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Nada más estratégico
que las Operaciones

El reciente terremoto de Japón ha vuelto a poner en el tapete de la noticia a la Logística. Pero, ya sea en crisis como en situaciones normales, la clave es actuar eficaz y rápidamente, porque nada hay más estratégico que las Operaciones.

Las operaciones logísticas tienen que ver con hacer correctamente las cosas correctas. En una situación de crisis, las cosas correctas están relacionadas, en gran medida, con el rescate y protección de las personas y hacer esto correctamente implica actuar con velocidad y eficacia. En situaciones normales, las cosas correctas están relacionadas, en gran medida, con la satisfacción de los clientes. Y hacer las cosas correctamente dice relación con entregar los productos adecuados en el tiempo adecuado, en las condiciones adecuadas y al costo apropiado. Ya sea en crisis o no crisis, la consigna es una sola: actuar bien y rápido.


La correcta ejecución

Un reciente estudio de la Universidad de Wharton vuelve a poner en el tapete de la discusión la importancia de la ejecución, el eslabón olvidado de nuestras escuelas de negocio. Recuerda ese estudio que una parte importante de los planes estratégicos no logran llevarse a cabo.

Esto es particularmente grave en el caso de la Logística y las Operaciones. Las Operaciones no ocurren en el escritorio, sino en el andén de recepción, en los racks, en los pasillos del Centro de Distribución, en la carretera o en el puerto.

Las causas de la falta de capacidad en ejecutar pueden ser diversas. Por una parte, la organización puede ser una verdadera camisa de fuerza, con sus silos funcionales, sus cortapisas y su continuo desaliento al trabajo sincronizado con otros departamentos de la misma empresa. Y esta miope visión de parcelas tiñe de desconfianza la cultura de la organización: se habla de ustedes y nosotros, blanco y negro, amigos y enemigos. Esto atenta contra cualquier plan que requiera el trabajo coordinado con otros departamentos. Y la Logística requiere de la colaboración interna y externa para ser eficaz.

Por otra parte, uno no puede ejecutar cientos de cosas a la vez. En esto se equivocan muchas empresas, donde la lista de iniciativas pendientes se agranda día a día. No se pueden realizar cientos de proyectos, decenas de planes de acción e incontables tareas que copan la agenda diaria. A mayor cantidad de pendientes, menos tiempo para pensar. Mientras menos tiempo para pensar, más riesgo de que algo salga mal. Mientras más riesgo de que algo salga mal, mayor probabilidad de volver atrás y rehacer el camino. Mientras más tiempo en corregir y rehacer el camino, menos tiempo disponible para ejecutar el resto de las tareas. Y es un círculo vicioso, cuyos síntomas son muchas explicaciones, pero pocas soluciones.


Procesos y Proyectos

En Logística realizamos dos clases de trabajos:

(a) Ciclos de actividades relacionadas o "procesos", destinados a realizar una y otra vez tareas similares, tales como recibir pedidos de clientes, preparar la documentación, realizar el picking, preparar el pallet, planificar el despacho, entregar al cliente y volver a empezar.

(b) Proyectos con principio y fin definibles, destinados a lograr un resultado único, tales como la construcción e implementación de un nuevo Centro de Distribución.


Procesos: La cadena logística puede interpretarse como una red de procesos relacionados, tales como "gestionar los inventarios". Cada proceso tiene buenas prácticas, a partir de la experiencia de las compañías de clase mundial. Llevar los inventarios lo más atrás posible en la cadena es, por ejemplo, una buena práctica, prescrita por la teoría y validada por las compañías exitosas.

Recordemos que, de acuerdo a la teoría, si usted tiene k bodegas, cada una con stock de seguridad s1, s2, ..., sk

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Pero, al llevar el inventario más atrás y centralizarlo en un Centro de Distribución, para entregar el mismo nivel de servicio sólo necesitará:

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Y, como se ve claramente:

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Proyectos: Un proyecto tiene actividades de inicio, de planificación, de ejecución, de seguimiento y de cierre. Se ha dicho que un proyecto tiene actividades o cosas que hacemos, recursos o cosas que usamos, y restricciones bajo las cuales debemos trabajar. Son varios los tipos de proyectos que usualmente realizamos en Logística. Estos son algunos ejemplos:

Proyectos de construcción de nuevas bodegas o Centros de Distribución.

Proyectos de implementación de
racks y estanterías.

Proyectos tecnológicos, tales como implementación de RFID.

Una correcta ejecución requiere de la aplicación rigurosa de estándares de gestión de proyectos. Los estándares PMI, del Project Management Institute, son apropiados para gestionar proyectos logísticos complejos, asegurando que se logren los objetivos, en alcance, tiempo y costo.

Pero una correcta ejecución también requiere Jefes o Gerentes de Proyecto capaces de pasar de la idea a la acción. Los Jefes de Proyecto son talentos escasos, capaces de remover obstáculos, empujar, ayudar, enseñar, motivar o guiar. Son orientados a resultados y prefieren concentrarse en los objetivos y tomar decisiones, aunque tengan que dar explicaciones después.


La ejecución puede hacer la diferencia

Se ha dicho que nuestras escuelas de administración ponen énfasis en la planificación y el control, pero no en la ejecución. No obstante, muchas empresas saben qué hay que hacer, pero el desafío es hacerlo. Es más fácil y sencillo, sin embargo, hablar y hacer análisis que hacer cambios. La realidad es porfiada y se resiste a ser planificada.

Ya sea en la entrega de un pedido a un cliente, en el transporte internacional o en el conteo de inventarios, una correcta ejecución es la clave.

Rodolfo Torres-Rabello, Gerente de Innovación y Mejoramiento Continuo de Finning Sudamérica y Profesor del MBA Universidad Alberto Hurtado; y Jorge H. Chávez, consultor internacional, académico e investigador, socio de JChavez y Asociados.

Abril 2011
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