La naturaleza de los inventarios de las empresas de capital intensivo es extremadamente compleja, debido a la combinación de la cantidad de ítems únicos con grandes inversiones de capital. Los inventarios pueden ir desde decenas a miles de ítems individuales de línea, cuyo valor puede oscilar entre decenas y centenas de millones de dólares. Por ejemplo, un departamento de mantenimiento puede entregar docenas de pares de guantes al día, mientras una empresa de servicio público quizás tenga que tener un repuesto costoso en existencia que sólo se usa una vez cada 10 años. Para la empresa, esos ítems deben evaluarse desde la perspectiva de cuál es la cantidad ideal y más efectiva en función de su costo y frecuencia de disponibilidad.

Los gerentes de mantenimiento normalmente quieren tener tantos ítems como sea posible, con el fin de estar "protegidos", en caso de que se produzcan fallas imprevistas o agotamiento de stock del proveedor. Es su deber evitar que se produzcan averías costosas por detenciones no programadas. Por otra parte, los administradores de inventario tienen que vigilar de cerca y gestionar los costos de adquirir y mantener inventarios y, al mismo tiempo, satisfacer los niveles de servicio requeridos. Mientras que el gerente de finanzas tiene la presión de minimizar los niveles de stock para evitar el amarre de capital en el inventario.

Este conflicto frecuentemente genera un inventario "inflado", a pesar de que el personal de mantenimiento queda con la percepción de que hay un stock suficiente de repuestos de los equipos de la operación. Resolver este problema requiere un enfoque singular que integre las necesidades de mantenimiento y abastecimiento, y les posibilite trabajar en forma conjunta para lograr una solución común.

El objetivo final de una optimización de inventario es contar con la cantidad adecuada de existencias a un precio razonable y en los lugares indicados para cumplir con los objetivos de servicio e ingresos. Para garantizar que los niveles de stock verdaderamente reflejen la importancia de cada ítem para mantener la producción, el proceso de optimización de inventario toma en cuenta las variables utilizadas en la clasificación de todos y cada uno de los ítems que deben adquirirse.

Por medio de este proceso, los administradores de inventario pueden cumplir con la exigencia del gerente financiero de mantener la inversión de capital y los costos de mantenimiento de inventario lo más bajo posible, y a la vez reafirmar al área de mantenimiento que tendrá lo que necesite para garantizar el máximo de tiempo de operación productiva de plantas y equipos esenciales. Lo más beneficioso de todo es que la empresa puede cosechar importantes ahorros.

Los principios orientadores de optimización industrial incluyen las siguientes aplicaciones: clasificar, proyectar y automatizar. En este sentido, un sistema de optimización de inventarios debe ofrecer funcionalidades robustas que den soporte a las siguientes directrices: clasificación de inventario, análisis de criticidad, depuración de catálogos, análisis de plazos de entrega, proyección de consumo, perfil de consumo, automatización, responsabilidad y reportabilidad exhaustiva.

En el mercado actual, si bien la producción se ha nivelado o disminuido, muchos de los inventarios no han seguido la misma suerte. Existen menos sitios que operan en tiempo continuo e ininterrumpido, lo que ha reducido el costo del tiempo ocioso y ofrecido mejores oportunidades para realizar tareas planificadas de mantenimiento. Los administradores de inventario se ven divididos entre la necesidad de minimizar la cantidad de recursos inmovilizados en el inventario y la insistencia por parte de los gerentes de mantenimiento de aumentar los niveles de stock, pues su tarea consiste en evitar el riesgo de desabastecimiento, que da como resultado la costosa falta de disponibilidad de equipos o plantas.

Empresas de capital intensivo con inventarios importantes y de alto valor pueden lograr ahorros millonarios a través de un enfoque eficaz de optimización de inventarios. Las empresas pueden superar la relación tradicional de confrontación entre las funciones de abastecimiento y mantenimiento que resulta de los distintos enfoques fundamentales al tomar en cuenta el nivel de inventario para cada ítem, particularmente los más críticos.

Una herramienta de software de optimización de inventarios sofisticada e inteligente permite que el administrador aplique sus capacidades al inventario completo. El análisis automatizado del uso, así como la modificación constante de los niveles de stock y puntos en que se vuelven a hacer pedidos, garantizan que los niveles de stock se ajusten y reajusten a las configuraciones óptimas de manera constante.

El objetivo principal apunta a mantener los inventarios en niveles racionales, basado en el perfil de uso y la importancia del ítem para el negocio. Minimizar existencias en inventario libera capital de trabajo y maximiza simultáneamente la disponibilidad de ítems esenciales para aumentar la productividad de la función de mantenimiento y de los activos mismos. Así, avanzamos hacia la conciliación integrada entre Abastecimiento y Mantenimiento.