Diego Bozzano Cabral.

Cuando definimos Mantenimiento Preventivo, hablamos de un proceso en el que se busca mantener las condiciones óptimas de operación de un equipo o máquina, evitando que esta salga de disponibilidad por fallas puntuales o que sus costos de operación se eleven debido a un menor rendimiento. Habitualmente, conlleva el cambio de piezas de corta duración (como filtros, correas u otros), así como la renovación de algunos insumos, como el aceite de lubricación de motor o de la caja de cambios. También implica una revisión completa del desgaste de todas las partes y piezas mayores del vehículo, buscando establecer si es necesario su reemplazo para evitar una falla que genere una detención en la operación del equipo.

Por lo general, existen decisiones que se deben tomar con respecto a este proceso que son foco de discusión en la Industria: ¿Externalizar el servicio de mantenimiento o realizarlo internamente? ¿Cuál será la frecuencia del mantenimiento?, entre otras.

La decisión de externalizar o no este servicio implica analizar diversas variables, siendo la primera, claramente, el costo (en muchos casos, esta es la más observada cuando se toma esta decisión). Es altamente probable que los costos de mantenimiento bajen sensiblemente al externalizar este servicio, ya sea con la propia concesionaria que nos vendió el equipo, como con otras empresas dedicadas exclusivamente a este servicio, tomando en cuenta que su “core business” es brindar servicios de mantenimiento. Adicionalmente, su personal se encuentra especializado en el vehículo que estamos operando, lo que permitirá una extensión de la garantía y un mayor respaldo en cuanto a los trabajos realizados.

Lo que se debe establecer claramente en cualquier tipo de contrato por mantenimiento, tiene que ver con el Nivel de Servicio comprometido por la empresa prestante del mismo, ya que se deben asegurar tiempos de servicio para mantenimiento, el uso de repuestos adecuados, la frecuencia del mantenimiento y con qué anticipación se debe planificar este proceso, para quitar el equipo de disponibilidad en un momento en que se reduzca el impacto sobre la operación.

Asimismo, existen situaciones donde empresas de transporte prestan servicio en zonas del país que no son habitua les para ellos, y en las que, por ende, no cuentan con una infraestructura propia que permita realizar los mantenimientos. En estos casos, parece inevitable delegar esta tarea a un proveedor externo, pero pueden establecerse contratos de servicio sobre los mantenimientos habituales, moviendo la flota hacia la infraestructura propia de la empresa para los mantenimientos mayores.

En cuanto a la internalización de este proceso, existen una serie de aspectos muy relevantes a tener en cuenta: Personal: Un aspecto crítico es la idoneidad del personal, no solo en cuanto a sus capacidades técnicas, sino también en cuanto a las condiciones de seguridad con las que opera el vehículo. El personal de taller debe tener la autoridad suficiente para quitar un vehículo de disponibilidad cuando su estado no permite su circulación en condiciones mínimas de seguridad.

Compras: Se debe mantener un stock de repuestos mínimos que permita tener bajos tiempos de mantenimiento, para lo que se debe contar con estadísticas, sobre todo a través de la generación de órdenes de trabajo, donde sea conocido el consumo de los distintos repuestos o insumos. De igual modo, es muy importante que el proceso de compra tenga que ver con los productos correctos y que se haga de forma de que sus costos sean interesantes para la empresa.

Proceso: El hecho de realizar el mantenimiento fuera de la concesionaria no significa que no lo hagamos de acuerdo a los requerimientos establecidos por el fabricante. Por esto, es importante pactar un entrenamiento del personal de taller con el fabricante (o con su representante en el país), así como también la utilización de los manuales de mantenimiento correctos.

Finalmente, está la decisión sobre la frecuencia de mantenimiento preventivo. Esta decisión es importante sobre todo en cuanto al Nivel de Servicio que la flota prestará en la operación. Si la frecuencia es la óptima de acuerdo a lo requerido por el fabricante, el Nivel de Servicio de la flota debiera ser también óptimo.

En este sentido, tenemos algunas opciones, siendo la más utilizada la de Mantenimiento Programado, es decir, un servicio que se programa de acuerdo a una cantidad de kilómetros recorridos o a las horas de uso o a un período de tiempo establecido. Conocer las condiciones de operación del vehículo es muy importante para definir cuál de las variables será la que defina que el vehículo pasa a mantenimiento.

Otra opción es la del Mantenimiento Predictivo, en la que se utiliza la generación de estadísticas de mantenimiento para definir en qué momento será necesario detener el vehículo para pasarlo a mantenimiento. Este tipo de mantenimiento requiere de un conocimiento acabado del vehículo y de la vida útil de sus repuestos, y es en este proceso donde toma mayor relevancia el manejo de la información generada durante los procesos de mantenimiento. En este sentido, el registro, ojalá digital, de toda la información del mantenimiento es vital: los repuestos utilizados, la cantidad de insumos, los trabajos efectivamente realizados, entre otros datos, permitirán predecir con exactitud la necesidad de mantenimiento.

Otra alternativa, sobre todo en operaciones con un menor margen de rentabilidad y mayor presión por la operación, es el Mantenimiento de Oportunidad, el que hace referencia a detener el vehículo “cuando se pueda”, es decir, cuando la operación efectivamente lo permita. Es pertinente comentar que este tipo de mantenimiento es el que probablemente nos generará mayores dolores de cabeza, llevándonos al tipo de mantenimiento que todos queremos evitar: el Mantenimiento Reactivo, aquel que, como bien indica su nombre, nos lleva a reaccionar en contingencia, ya que el vehículo se detuvo por una falla mecánica y quedó fuera de operación sorpresivamente, lo que nos generará una baja en la disponibilidad de flota y, por ende, un menor nivel de servicio hacia los clientes.