Diego Bozzano.

Cuando una empresa de distribución está analizando la incorporación de tecnología, siempre una de las primeras opciones es implementar un Sistema de Administración del Transporte (TMS, según sus siglas en inglés). Habitualmente, la primera intención tiene que ver con la necesidad de ordenar una operación de distribución que cuenta con un gran número de operaciones, ya sean viajes, descargas u órdenes de pedido, lo que genera un movimiento masivo de información que es necesario transparentar y ordenar, de manera de tener visibilidad completa sobre la operación.

Las principales, y tradicionales, funcionalidades de un TMS tienen que ver con la Planificación, Gestión y Administración de una operación de distribución de cargas. Todas estas funcionalidades requieren que el sistema sea alimentado con información, la cual puede ser “permanente”, si proviene de bases de datos de proveedores de transporte, sus vehículos y conductores, con sus respectivas características; los lugares de despacho y los puntos de entrega; además de los productos a distribuir considerando todas sus características; y “dinámica”, si se obtiene día a día de acuerdo a los tiempos de ejecución de la operación, los rendimientos de cada recurso, el ingreso o salida a los lugares de carga y descarga, entre otros factores.

La información permanente es incorporada por la propia empresa de distribución, y requiere de un mantenimiento constante, además de procesos que aseguren que no se realizarán operaciones de distribución de cargas sin que antes no se hayan incorporado todos los antecedentes de base de datos al sistema. La información dinámica requiere de la incorporación de hardware que permita la captura de los datos en terreno, como GPS, capturadores de datos o incluso teléfonos inteligentes.

Como mencionamos anteriormente, las funcionalidades principales del TMS tienen que ver con realizar una Planificación Optimizada de los viajes que deberá realizar la flota, de acuerdo a los criterios requeridos por la organización y a los aspectos legales vigentes del país, buscando mejorar los costos de operación y, a la vez, manteniendo los niveles de servicio acordados con los clientes. Una vez generada esta planificación, el mismo TMS, alimentándose de la información brindada por los capturadores de datos, asegura el cumplimiento del programa de acuerdo a lo planteado e informado a los clientes.

Por otra parte, otra funcionalidad del TMS consiste en apoyar el trabajo administrativo de los operadores de transporte como, por ejemplo, lo relacionado a liquidaciones de viajes, vencimientos, información de la flota, generación de órdenes de pago y otros procesos administrativos requeridos. Esto, sin duda, es un aspecto que ayuda a disminuir los requerimientos de mano de obra, ya sea para la baja de costos operacionales o para que estos recursos puedan ir destinados a la gestión de la operación, trabajo principal que debe desarrollar toda empresa de distribución.

Por último, otra característica muy importante del TMS tiene que ver con la generación de Indicadores Clave de Gestión (KPI), los cuales permiten una gestión de corto, mediano y largo plazo, asegurando su cumplimiento en el día a día, pero también entregando datos importantes para la toma de decisiones en el mediano y largo plazo.

Uno de los aspectos de la Cadena de Suministro en que más se están enfocando las empresas de distribución y logística, en general, es en la predicción de demanda. La posibilidad de que este cálculo se realice asertivamente permite generar una planificación mucho más realista de la Cadena de Suministro, incluyendo el abastecimiento de materias primas, la planificación de la producción y, posteriormente, la distribución de los productos.

Hoy existen TMS que permiten ayudar con la predicción de demanda utilizando diferentes modelos matemáticos, buscando la manera de optimizar la cantidad de visitas que se realizan al punto de entrega final, bajando el número de viajes a realizar y, por ende, el costo de distribución final. Sin embargo, una vez más, la relevancia de la incorporación de información al sistema es crítica para su análisis y resultados finales, lo cual requiere de un trabajo coordinado con los puntos de entrega, o de una generación de sistemas informáticos de recolección de estadísticas que sean fiables para su utilización en la proyección de demanda.

Tomando en cuenta algunas variaciones en los perfiles de consumo de los clientes, sobre todo en mercados como el Retail o de Distribución de última milla, se están requiriendo fuertemente informaciones o datos que antes no eran solicitados de la misma manera o con el mismo énfasis por parte de los clientes. El e-Commerce está requiriendo hoy entrega de última milla en puntos de entrega dinámicos, como los propios domicilios de los clientes, que varían en sus características de accesibilidad, ventana horaria de recepción y condiciones de entrega en general. Esto ha llevado a que el TMS deba incorporar información como el POD (“Proof of Delivery”, o “Prueba de Entrega”), en la cual el cliente confirma su recepción conforme a través de un equipo capturador de datos portátil, en manos del conductor.

Este requerimiento de información es crítico considerando lo complejo que puede ser contener el costo de distribución, en caso de que un número alto de clientes finales exija la devolución o el cambio de los productos recibidos sin asumir el costo del nuevo viaje.

Por otro lado, la transparencia de la información y la autogestión en la planificación de la entrega, también conocida como “Agendamiento de la Entrega”, es un requisito de este nuevo tipo de cliente, puesto que es su propio tiempo el que está gestionando, y en la mayoría de los casos requiere recibir los productos en ventanas de tiempo muy limitadas. Este aumento en la exigencia de los requisitos genera también la necesidad de una mayor coordinación, por lo que entregarle más información al cliente sobre la ubicación e identificación del vehículo (placa patente), quién es el conductor a cargo del vehículo, cuál es la empresa transportista, y el estado de la entrega en general, permiten que el proceso de descarga y entrega sea más rápido, permitiendo una mayor utilización de la flota.

Actualmente, tenemos disponibles en Chile sistemas TMS de diferentes niveles. Por una parte, existen soluciones con características básicas o que se han desarrollado exclusivamente para una industria o nicho de mercado en particular. Y, por otra, productos de mayor innovación que han entrado a competir con los típicos jugadores de software de clase mundial.

Sin duda, la mayor variable a analizar al momento de incorporar uno de estos sistemas tiene que ver con el Retorno Sobre la Inversión, y para ello es muy importante verificar no solo el costo inicial o de adquisición del producto, sino también los costos que tendremos para su configuración, desarrollo o adaptación a nuestra operación puntual. Habitualmente, los TMS de clase mundial son los que más necesidades de adaptación tienen, puesto que vienen con una gran cantidad de posibles funcionalidades, las cuales hay que modificar o adaptar para cada caso.

Analizar todos los aspectos mencionados es muy importante, sobre todo considerando los procesos internos de trabajo, y cómo estos se encuentran organizados, de manera de obtener el TMS que mejor se adapte a nuestra operación. Nunca se debe olvidar que cualquier software es una herramienta de trabajo y debe ser un soporte para la operación.