Patricio Lira Kappes.

Las crecientes demandas de mercancías, así como las mayores necesidades en cuanto a procesos logísticos, han hecho que la automatización sea una de las áreas que buscan constantemente aumentar el número de operaciones, optimizar procesos y maximizar la calidad de la atención de los clientes. Los cada vez más altos flujos de mercancías, han hecho entender al sector logístico que la automatización, más que un lujo, es una necesidad imperativa para cualquier cadena de suministros. Y es que no solo se trata de una gestión de carga: el almacenamiento y la distribución incluyen, además, el manejo de grandes cantidades de información relativa a la recepción, el almacenaje, la preparación de pedidos y la emisión de manifiestos de envío, entre otros aspectos.

De esta forma, cuando de gestionar los centros de distribución se trata, hay que entender que las tecnologías automáticas hacen que un almacén funcione lo más coordinadamente posible y logre una reducción del recurso humano, haciendo que el concepto principal sea eficiencia en la operación.

En ese sentido, la automatización ofrece numerosas opciones para los CDs, que deben ser más competitivos con el pasar del tiempo. Aunque muchas bodegas construidas hace años ya están siendo modernizadas, las razones para construir nuevos recintos pueden ser muy diversas, e incluir, por ejemplo:

• Centralizar operaciones.
• Aumentar la capacidad de almacenamiento.
• Mejorar los niveles de servicio.
• Disminuir los errores en el proceso logístico completo.

Cualquiera que sea el motivo por el que se dará el paso de automatizar un CD, el mercado ofrece, como se sabe, una gran gama de alternativas y sistemas para incrementar los niveles de competitividad de estos espacios. Dentro de estas herramientas complementarias, se pueden mencionar sistemas como el WCS (Warehouse Control System), foco principal de los diseños de los CDs.

Además, al referirnos a las soluciones que se usarán en el CD –tanto a nivel de software como de infraestructura-, las opciones elegidas deben ser flexibles, modulares y escalables en el tiempo, asegurando así una inversión sostenible en el periodo del proyecto.

Según los expertos, antes de evaluar cualquier alternativa de optimización, se debe definir el o los objetivos a lograr con un Centro de Distribución, pues no es lo mismo querer, por ejemplo, apoyar el crecimiento de las operaciones, incrementar la velocidad de las entregas o ampliar la densidad de almacenamiento, que solo apuntar a aplicar tecnología o a reducir mano de obra.

En este sentido, las nuevas tecnologías trajeron cambios que no siempre se han podido asimilar correctamente; los modelos en inventarios requieren ir un paso adelante y mirar otras herramientas complementarias que, unidas, pueden brindar un resultado más eficiente. En este sentido, varios sectores económicos aún buscan superar las barreras técnicas que no les permiten entrar a una era de comercio exterior tan avanzada como la que actualmente está viviendo el país. La necesidad de acortar tiempos con el menor costo posible implica tener un control casi total de las operaciones, lo que podría permitir visibilizar aspectos que entorpecen y disminuyen la productividad.

Una de las mejoras que más requiere atención es el manejo de inventarios, pues son una parte indispensable en la cadena de abastecimiento, convirtiéndose en el mayor activo de las empresas (en algunos casos, hasta el 40%). Por lo tanto, el mejoramiento en su gestión y procedimientos operativos es una exigencia necesaria para competir a nivel internacional (sin olvidar que en algunas organizaciones puede representar un capital que se encuentra almacenado a la espera de que la demanda del mercado sea la adecuada).

En este sentido, si bien no todas las gestiones pueden ser iguales, efectivamente existen variables genéricas y aplicables en todos los modelos. El éxito en la administración de inventarios comprende un gran número de variables, como los pronósticos de venta, la organización logística interna y los procesos de renovación tecnológica. Adicionalmente, se debe tener presente los constantes avances de los sistemas operativos y la renovación en la maquinaria.

Actualmente, cualquier proceso logístico que quiera brindar resultados de inmediatez y precisión necesita disponer de información precisa, por eso ahora existen sistemas que autogestionan los registros de los inventarios, generándolos automáticamente con base en los datos obtenidos en la línea de caja o puntos de venta.

Hoy en día, uno de los métodos de mayor uso es la implementación de varios prototipos de códigos de barras. Según el “Manual para el Manejo de Inventarios de Bienes de Consumo”, publicado por la Universidad La Gran Colombia, los inventarios permanentes en almacenes podrían llevarse por el sistema de tarjetas (kárdex) o mediante registros sistematizados, en los que se tomará nota detallada de las entradas o salidas de los bienes y materiales que se originen por cualquier concepto.

La codificación de todos los productos comercializados debe cumplir con normas y estandarización reglamentadas por la Asociación Europea para la Numeración de Artículos (EAN), organización internacional que regula el uso de los códigos de barras en todo el mundo. Para ir más allá de estas exigencias, es recomendable realizar una interconexión de todos los sistemas para que confluyan en la planta de gestión de inventarios, es decir, realizar un control más riguroso de stock de mercancía, tener un intercambio de datos en formatos digitales estándar, con todos los puntos de venta, y tratar de manejar un mismo sistema digital con los proveedores.

Varias gestiones de inventarios están aprovechando el apoyo tecnológico. Una vez que las cantidades de un stock llegan a un nivel determinado, el software automáticamente elaborará una nueva orden de pedido, ayudando a ahorrar tiempos de conteos por unidad y manteniendo el inventario suficiente para satisfacer la demanda.

Asimismo, la automatización agiliza otras funciones que también necesitan de un control interno: los faltantes, dar de baja a bienes y materiales inservibles o materiales servibles por devoluciones, los productos por sobrantes de inventario, a la vez que redireccionar al área donde corresponda.

Vale la pena destacar que el uso de estas disposiciones está aumentando a nivel global o por lo menos, en las economías de mayor fluidez, en las que existe un flujo de información inmediato y permanente que permite reducir contratiempos en la cadena de insumos o existencias.