La gestión ejecutiva en las áreas comerciales y de marketing es en sí misma compleja. Solo con relación a los productos, hay que manejar una enorme cantidad de datos, como por ejemplo, SKUs, códigos de barras y QR, especificaciones técnicas, medidas, pesos, etiquetas, copy para anuncios publicitarios, fotos, videos, datos de proveedores, información de depósitos, precios, stocks, canales, vendedores en tiendas, comisiones, sitios web y muchísimos más. El crecimiento cuantitativo (más productos, más proveedores, más canales, más localizaciones) trae aparejada una expansión de la complejidad cualitativa.

Una idea de lógica elemental, dice que lo que hay que hacer es integrar toda la información en una fuente única de información del producto. Muchas empresas se embarcan en esta aventura, pero no les toma demasiado tiempo comprender que sin un repositorio centralizado de información de producto los costos del (des)manejo de la información aumentan constantemente. Pero si, en cambio, les toma un cierto tiempo asumir que aunque a primera vista parece tratarse de una cuestión simplemente agregativa, cuando los equipos de sistemas se ponen a desarrollar una solución se dan cuenta que el desafío de la gestión de información de producto requiere soluciones específicas, adecuadas para atender las necesidades de los grandes minoristas. Desarrollar una solución de este tipo les tomaría años, y no hay ninguna garantía de que podrían llegar a tener éxito. El porcentaje de equipos tecnológicos que abandonan los esfuerzos en el camino es abrumador.

Las tecnologías PIM desarrolladas por empresas de altísima especialización y dedicación a este tema durante décadas, ofrecen plataformas de gestión de la información del producto que se convierten en verdaderas columnas vertebrales para sostener las operaciones de múltiples canales minoristas.

La incorporación de una Plataforma para la Gestión de Información del Producto (un sistema PIM), permite que todos los datos de venta, además de la información de back-office, se distribuyan en el centro de planificación de recursos empresariales, en los sistemas de comercialización, en los locales de venta, en los depósitos, en los call-centers, los sitios de e-commerce, en los catálogos impresos y online, en los diferentes canales, entre los asociados de negocio, distribuidores, proveedores y vendedores. Todos los involucrados en las operaciones cuentan con la misma información, actualizada continuamente.

Es necesario registrar los múltiples efectos que puede tener una solución PIM sobre las operaciones de Retail, Manufactura y Distribución:

• Se evita el ingreso doble o múltiple de los mismos datos: Como existe una única interfaz central para dar de alta y actualizar la información del producto, la información que se envía automáticamente a todos los otros sistemas es la misma, porque los datos se ingresan o se modifican una única vez por evento.

• Se garantiza la calidad de los Datos: La calidad e integridad de los datos correspondientes a las descripciones de productos, las listas de precios, los diferentes SKUs, los códigos de barras, las fotos y videos (en sitios de comercio electrónico, en catálogos impresos, etc.) se mantienen actualizadas y sin riesgo de divergencias.

• Aumentan las ventas multicanal: Desde la perspectiva del cliente, comprar en una tienda física, comprar en línea usando su computadora o su teléfono móvil representan lo mismo. La gestión centralizada de la información de producto permite ampliar las oportunidades de venta en una estrategia omnicanal, porque en todos los puntos de contacto con el cliente, éste recibe la misma información.

• Mejoran las ventas en las tiendas después de la investigación en línea: La búsqueda de información previa a la compra es una práctica universalmente extendida en nuestros días. Una plataforma PIM facilita a los minoristas la atracción de compradores hacia las tiendas mediante programas de fidelización, tarjetas de regalo, descuentos y reservas de productos.

• El tiempo requerido para los lanzamientos de producto se acorta extraordinariamente: Al contar con la información del producto en un repositorio único, ajustar los procesos previos al lanzamiento de producto se torna mucho más ágil, porque la información fluye instantáneamente y sin obstáculos desde los proveedores hacia todos los canales de comercialización. Los tiempos pueden acortarse de semanas a días, y los costos reducirse de modo proporcional.

• Se pueden establecer relaciones de cooperación eficiente con los proveedores: En cada archivo de pro ? Se pueden establecer relaciones de cooperación eficiente con los proveedores: En cada archivo de producto y en cada categoría de producto, se almacena un registro de las personas que han ingresado y/o modificado los datos con las fechas y horarios de ingreso de los nuevos datos. Esto posibilita que los datos puedan ser ingresados por los proveedores, de modo que no se requieran transcripciones para el alta de las descripciones completas de los productos. Como es posible importar y exportar cualquier formato de datos (archivos CSV, Excel, XML, imagen, vídeo u otro archivo de datos), desaparecen los obstáculos derivados de los errores en la transferencia de los datos de un medio a otro, y resulta posible integrar sin problemas las operaciones y los datos maestros desde y hacia sistemas externos.

• Se facilita la gestión estratégica de la oferta: La gestión de la información de producto permite monitorear el pulso del mercado de cada producto en tiempo real. Esto a su vez habilita a los ejecutivos para optimizar las compras, ya que no tienen que colectar información de múltiples fuentes. Si una plataforma PIM la toma de decisiones estratégicas se va tornando cada vez más difícil a medida que el negocio y la complejidad crecen. Poder analizar los datos críticos a medida que se van desarrollando las operaciones representa una gran ventaja para mejorar la planificación estratégica y la gestión de los procesos de negocio.

• También se facilitan las cuestiones operativas de la comercialización, la logística y el marketing: Una plataforma para la gestión de la información de producto es una gran herramienta para los ejecutivos de las áreas de marketing y de venta. Facilita la creación de catálogos y el envío de los originales para imprimir a los talleres, la preparación de las campañas de marketing, el envío de contenidos a los blogs y las páginas web, y todo esto reduce en gran medida el estrés de los responsables, armonizando y compatibilizando la colaboración eficiente de las áreas.

En síntesis, lanzarse al desarrollo de sistemas PIM in-house representa una aventura de riesgo, que inevitablemente requiere comprometer recursos, capacidades y costos con un alto grado de incertidumbre. Ese es el motivo por el que las compañías líderes privilegian las soluciones ya desarrolladas: su core business no es desarrollar tecnología, sino vender los productos que producen y/o comercializan.