Rodolfo Torres-Rabello.
Actualmente, existe en el mercado una amplia oferta de WMS(1): complejos y sencillos, caros y baratos, instalados en los sistemas de la empresa (“on-premise”) o en la nube (“SaaS”(2)). En este artículo, recomendamos algunos criterios básicos para seleccionar un WMS y proponemos un check-list de funcionalidades básicas.
Igualmente importante es comprender en detalle los procesos actuales. Tal vez existan buenas razones por las que las actividades dentro del centro de distribución se realicen de cierta forma y no de otra. O tal vez sea necesario cambiar en aras de la velocidad, de la eficiencia y de la calidad de servicio. En cualquier caso, es recomendable realizar un levantamiento de los procesos en profundidad, de manera conjunta con los supervisores y sus equipos, con el objetivo de detectar actividades duplicadas, tareas que no agregan valor, controles innecesarios y otras ineficiencias.
La comprensión detallada de la estrategia y las actividades logísticas permite identificar el tipo de funcionalidades necesarias, para seleccionar el WMS apropiado y proceder a su implementación (ver diagrama).
Tips para seleccionar el WMS apropiado
Seleccionar el WMS apropiado requiere balancear distintos criterios, que permitan dimensionar apropiadamente costos y beneficios.
Una decisión previa dice relación con las políticas del área tecnológica de la organización. Por ejemplo, hay empresas que por política tecnológica solo aceptan soluciones “on-premise”, mientras que otras consideran migrar sus aplicaciones a la nube. Esta decisión es clave para identificar los posibles proveedores y también esencial para las expectativas del área logística, porque un WMS en la nube tarda de uno a dos meses en estar operativo, mientras que una aplicación convencional “on-premise”(3) requiere de seis a 12 meses.
La evaluación de las funcionalidades del software requiere un trabajo en equipo entre el área logística y la de tecnología. Debe recordarse que un software que funcionó bien en una empresa puede que no lo haga bien en otra, por diferencias en los productos, en las reglas de picking, en la infraestructura física y otra serie de razones operativas. Además, no todas las funcionalidades que ofrece un paquete WMS pueden ser útiles para su empresa, lo que reafirma la recomendación de revisar previamente y en detalle los procesos.
En este sentido, evaluar el software requiere más que comparar funcionalidades. Es importante entender de qué forma se ofrece el servicio de soporte, cómo y cada cuánto tiempo se realizan los upgrades y cómo se implementará la interface entre el WMS y el ERP(4).
Otro elemento clave a comparar es el hardware: hay proveedores de WMS que proveen también el hardware y otros que recomiendan cierto tipo de soluciones. Si, además, se pretende implementar “pick-to-light”5 o “pick-to-voice”6 o equipos automatizados, será necesario que el WMS tenga las capacidades necesarias para comunicarse con estos sistemas.
Al menos el WMS debe integrarse con los capturadores de datos (hand-helds) y con el ERP de la empresa. Los modernos ERP facilitan esa integración y algunos, incluso, incluyen un módulo de WMS que se puede adquirir opcionalmente.
Finalmente, se deben evaluar también los riesgos. Hay WMS que ofrecen solo parametrización, mientras que otros requieren desarrollo. Estos últimos consumen más tiempo y están sujetos a mayores riesgos. Es recomendable renunciar a que el WMS replique exactamente lo que se hace hoy -lo que implicaría un desarrollo especial- y preferir aquellas aplicaciones que solo requieren parametrizar las operaciones actuales.
Otro riesgo es el soporte postventa, ya que si la mesa de ayuda y el equipo técnico están en otro país es más riesgoso que si están a minutos de su operación.
Por último, es recomendable no pensar en el WMS como una panacea. No es una pócima mágica que resolverá todos los problemas de la operación. Mejore los procesos y capacite a las personas. Sin estos dos ingredientes -previos a la implementación del WMS- distará de ser exitosa. Al revés, procesos, personas y tecnología, son una tríada que asegura una operación logística eficaz y eficiente.
1 Para el APICS (asociación de Logística y Supply Chain Management), un WMS (Warehouse Management System) es un software diseñado para gestionar y optimizar los flujos y el almacenamiento de productos en un almacén, a menudo conectados con dispositivos de captura automática de datos y con los sistemas propietarios o ERP.
2 “SaaS” significa “software as a service”.
3 Una solución “on-premise” es aquella que se instala en los servidores de la empresa.
4 ERP significa “enterprise resource planning” y describe a un paquete de software integrado.
5 Pick-to-light es una tecnología consistente en señales luminosas para operadores de picking. “Put-to-light” se refiere a señales luminosas para reponer productos en la estantería.
6 Pick-to-voice es una tecnología consistente en instrucciones de voz para operadores de picking. “Put-to-voice” se refiere a la tecnología de voz para reponer productos en la estantería.
Autor:
Rodolfo Torres-Rabello es profesor de Supply Chain Management en el Magíster en Marketing y Gestión Comercial de la UAI y profesor de Gestión de Operaciones en el MBA de la misma universidad. Coautor del libro “Supply Chain Management”, RIL Edit., 2012. Co-fundador de Skope, empresa de consultoría y capacitación (www.skopechile.net).
