Un adecuado modelo de gestión de inventarios debe tener en cuenta las características de la demanda de los ítems que gestiona, sobre todo cuando estos no presentan un patrón de demanda estable, ni un periodo de aprovisionamiento constante. Por ello que, el problema central en el control de inventarios es la determinación de la protección y la pérdida potencial de ventas cuando se distribuyen tanto la demanda como el tiempo de entrega.

Todos los libros relacionados con la administración de operaciones contienen un capí- tulo con un título como “administración de inventario” o “planificación y control de inventario”, donde por lo general se discute la provisión continua de artículos estándar con demanda independiente, donde siempre debe haber alguna cantidad especulativa en mano. Las empresas mantienen estas existencias por diversas razones, incluida la protección contra la escasez general o problemas potenciales con los proveedores, o porque los aumentos de precios unitarios pueden ser inminentes. Sin embargo, el énfasis se centra en las políticas de reposición de existencias.

Normalmente, los inventarios resultantes permiten a las empresas realizar un servicio de forma económica, sin que los beneficiarios sufran retrasos indeseables. En otras palabras, el objetivo de los procedimientos de control de inventario es contribuir a maximizar los beneficios de una empresa con una inversión mí- nima en inventario, sin afectar los niveles de satisfacción del cliente.

La base fundamental de todo enfoque de planificación y control de inventarios es el modelo de cantidad económica de pedido (EOQ), que determina una cantidad óptima Q a reordenar para un artículo individual. La literatura ofrece consejos sobre estos asuntos prácticos, pero tienden a ser inconsistentes, confusos e incluso ilógicos a veces. Además, el modelo EOQ se dice que es miope porque solo considera el lado de las compras o la producción, asume una demanda muy estable y continua, donde el costo de administración es constante, el precio de compra fijo, la capacidad de almacenamiento ilimitada y no existe fricción, es decir, no toma en cuenta directamente cómo el proveedor organiza, planifica y ejecuta el procesamiento, la selección, la producción y el transporte de los pedidos de varios clientes.

Es cierto que el enfoque de la gestión de la cadena de suministro (SCM) es mucho más diverso, amplio y complejo, llegando a ser un “tema caliente” en la gestión de operaciones, en la dirección y resultados del negocio; sin embargo, el EOQ es por lejos un modelo elegante y óptimo ante toda circunstancia, en todas sus variantes a diferentes escenarios.

En términos simples, la metodología EOQ convencional equilibra los gastos asociados con la mantención (ciclo) de inventario con los gastos incurridos al realizar y recibir un flujo de pedidos de reabastecimiento. El EOQ de una unidad de almacenamiento (SKU) es la cantidad Q correcta para reordenar. El costo anual correspondiente es una función (creciente) del valor de uso anual (precio unitario del producto por la demanda anual).

El paradigma básico de EOQ ignora las variaciones aleatorias en la tasa de uso o el rendimiento del proveedor. Cada pedido llega completo y a tiempo. No obstante, las complicaciones de la vida real generan diversas variantes operativas, que difieren principalmente en cuanto a cómo y cuándo reordenar. Por ello, nos encontramos con sistemas de control que contribuyen a absorber esas variantes.

Un sistema de cantidad de orden fija (tipo Q) implica una revisión de stock continua (perpetua). La situación se monitorea después de cada transacción y se genera un nuevo pedido cada vez que el nivel desciende a un punto de reorden (R) preestablecido. Este incluye una reserva intermedia (o de seguridad) para asegurar productos contra una tasa de uso superior al promedio durante el tiempo de entrega (L) o pedidos tardíos. En determinadas circunstancias, el mantenimiento de registros detallados es innecesario, por lo que se instala un sistema físico equivalente (dos contenedores). Alternativamente, un sistema de período de pedido fijo (tipo P) envía pedidos a intervalos regulares (T). T es el período de orden económico (EOP) que conserva la lógica original de ahorro de costos. La variable Q (potencialmente) devuelve el nivel de existencias a un valor máximo objetivo (S). Este valor máximo representa la demanda esperada hasta el vencimiento del próximo pedido, más un stock de seguridad suficiente para absorber los efectos aleatorios durante este período prolongado (T + L). Una vez más, un sistema físico equivalente (un contenedor) puede eliminar la mayor parte del trabajo administrativo de rutina.

Consideraciones prácticas

Por lo general, se tiende a creer que el sistema Q es superior al sistema P, aunque el seguimiento continuo implica más trabajo. Las razones dadas son que la revisión perpetua equivale a una mayor vigilancia y control y, permite tener menor cantidad de inventario de seguridad. El último punto surge de la inclusión de L, en oposición a T + L, en las fórmulas de existencias reguladoras relevantes. Sin embargo, como la realidad nos dice otra cosa, las empresas deben considerar factores adicionales al diseñar sistemas de control de existencias.

El enfoque convencional para el control de existencias es un proceso “de abajo hacia arriba” en el que los gastos por almacenamiento se equilibran con los costos de compra para artículos individuales o quizás grupos de artículos. Un sistema de reorden de tipo Q es inherentemente superior a un tipo P al momento de elevar el nivel de servicio, no obstante, administrativamente más costoso, a menos que se aplique una situación de fuente de abastecimiento común y los costos administrativos se puedan distribuir entre varios SKUs diferentes. Un sistema de reorden de tipo P es esencial para respaldar un grado tan alto de coordinación dentro de la red donde los ciclos de pedido de los artículos individuales deben ajustarse al programa de entrega predeterminado, sin embargo, el tamaño del inventario es mayor.

Para poder determinar cuál es el mejor sistema de control para nuestros SKUs, debemos motivarnos a llegar a una comprensión del comportamiento de nuestra base de productos, lo que implica complementar con métodos de clasificación (como el ABC), analizar las distribuciones y ajustarse a la variabilidad de los mismos y determinar patrones de compra de nuestros clientes, entre otros aspectos. De esta manera lograremos mantener buenas cargas de vehículos junto con una preparación de pedidos eficiente y cargas de trabajo aceptables tanto en el proveedor como en el cliente. Elevaremos el nivel de servicio y maximizaremos el retorno sobre el capital empleado a través de una optimización de las cantidades a gestionar.