El establecimiento de cadenas de farmacias bajo el formato drugstore produjo grandes cambios en la administración del negocio farmacéutico. Fue necesario reducir los niveles de stock en tienda, para dar paso a góndolas encargadas de ampliar la tradicional oferta de las farmacias y complementarla, aportando, de paso, varios puntos de crecimiento a su operación.

Esa transformación se ha visto reflejada en las millonarias inversiones hechas por los principales actores de este mercado, traducidas en modernos centros de almacenamiento, tecnología y nuevas estrategias logísticas para cumplir con la exigencia de suministrar miles de productos, al precio más bajo y con un alto nivel de disponibilidad.

La competitividad es justamente el sello que caracteriza a la industria farmacéutica. Es por eso que la logística se ha convertido en una herramienta fundamental para manejar eficientemente los niveles de stock y reducir los costos en el proceso de almacenamiento, y también en las etapas de transporte y distribución.

La logística farmacéutica implica el control de numerosos procesos y variables; todos con altos niveles de complejidad. Exige el manejo de miles de unidades diferentes, además del control de condiciones ambientales de temperatura y esterilidad para muchas de ellas. Requiere, también, el despacho diario a cientos de locales, que trabajan con un stock estrictamente ajustado a la demanda.

Las tres principales cadenas cuentan con más de 100 tiendas cada una, sumando un total de 395. Entre ellas se diputan el 90% del mercado, con porcentajes de participación muy estrechos, especialmente entre las dos primeras.

Este 2008, en que la economía está registrando bajas en el consumo promedio por persona, la industria farmacéutica se prepara ajustando aún más sus procesos, desafío donde los proveedores logísticos juegan un rol fundamental. En las siguientes páginas, le presentamos algunos ejemplos.

En 1999, el Presidente de los Estados Unidos recibió el informe («To err is Human: building a safer health system» realizado por el Instituto de Medicina) encargado para conocer los problemas que enfrentaba la salud pública en ese país. Los resultados no fueron gratificantes:

• El estudio estableció que en un 3,7% de las admisiones hubo un error médico y que en un 13,6% de estos casos implicó la muerte del enfermo.

• Extrapolando los datos, los resultados fueron entre 44 mil y 98 mil pacientes fallecidos cada año como consecuencia de negligencias médicas y malos tratamientos.

• El costo total estimado para la sociedad norteamericana fue de entre 17 y 29 mil millones de dólares.

• La Organización Mundial de la Salud, OMS, calcula que por lo menos el 50% de los equipos médicos no opera de manera segura.

• El 77% de todos los casos notificados de medicamentos falsificados y sin garantía de calidad ocurren en los países en desarrollo.

• La misma organización calculó que en países en vías de crecimiento y con economías en período de transición, la reutilización sin control ni estandarización de material inyectable provocó 24,3 millones de nuevas infecciones.

• En Inglaterra, estudios realizados por el Servicio Nacional de Salud, National Health Service (NHS), indican que aproximadamente 60 pacientes mueren a diario, debido a las reacciones adversas causadas por medicamentos, y alrededor del 10% de las admisiones implican problemas de seguridad para los enfermos.

El 18 de julio del 2005 las empresas líderes globales en la industria farmacéutica y de equipos médicos (fabricantes, distribuidores, hospitales, cuerpos regulatorios y asociaciones gremiales) formaron junto a GS1 el Global Healthcare User Group (HUG), con lo que se inició una revolución en protección para el paciente y la disminución de gastos.

Esta iniciativa buscar aumentar la seguridad para los pacientes mediante el cumplimiento de los cinco derechos del paciente:

1. El Paciente correcto,

2. El Medicamento correcto,

3. En el Momento oportuno,

4. En la Dosis correcta,

5. Por la Ruta correcta.

• Control del ingreso de productos.

• Conciliación Documentaria.

• Dispensación más rápida dentro del hospital.

• Mejor administración de los inventarios, incluyendo temas como reposición, fechas de vencimiento.

• El Departamento de Veteranos, en el Hospital del mismo nombre en Estados Unidos, incorporó el código de barras para el suministro de remedios en su red nacional de hospitales en 1999. El Centro Médico de Topeka informó que se redujeron los errores médicos de prescripción en un 86% durante un período de nueve años.

• Los hospitales públicos británicos de Chelsea y Westminster Healthcare incorporaron un sistema robótico de dispensación en mayo del 2003; un estudio de farmacia indicó que los fallos por este concepto se aminoraron de un 2,7% a un 0,9%.

• La incorporación del código de barras en el Hospital Brigham de Mujeres en Boston (Women’s Hospital, Boston) hizo que los problemas de dispensación bajaran de un 58% a un 53%.

• La introducción del escaneo del código de barras de pulsera en Holanda en el Hospital Gerle Ziekenhuizen en Maastricht, disminuyó los errores de medicación en un 74% e hizo que disminuyeran las cifras de un 3,10% a un 0,84%.

La reducción de costos y el incremento de la eficiencia de la cadena de suministros por medio de los estándares GS1 están contribuyendo a reducir las alzas constantes en el sector salud y a proteger a los enfermos y mejorar los sistemas hospitalarios.

Qué pasa en Chile:

Teniendo como referencia la experiencia internacional, la Central de Abastecimiento del Ministerio de Salud, CENABAST, anunció en abril de este año la adopción del estándar GS1 para identificar los medicamentos e insumos, que adquiere para medicamentos e insumos médicos para abastecer a los Servicios de Salud del país.

CENABAST, al igual que importantes organizaciones de salud de Europa, Asia, Oceanía y América del Norte entre otros (FDA: US Food & Drug Administration, Ministry of Health New Zealand, Ministry of Health UK, NEHTA, Australia, Ministry of Health Serbia, Ministry of Health Japan, PHAC-Public Health Agency of Canada) está liderando un salto cuántico en términos de eficiencia.

• Facilitar la labor operativa interna y la entrega de un alto grado de seguridad en la identificación y manejo de los productos.

• Mayor integración de procesos entre proveedores, distribuidores y clientes, lo que redunda en un menor costo y un mayor grado de seguridad en la operación de la cadena de abastecimiento.

• Contar a futuro con trazabilidad de los productos, en todas las etapas del proceso de distribución y en toda su vida útil.

• La incorporación de codificación estándar en los productos permitirá a los clientes de CENABAST recibir y revisar sus pedidos a través de la lectura de los mismos códigos de barras impresos en los productos.

• La eliminación de errores en la identificación, ingreso, depósito y despacho de productos, además de la disminución de riesgos en el control de lotes y fechas de vencimiento.

Paralelamente, GS1 está abocada a capacitar a los proveedores para que puedan cumplir correctamente y en los tiempos solicitados los requisitos de la Central. La tarea no es simple ni de corto plazo, pero los beneficios para los pacientes son extremadamente positivos por lo que el esfuerzo siempre será satisfactorio.

¿Qué característica tiene la logística de distribución del laboratorio?
Es bastante simple, porque no tenemos demasiados puntos de distribución. Entregamos a tres grandes clientes -Farmacias Ahumada, Socofar (Cruz Verde) y Salco-, además de cuatro distribuidores nacionales, clientes de exportaciones, CENABAST, maquilas y laboratorios nacionales y extranjeros. Al ser acotados los puntos de distribución, la logística de salida en esta etapa se vuelve un proceso rápido y muy poco complejo.

¿Entonces los desafíos están en la logística de entrada?
Así es. Están en el inbound, en el control y manejo de las materias primas y en la trazabilidad del proceso, todos procesos que nos permiten cumplir con la entrega de un producto de calidad, de acuerdo al cumplimiento de normas, totalmente seguro y libre de riesgos. Definitivamente, la esencia de nuestra logística está dentro de la bodega. Eso nos permite llegar con nuestros productos al mercado en forma eficiente y oportuna. Por eso, trabajamos con bodegas climatizadas, con unidades de renovación de aire y control de la humedad. Están en línea con las exigencias de los organismos sanitarios, diseñadas con un orden uniflujo (nada de lo que ingresa se devuelve por la misma vía, siguiendo un orden de entrada y salida), para evitar contaminaciones cruzadas.

¿Cuál es el aspecto más crítico de la logística interna?
Lo fundamental es la clara identificación de los insumos. Por normativa sanitaria, el ISP exige tener dos áreas diferenciadas, una de fábrica y otra de envasado, donde debemos suministrar a cada una las materias primas necesarias con un altísimo nivel de exactitud. Uno de los aspectos críticos es la coherente identificación de los insumos que entran a la bodega. Lo hacemos a través de códigos diferenciados por fecha, tipo de materia prima, origen y número de ingreso correlativo, lo que define además su ubicación dentro de la bodega dependiendo de sus características. La información queda impresa en una etiqueta que es leída, procesada y almacenada por nuestro sistema ERP JD Edwards, lo que nos permite trazar el producto desde su etapa de fabricación.

¿Qué cantidad de insumos y productos terminados manejan?
Aproximadamente 2 mil materias primas y 250 productos de línea de distintas presentaciones. Trabajamos en base a dos ciclos de producción, para cubrir la demanda de invierno y verano, equilibrando así el flujo de trabajo durante todo el año. Paralelamente, tenemos dos tipos de producciones, una contra inventario para las ventas a las cadenas y distribuidores farmaceúticos señalados, y otra contra pedido para maquilas y exportaciones.

¿Cómo se hace el ingreso de las materias primas a la bodega?
Luego de una revisión, conforme a nuestro sistema, en forma automática se generan etiquetas que indican el código del producto, fecha en la que llegó, cantidad, proveedor y la ubicación que tendrá dentro de los racks interiores de la bodega, que está dividida en materias primas y material de envase. Una vez ubicado, queda en estado de tránsito hasta que la unidad de control de calidad hace una revisión y les coloca una etiqueta verde, que significa que ese insumo está aprobado para ser utilizado en nuestro proceso productivo.

¿Qué tan relevante es el control de las fechas?
Son fundamentales. A partir del momento en que le damos a fábrica la orden de producir, se chequea que los códigos correspondan a los lotes específicamente solicitados, teniendo en cuenta el sistema FEFO, donde el primero que expira es el primero que se utiliza en el proceso. Otro aspecto relevante aquí también es la exactitud de los inventarios.

¿Por eventuales quiebres de stock?
Por una parte por eso, aunque trabajamos con indicadores y alarmas de stock que nos avisan de posibles bajas, pero fundamentalmente porque el error de una mala ubicación o un mal etiquetado puede significar utilizar un insumo que no corresponde a la etapa de fabricación. Nuestra contraloría interna nos audita una vez al día para certificar que la veracidad de la información que está en el sistema sea tan alta como estamos convencidos que es, lo que garantiza nuestro trabajo y el producto que entregamos al mercado.

¿Cuál es la tendencia en logística de la industria farmacéutica?
Los procesos logísticos en la industria farmacéutica han cambiado mucho con el correr del tiempo, y actualmente la tendencia es externalizar los servicios en esta materia. Las empresas del rubro han notado la rentabilidad y los beneficios de contar con operadores logísticos y enfocarse 100% en su negocio. En este plano, hemos pasado a convertirnos en socios estratégicos de nuestros clientes, puesto que les ofrecemos una asesoría adecuada sobre la forma de gestionar la logística de sus productos, con la finalidad de obtener los mejores resultados. Un ejemplo de ello es nuestra participación por dos años consecutivos en la campaña de vacunación anti-influenza del Ministerio de Salud, donde se logró realizar la distribución a nivel nacional con un 100% de eficiencia, cumpliendo los tiempos establecidos -incluyendo los horarios en destinos finales-, manteniendo en todo momento la cadena de frío y sin mermas ni pérdidas de unidades en ninguna etapa del proceso.

¿Qué servicios provee Peri Logistics para el área farmacéutica?
Peri Logistics está capacitada en cuanto a conocimientos e infraestructura para entregar un servicio de logística integral para todo tipo de rubros. Sin embargo, nos hemos especializado en el área farmacéutica y contamos con todos los requerimientos y normas nacionales e internacionales para trabajar con este tipo de productos. Ofrecemos almacenaje, preparación de pedidos y la distribución de éstos en todo Chile, tanto continental, como insular. Además, damos soporte administrativo, que incluye importación de productos, traslado desde aduana, y procesos de facturación y cobranzas.

¿Cuáles son sus ventajas comparativas?
Principalmente nuestro equipo de profesionales y técnicos, que poseen vasta experiencia en el área y que constantemente se están capacitando. También nuestra estricta política en el cumplimiento de leyes y normativas establecidas para estos productos, tanto nacionales como internacionales, como los exhaustivos controles de temperatura y humedad a lo largo de toda la cadena de almacenamiento y transporte, y la infraestructura y herramientas adecuadas para el control de calidad y trazabilidad de los medicamentos.

Nos definimos como "sastres de la logística farmacéutica", ya que nos adaptamos a las necesidades de nuestros clientes y tenemos la capacidad de ofrecerles prestaciones de excelencia y calidad en todo lo que requieran.

¿Cuáles son esos próximos desafíos?
Ya está en construcción nuestra nueva bodega, que según los pronósticos debería estar en funcionamiento en marzo del 2009. Esta inversión nos da la posibilidad de crear nuevos negocios y servicios, ya que en resumen estamos doblando nuestra capacidad, con los mismos estándares de nuestras instalaciones actuales. También, tenemos programado ampliar las sucursales satélites que poseemos en Santiago, implementar tecnología de punta en el área administrativa para optimizar los procesos y fortalecer nuestro departamento comercial. En cuanto a nuevos servicios, para marzo del próximo año esperamos tener funcionando el área para productos OTC (over the counter), que son los de consumo masivo y venta libre, que requieren una logística especial por tratarse del segmento retail.

¿Cuáles son los puntos críticos que enfrenta la industria farmacéutica en términos de distribución?
Existen un sinnúmero de complejidades asociadas a este nicho de negocio. Por ejemplo, uno de los mayores desafíos que enfrentamos es el transporte de vacunas refrigeradas, las cuales requieren una preocupación especial, tanto desde el punto de vista del manejo de la carga como del de la mantención de la cadena de frío. Otros temas sensibles son el manejo de psicotrópicos, medicamentos que por su condición deben ser especialmente controlados, y la infinidad de SKU.

En el aspecto técnico, esta logística presenta muchas complejidades, debido principalmente a la ubicación de los locales o farmacias, que mayoritariamente se encuentran en el centro de las ciudades o en locales comerciales con ventanas horarias muy acotadas o definidas.

¿De qué manera LIT Cargo soluciona esas problemáticas?
Como empresa hemos generado un procedimiento especial para la industria farmacéutica que implica canales de distribución independientes, control detallado de la carga que pasa por nuestras dependencias, planificación en conjunto con el cliente de manera de implementar frecuencias diarias, rutas de distribución y coordinación de entregas, pero sobretodo una capacitación constante y permanente de nuestros empleados, los cuales son el elemento más importante en nuestros procesos. En resumen, implementamos una serie de medidas tendientes a hacer de este eslabón de la cadena un elemento que agregue valor a la oferta de nuestros clientes.

Adicionalmente, hemos incorporado una serie de tecnologías, como un software de clase mundial que implementamos el pasado 14 de julio. Este programa posibilita un seguimiento en línea de las entregas, permitiéndole al usuario interactuar directamente con nuestra flota de distribución, disminuyendo los tiempos de respuesta y entregándoles una respuesta ágil y eficiente a nuestros clientes.

¿Es una industria que exige mayores estándares de servicio?
A las condiciones que hemos mencionado anteriormente, hay que agregar la importancia del producto que estamos distribuyendo a lo largo del país; por eso la llegada a tiempo y sin ningún tipo de daños son factores extremadamente importantes.

Esta exigencia nos obliga a ir generando nuevos y mejores procesos en forma permanente y adaptarnos a los cambios que experimenta este nicho de negocio que, además, posee un crecimiento vertiginoso.

¿Qué elementos diferencian a LIT Cargo en el mercado?
Trabajamos con la mayoría de los operadores relacionados a la salud, atendiendo a las principales cadenas farmacéuticas desde Arica a Punta Arenas, así como a los principales proveedores de los hospitales en nuestro país.

Esto es una constatación del nivel de excelencia que hemos alcanzado en el tiempo, atendiendo a esta industria en forma eficiente, rápida y confiable, lo que hemos logrado al entender las necesidades de este rubro y efectuar los cambios a nuestro servicio que satisfagan dichas exigencias.