Las flotas de vehículos de trabajo de una empresa, ya sea para operaciones de distribución, cuadrillas de trabajo o supervisión de operaciones, contienen un componente de gestión que requiere de recursos que, en ocasiones, pueden representar un costo demasiado alto, además de quitar el foco sobre el negocio principal.

En muchos casos, al momento de implementar un contrato de servicios se tiene que movilizar personal para diferentes funciones: supervisión, trabajos en terreno, visitas técnicas o comerciales, entre otros. Esta flota tiene que cumplir una serie de características, muchas veces su necesidad es inmediata, pero al mismo tiempo debe contar con especificaciones técnicas, ya sean de seguridad, capacidad, potencia u otras.

Todos estos aspectos, comenzando por la disponibilidad del vehículo, son crí- ticos para lograr la correcta prestación del servicio que se está ofreciendo y llegar al cliente de la manera correcta. Sin embargo, en muchos casos, a la gestión de estas flotas no se le presta la debida atención, asumiendo que simplemente se debe adquirir el vehículo y hacerlo funcionar, sin preocuparse de los requerimientos de acreditación (operaciones mineras, de industria de petróleo y gas, entre otras), aspectos técnicos relevantes, trámites de certificación municipal, obtención del financiamiento para la compra, mantenimientos, y un largo etcétera.

En general, para una operación exigente como puede ser la minería, entre la tramitación de la adquisición del vehículo hasta su acreditación y comienzo de la operación, una empresa puede tener un plazo de entre 30 y 45 días corridos como máximo, y como mínimo de 20 días. Este tiempo es importante considerarlo al momento de comprometerse a una implementación de contrato, y se debe además tener en cuenta que el vehículo podría tener problemas de funcionamiento debido a que es “cero kilómetro” y aún no ha sido probado en la faena, extendiendo aún más los tiempos de su puesta en operación.

Por lo tanto, cuando se acredita un vehículo ante una operación, ya sea faena minera, planta de despacho o producción, centro de distribución o la instalación que corresponda, lo que se está acreditando es una PPU (Planta Patente Única), y solo ese vehículo podrá ser utilizado en dicha operación. De esta manera, su disponibilidad se vuelve crítica y coloca restricciones en la prestación de los diferentes servicios.

Todos estos aspectos deben ser evaluados al momento de definir cómo se va a gestionar una flota de vehículos, especialmente si son proyectos de corto o mediano plazo (menores a un año), y que requieran de una rápida implementación para poder optimizar la rentabilidad de estos.

El Leasing Operativo

Sin duda que, una de las principales opciones al momento de gestionar una flota es la de contratar un servicio de Leasing Operativo, entregando la responsabilidad a un tercero sobre ciertos aspectos del vehículo.

¿Cuáles son sus principales beneficios? Principalmente lo que tiene que ver con la gestión operativa de la flota, ya que el Leasing Operativo permite descansar en la empresa prestadora del servicio, todo lo que tenga que ver con la disponibilidad del vehículo, es decir: la tramitación municipal para su habilitación, su mantenimiento, contratación y ejecución de seguros, entre otros.

Así, la principal ventaja del Leasing Operativo para las empresas es la disponibilidad en un 100% del tiempo, de uno o más vehículos para prestar servicios, ejecutar la operación y lograr enfocarse solo en el negocio.

Adicionalmente, la elección del vehículo debe considerar todas las características técnicas solicitadas por el mandante, incluyendo elementos de seguridad u otros. A modo de anécdota, recuerdo hasta el día de hoy, la acreditación de nuestro primer vehículo en minería, en el cual fuimos rechazados por una diferencia en la lámina de seguridad instalada en los vidrios del vehículo, la cual era de 4 milímetros cuando el requerimiento era de 7,5 milímetros, y por ese pequeño detalle estuvimos una semana sin vehículo para operar.

Por lo tanto, es muy importante tomar en cuenta las especificaciones técnicas, en especial cuando son elementos de seguridad del vehículo que requieren además de una certificación, es decir, un documento que indique las características de los productos instalados, así como una fecha de vencimiento de estos, si es que los tuviere. Toda esta tramitación puede ser delegada al proveedor del servicio de Leasing Operativo, evitando una sobrecarga de trabajo en aspectos que no son los principales del negocio que desarrolla la empresa.

Una vez que el vehículo entra en operación, un sinfín de incidentes puede suceder, incluyendo fallas mecánicas, accidentes o incluso necesidades urgentes de colocar más vehículos. Para todas estas variables, el Leasing Operativo brinda diversas opciones de resolución que pueden ayudar a mantener los niveles de servicio, incluyendo la alternativa de solicitar al prestador más de una PPU, con la finalidad de mantenerlas acreditadas y asegurar la prestación del servicio. Así también, en caso de accidentes, fallas mecánicas u otros, el contrato de Leasing Operativo garantiza la entrega de un vehículo disponible, por lo que el reemplazo del vehículo siniestrado puede ser realizado rápidamente, olvidándose además de toda la gestión ante la emergencia, puesto que el seguro incluye grúas o rescate en ruta.

Finalmente, existe la consideración de la adquisición del producto, a través del pago del valor residual o última cuota. Para esto es importante realizar un aná- lisis comparativo entre el valor residual a cancelar, el valor de venta del vehículo y los beneficios o perjuicios tributarios que esta adquisición pueda significar para la empresa. En general, la opción de adquirir el vehículo al final del período del Leasing Operativo está asociado a la posibilidad de ocuparlo prestando algún otro servicio que no requiera del mismo estándar.

Finalmente, la cantidad de vehículos a operar también entregará una idea sobre si es factible internalizar la gestión de la flota o mantenerla tercerizada a través de una operación de Leasing Operativo, ya que un número alto de vehículos puede justificar una estructura propia para su administración.

Sin embargo, también existen compa- ñías de Leasing Operativo que permiten instalar una estructura exclusiva para la flota de vehículos arrendados. Como resumen, al momento de gestionar y mantener una flota de vehículos livianos para prestar cualquier servicio, la gestión de estos significa una gran cantidad de recursos, tiempo y atención, que seguramente generará mucho más valor a la empresa si se enfoca en su negocio principal.

La alternativa de optar por un Leasing Operativo, sin dudas, colabora con la organización en enfocarse en los aspectos principales del servicio a entregar, permitiendo contar con un soporte operativo que asegura la disponibilidad de los vehículos.