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Felipe Giovanetti, Gerente de Logística y Operaciones de Gurkha Solutions Group-BIC Chile:
“Aprovechamos estratégicamente nuestra logística como una ventaja competitiva”

Gurkha Solutions Group, empresa dedicada a la comercialización de productos de consumo masivo, es el representante exclusivo de BIC en Chile. Esta reconocida marca internacional está presente en nuestro país hace 60 años, entregando productos sencillos, confiables y de calidad, en todas partes y en todo momento, a un precio asequible.
Felipe Giovanetti.

¿Qué líneas de productos tiene BIC en Chile?
La oferta está basada en tres categorías: Escritura, la que está compuesta por Bolígrafos, Lápices (Colores/Grafitos), Marcadores, Destacadores y Correctores. En esta línea destaca el clásico y querido “Lápiz BIC”, que desde 1950 fue creado para ser un producto duradero, que puede llegar a escribir más de 2 km; Encendedores, que incluye encendedores a gas de bolsillo, con productos como el “J6 Maxi” que pueda dar hasta 3.000 encendidas. Todos estos productos cumplen con las normas internacionales y en Chile se certifican nuevamente; y Afeitadoras, con una completa gama de soluciones confiables para los consumidores.

¿Por qué canales comercializan sus productos y a qué tipo de clientes?
A través del canal tradicional y moderno, pasando por los principales clientes mayoristas de Chile, cadenas regionales y todos los supermercados del país, generando una venta B2B.

De igual forma estamos presente en e-commerce, el cual ha tenido muy buenos resultados, con un crecimiento explosivo de más de un 400%. Todo esto apalancado en las nuevas tecnologías, las que nos permiten acciones como el retiro por parte de los clientes desde nuestro CD, el almacenaje de productos en sus bodegas, y una distribución de última milla de primer nivel. Este resultado es generado por nuestra líder de e-commerce, quien está al pendiente de abastecer el canal para que siempre tenga unidades disponibles, entregando un servicio inmediato al cliente.

¿Cuál es la importancia de la logística en el negocio de BIC?
La logística siempre ha jugado un rol fundamental en el negocio de las empresas, la cual con el tiempo ha ido ganando más valor y profesionalización, lo que sin duda, quedó demostrado durante la pandemia. Ya no se trata de una simple bodega donde se almacenan los productos y sale un camión a distribuirlos. Es en este sentido que BIC Chile aprovecha de forma estratégica su logística como una ventaja competitiva y de crecimiento, como el resultado de un trabajo profesional de más de 10 años, que genera y garantiza resultados positivos para la organización.

¿Cómo lograron desarrollar esta estrategia?
Dándole un lugar de importancia a todos las áreas y personas involucradas en este proceso y la posibilidad de generar sinergias, con un enfoque general en el servicio. En este modelo, al área comercial, se le entrega la información actualizada de inventarios, importaciones, producción, riesgos, coberturas, entregas a tiempo y forma, entre otras. De esa forma, se obtiene una mejor coordinación con el área logística, y mejoramos el Fill Rate y los tiempos, impactando de forma positiva a la empresa y los clientes.

La otra arista estratégica en logística de BIC, es los costos que están conexos a ella, como transporte, almacenaje, insumos, materias primas, producción, operaciones o servicio. Entendemos que desde nuestro frente podemos aumentar la utilidad final de la empresa. Esto no se logra siempre comprando lo más económico (aun sabiendo que esto siempre será un factor clave de medición), sino que se trata de una combinación de factores, tales como abastecerse a tiempo, con proveedores que garantizan calidad y responsabilidad, y con precios competitivos dentro del mercado en plazos adecuados.

¿Cómo manejan su cadena de suministro?
Comenzamos con el proceso de abastecimiento desde diferentes fábricas de Latinoamérica como desde Europa, con productos ya definidos por el área comercial, y por ende con nuestro proveedor principal. Todo está previamente cerrado desde un año a otro, generando un forecast de compra de manera anticipada para poder asegurar disponibilidad de unidades, donde se consideran todos los factores que influyen en este proceso, como tiempos de fabricación, lead time de tránsito desde origen a destino final, entre otros.

Nuestra demanda está marcada por estacionalidad de ventas en alguna de nuestras líneas cuando se produce la temporada escolar (back to school) y mantiene ciertas tendencias dentro del año que conocemos previamente, por lo cual esta forma de trabajar, planificada y con bastante dato, nos ayuda a corregir cualquier variación que ese pueda presentar en el corto plazo.

Cabe destacar que desde nuestro proveedor se genera un gran soporte en supply chain en cuanto a visibilidad de demanda, disponibilidad de producto, opciones de sku, entre otras ayudas, que nos proporcionan una coordinación muy buena entre ambas partes.

Desde el desarrollo de la pandemia, el comercio internacional ha sido afectado de manera directa por ejemplo en fletes marítimos, con escases de contenedores, aumento de tarifas, demora y retrasos en los tiempos de tránsito. Por lo mismo, se debe trabajar de forma planificada y con inventarios que entreguen cobertura adecuada en caso de algún imprevisto, para no afectar las ventas finales.

Por la vereda del frente hemos establecido alianza estratégica con nuestro Freight Forwarders U-Berlin, y nuestro agente de Comex, Álvarez y Álvarez Asociados, dos empresas claves para el desarrollo exitoso de nuestra operación en este campo.

¿Cómo sigue la operación en Chile?
Una vez dispuesta la mercadería en nuestro país, esta es almacenada en nuestro centro de distribución, donde se controla el inventario, preparan pedidos, y luego distribuimos a todo Chile.

Mensualmente se recepcionan los contenedores con importaciones, y de forma semanal las producciones con nuestros empacadores. Una vez abastecidos se generan las disponibilidades de productos necesarias para concretar las ventas para que el equipo de logística prepare los pedidos, realice el control de estos, y luego los despache a través de los diferentes transportes que contamos.

Los pedidos preparados, ya sea por carrusel o cross docking, deben tener la información necesaria, tanto en el etiquetado de los bultos como en la documentación para las diferentes plataformas de nuestros clientes. El ciclo culmina con el seguimiento de entregas de pedidos, donde se controla desde que el cliente recibe su pedido conforme en tiempo y forma, hasta el retorno correcto de la documentación de despacho.

Sin perjuicio de lo anterior, el customer service siempre está disponible para nuestros clientes, desde antes, durante y después de la compra para generar un servicio completo al 100%.

¿Cuál es la principal característica de la logística de BIC?
La Logística de BIC es profesional y tiene como cultura trabajar bien, la que es respaldada con resultados en nivel de precisión de inventario, On Delivery, entregas perfectas, entre otros. Nuestra logística nos posiciona con un buen nivel de servicio de cara a nuestros clientes, evitamos sobre costos en devoluciones o re entregas, reprocesos internos, bajamos la tasa de rechazo y de notas de créditos, y dejamos tiempo para procesar las nuevas órdenes en el menor tiempo posible.

Nuestro éxito está en las personas que conforman el equipo de trabajo y en relaciones duraderas, que generan compromiso, responsabilidad y confianza. Un ejemplo de ello son Marcela Rivera, Jefa de Logística y Manuel González, Jefe de Bodega, quienes llevan más de 20 años de servicio para BIC, liderando la operación con vasta experiencia.

¿Con qué infraestructura logística cuentan?
Contamos con un centro de distribución emplazado en un terreno de 3.250 m2, con una bodega de 1.200 m2 que cuenta con 1.100 posiciones de rack selectivo, que se opera con un apilador eléctrico.

Nuestra flota de transporte disponible se compone de 5 furgones de 700 kg, 1 furgón de 1.200 kilos, 3 camiones de 8.000 kg, y 3 tracto camión con semi remolque para 24.000 kg. Este servicio es externalizado en un 100% debido a la magnitud de la operación y los diferentes frentes de distribución. En este sentido, aprovechamos economía de escalas con empresas de courier que llegan a todo Chile con más de 750 vehículos, lo que mantiene una frecuencia de entrega a las principales ciudades de forma constante, reduciendo los tiempos y generando además un servicio de tracking dentro de toda la operación. En tanto, para la Región Metropolitana contamos con proveedores estratégicos que mantienen un alto nivel de servicio con entregas durante el mismo día (hasta 24 horas).

¿Qué otros procesos externalizan?
Las maquilas de productos con reconocidas empresas, tales como Vallepack y Gilberto Ramírez, donde encontramos eficiencia y calidad en sus procesos, y algo muy difícil de encontrar hoy en día que es el compromiso en sus planes productivos, generando de esta forma siempre inventarios disponibles en todo momento para cubrir nuestras demandas.

Otros procesos que externalizamos es el almacenaje de mercancía peligrosa (encendedores a gas), debido a una serie de requisitos y normativas que debe cumplir el almacenaje de estos tipos de productos en términos de seguridad.

¿Cómo gestionan su inventario?
A través de un ERP para la administración de entradas y salidas de productos, gestiones de producción para el alta de productos y baja de materiales.

A nivel de almacenaje, este los distribuimos mediante el método ABC para generar una distribución correcta de los productos en términos de mercadería. En el primer nivel, que es desde donde se genera la toma de productos para el picking, tenemos los productos con mayor rotación/venta cercana a los andenes y los de menor rotación al final del pasillo. De igual forma se hacen técnicas de almacenaje en función al peso/volumen de la carga.

En términos de preparación de pedidos, estos son revisados dentro de la bodega por nuestro equipo, para pasar a una segunda revisión antes de ser entregados a los transportistas, evitando así, cualquier error. En relación a las devoluciones, estas son controladas y clasificadas, definiendo grupos de notas de créditos y motivos que identifiquen las principales causas, para generar mejoras en los procesos de forma preventiva.

En cuanto a la toma física de los inventarios, se generan cuatro inventarios cíclicos durante el año y tres inventarios generales, para poder contralar que las existencias físicas estén alineadas al inventario del sistema.

¿Qué tipo de tecnologías utilizan para apoyar sus operaciones?
Nos encontramos en una constante búsqueda de oportunidades que puedan otorgar un valor agregado a la operación y generen eficiencias. Actualmente, estamos en una etapa de investigación para incluir una plataforma planner y de última milla para la entrega de nuestros pedidos dentro de la Región Metropolitana, con el objetivo de aumentar nuestra capacidad y buscar oportunidades de mejoras, y tener una retroalimentación de las entregas con nuestros clientes.

De igual forma está en revisión un nuevo sistema WMS que pueda entregar trazabilidad completa a toda la operación, para una correcta administración logística y seguir aumentando los controles dentro de toda la cadena.

Manuel González, Jefe de Bodega; Felipe Giovanetti, Gerente de Logística; Marcela Rivera, Jefa de Logística.

¿Cuáles son los principales avances en materia logística?
Los avances son variados y en diferentes materias. En almacenaje, llevamos a cabo una reconfiguración del layout de la bodega, donde designamos nuevas identificación de posiciones, y la mercadería fue ordenada según su rotación. Lo anterior, creó una ruta lógica de armado de pedidos, disminuyendo los tiempos de preparación, y entregando indicaciones claras en la hoja de armado de pedidos para cualquier operario, inclusive desde el primer día de trabajo.

En transporte, realizamos una regularización de las tarifas para generar un ahorro significativo de un 30% anual.

Tarifas establecidas consideraban pagos muy bajos cuando lo transportado era poca carga y montos muy elevados si la carga aumentaba significativamente.

Esto se logró con bases mínimas de pago y límites para cargas superiores a transportar, entregando a la vez beneficios de ingresos mensuales más equitativos entre meses y no con tanta variación. Para la gestión de inventario, eliminamos el papel y migramos a un sistema tecnológico de bajo costo y alta efectividad, mejorando a precisión de los datos en los conteos físicos y trazabilidad de ubicación/sku/cantidad y una mejora significativa en el tiempo empleado para la toma, pasando de 3 días a 1 día.

Asimismo, automatizamos el proceso de packing list de entrega a nuestros clientes de supermercados desde una etapa inicial que se imprimían papeles y había que pegar los EAN 13 de etiquetas impresas código a código y local por local, a un proceso automático configurado, en el cual solo debes imprimir el PDF con la información lista y adherir al bulto de entrega. En términos de tiempo, pasamos de dedicar un día completo a esta labor a 5 minutos que demora generar el proceso y la impresión de las etiquetas.

Finalmente, en la parte de recursos humanos, consolidamos nuestro equipo de trabajo, entregándole conocimientos y herramientas para el desarrollo de sus funciones, generando una apuesta a largo plazo que garantice el éxito de la operación logística, entendiendo que el motor más allá de nuestro trabajo de administración parte con la base de las personas, que son el motor de la logística.


BIC Chile en cifras

• Terreno CD: 3.500 m2
• CD: 1.200 m2
• Posiciones de Racks: 1.100
• SKUs: 150
• Despachos Mes: 500
• Furgones de 700 kg: 5
• Furgón de 1.200 kg: 1
• Camiones 8.000 kg: 3
• Tracto Camión con Semi Remolque 24.000 kg: 3

Septiembre 2022
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