cargo de la implementación. “IT Solutions, fue el que nos dio un valor de consultoría factible”, comentó Ponce, convencido de que su experiencia en la instalación de este tipo de herramientas en organizaciones de la talla de Ultramar, es notoria. “Nos convenció el hecho de que no sólo nos entregarían capacitación, sino que habría también un servicio de acompañamiento de los usuarios, así como garantía más amplia, al compararse con otras opciones de empresa valoradas. Asimismo, tuvo un importante peso el ser Partner Silver de Microsoft en Project Online.”
Desde el punto de vista operacional, la herramienta en la nube de Microsoft brinda a Ultramar reportes automatizados, y aportes en materia táctica y estratégica. Al respecto, el ejecutivo detalló: “A nivel táctico, nos permite una gestión centralizada de los recursos, así como la estandarización de una metodología. Desde el punto de vista estratégico, al tener indicadores de desempeño de nuestra cartera de proyectos, podemos tener una mejor dirección del negocio y optimizar así la toma de decisiones, pues la herramienta establece también el protocolo del impacto estratégico que tiene cada proyecto, lo que nos permite valorar su alineación con los objetivos estratégicos de la organización.”
Según confesó el mismo Ponce, es la primera vez que se tiene una visión completa en una sola pantalla. “No son informes preparados; es una vista en tiempo real de la información y eso es sumamente impactante”, dijo el directivo, quien añadió que desde agosto pasado la implementación está consolidada, con todos los proyectos importantes de la empresa montados sobre esta plataforma.
Al preguntarle sobre su nivel de satisfacción con respecto al uso de Project Online, compartió el caso de la capacitación a miembros del equipo de Operación de Administración de Proyectos (PMO), así como algunas áreas de negocios, la cual incluyó desde capacitar al Project Manager no sólo en la herramienta sino también en la metodología: “El proceso se llevó al día en la herramienta y fue exitoso bajo todos los puntos de vista: tiempos programados, control de costos y alcance”, puntualizó.
Otra ventaja que se ha dado por añadidura, es la eficiencia operacional conseguida, la cual traerá ahorros a la organización. “Estamos muy contentos, pues hemos visto que esta herramienta era lo que necesitábamos. Los beneficios se pueden medir por los ahorros, pero la verdadera gracia de Project On Line 2013, es que tenemos una metodología estandarizada, una herramienta única en todo el grupo y visibilidad completa de la cartera de proyectos, que eran elementos que antes nos hacían falta”, concluyó Ponce.
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