Mauricio Muñoz.
¿Cuándo nace el Área de Logística de la clínica?
Hace cuatro años, cuando ingresé a la institución con la misión de crear un área cuyo objetivo era la articulación logística. En la clínica, y como en muchas otras empresas, la Logística siempre ha estado presente y, en esos momentos, existían diversas unidades (Compras, Activo Fijo, Enfermería, Bodegas, etc.), que se encargaban de la cadena de suministro, pero no había un agente que articulara toda la información entre ellas. Desde entonces, hemos logrado pasar de una estructura estática a una mucho más dinámica, en la cual las distintas áreas confluyen con un objetivo en común, obteniéndose procedimientos más efectivos.
¿Cómo fue el trabajo?
En un comienzo, partí prácticamente como un consultor interno, ya que me encargaba de analizar los distintos lineamientos en los cuales tenía que trabajar. Ahora, el área ya cuenta con más de 30 colaboradores. Además, la puesta en marcha del ERP SAP y de su Módulo de Logística nos abrió nuevas posibilidades, debido a que empezamos a contar con mucha más información para gestionar las necesidades logísticas, generar nuevos indicadores de gestión y cuantificar impactos de nuevos procesos.
¿En qué consisten los procesos logísticos de Clínica Alemana?
La cadena de abastecimiento de Clínica Alemana tiene procesos similares a los de la mayoría de las industrias: Logística realiza la planificación de necesidades, como Adquisiciones se encarga de las compras. A las Bodegas Alimentadoras (equivalentes a un centro de distribución) ingresan los materiales entregados por los proveedores y posteriormente estas abastecen a los servicios clínicos (bodegas periféricas) mediante reposición automática. El ciclo se cierra con las salidas de materiales en los servicios clínicos (ya sea por venta o consumo).
Por las características propias del rubro, los procesos logísticos tienen algunas dificultades adicionales. La primera es la oportunidad, dado que la falta de un material en el servicio puede afectar la salud de un paciente. Además, los materiales pueden estar sujetos a condiciones de temperatura, de esterilización, o tener control bajo receta médica (casos que involucran normativas y procedimientos especiales). Por último, si bien la mayoría de los procesos sucede internamente en cada establecimiento, son bastante complejos, involucrando alrededor de 10 bodegas alimentadoras y 80 bodegas periféricas.
Respecto a las bodegas, estas pueden almacenar materiales no clínicos, medicamentos o insumos clínicos. Tanto las bodegas alimentadoras (Farmacia, Insumos, Laboratorio, Ropería, Esterilización, Bodega Central, etc.) como las bodegas periféricas (propias de cada servicio) están habilitadas y acondicionadas específicamente y de acuerdo a las normativas que se exigen para albergar los distintos tipos de productos con los que trabajamos.
Foto: Gentileza Clínica Alemana.
¿Es esta área responsable de todas las bodegas?
Todas las bodegas siguen los mismos patrones y lineamientos logísticos desarrollados por nuestra área, pero solo las bodegas de Insumos Clínicos y Central dependen directamente de nosotros. Esto, debido a que el resto de ellas, por los productos que almacenan, son administradas por jefaturas con competencias específicas (enfermería, médicos y químicos farmacéuticos).
En este sentido, el proceso logístico de la clínica se podría resumir desde que llegan los insumos a las bodegas alimentadoras hasta que se utilizan en el paciente, pasando por su almacenamiento, traslado a las bodegas periféricas y reposición. A nivel de arsenal, tenemos aproximadamente 5.000 SKU, donde alrededor de 1.200 son medicamentos y el resto, insumos y otros, cuyo listado completo alcanza alrededor de 15.000 SKU activos.
¿Qué iniciativas implementaron en este proceso gracias al apoyo del módulo de logística de SAP?
La implementación de SAP MM cubre todas las tareas relacionadas con la cadena de aprovisionamiento (Supply Chain), incluyendo planificación en base a consumos, reportes de gestión logística, reposición automática, verificación de facturas, inventario, etc. En este sentido, ha sido de gran ayuda para centralizar las actividades en un único sistema, agilizar la comunicación, tener mayor control y responder “on time” a los requerimientos.
Para el proceso de traslado de insumos, trabajamos con un sistema de Reposición Automática, que está integrado en SAP. En horarios determinados, imprime todas las necesidades de las bodegas periféricas y solicita a las bodegas alimentadoras los suministros, los que son preparados para posteriormente ser despachados mediante estafetas o auxiliares. Para este proceso, como área, también somos responsables en la capacitación del personal en torno a reposición automática, proporcionándoles los conocimientos necesarios para ser más eficientes y sacar el máximo provecho a esta herramienta.
¿Cuál es el factor más crítico de su Logística?
La distribución de todos los insumos tiene que ser oportuna. Por eso, en el caso que se requiera de algún pedido de manera inmediata, por falta de algún suministro o por el aumento circunstancial de la demanda, se solicita (vía talonario, e-mail o teléfono), y se envía por medio de estafetas o del sistema de correo neumático, que es capaz de trasladar los medicamentos, muestras, documentos, etc., de forma rápida y segura.
¿Cómo evitan los quiebres de stock en sus bodegas?
Trabajamos con un ‘arsenal’, que son todos los materiales que por definición de la clínica tienen que estar siempre en stock, y para evitar el quiebre en las bodegas periféricas, tenemos stock para varios días en la bodega alimentadora. En las bodegas periféricas, en general, tenemos stock equivalente a tres días de alcance, y en las bodegas alimentadoras, intentamos tener para 20 días o más.
Foto: Gentileza Clínica Alemana.
Obviamente, hay casos donde hay quiebres a nivel nacional, y en esos, el Área de Adquisiciones trabaja con proveedores alternativos para suplir, por ejemplo, la escasez de medicamentos.
¿Qué objetivos tiene el Área de Logística en un corto plazo?
Como Logística nos encargamos de la Planificación de Compras (las compras y la gestión de proveedores las hace Adquisiciones), es decir, decidimos la cantidad a adquirir. Para ello, trabajamos con los datos que nos entrega el sistema, para posteriormente generar de modo manual una planilla de compra. En este sentido, en el corto plazo debemos migrar a una Planificación Automática que sea capaz de desarrollar automáticamente esta labor y automatizar el proceso mediante SAP, incorporando herramientas de pronóstico de demanda.
Asimismo, queremos aumentar el número de dispensadores automáticos, que permiten mayor control sobre los insumos que se utilizan y amplían la cadena de abastecimiento (desde la indicación del médico hasta justo antes de la administración de los insumos o medicamentos). Esta innovación ya comenzó en Clínica Alemana, y el Servicio de Urgencia está trabajando con estos sistemas, donde hemos tenido muy buenos resultados, siendo, según nuestro proveedor, el único establecimiento en integrar ficha clínica en Sudamérica, con lo que se mejora la atención a los pacientes en términos de oportunidad y riesgos de administración.
¿Qué importancia tiene la Logística en su funcionamiento?
En general, como en cualquier empresa, el crecimiento que pueda tener nuestra institución depende de las capacidades que pueda tener la Logística para cumplir con su cadena de abastecimiento, pues todo lo que llega al cliente final pasa en algún momento por la cadena de abastecimiento de la organización.
En nuestro caso, es fundamental contar con los insumos cuanto estos se requieren, por lo que la gestión logística es clave, tanto para tener los materiales en todas nuestras bodegas alimentadoras como para hacer los despachos a las periféricas, permitiendo la administración oportuna a nuestros pacientes.