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Conteo Cíclico: Ese gran desconocido
Por Rodolfo Torres Rabello rodolfo.torres@skope.cl
El conteo cíclico es una de las actividades sencillas de aplicar, pero de alto impacto en la gestión logística. No obstante, no todas las empresas lo aplican, y entre las que lo hacen no todas saben hacerlo correctamente. He aquí algunos tips.
Rodolfo Torres Rabello.

Es curioso. El inventario es una parte esencial de la gestión logística y, sin embargo, muchas compañías exhiben un manejo deficiente. Uno de los síntomas más evidentes es la baja precisión del inventario (Inventory Record Accuracy IRA)(1) y sus consecuencias pueden ser catastróficas. Imaginemos un Centro de Distribución donde el operario de picking se dirige a un pasillo con una orden para preparar un pedido pero no encuentra el producto, así que prepara un pedido incompleto; en la oficina se corrige la documentación, y se envía el pedido incompleto al cliente. Para el área Logística sus indicadores de Fill-Rate se verán disminuidos. Para el área Comercial, se trata de ventas perdidas. Para el cliente, un motivo de insatisfacción.

El método más sistemático para resolver los problemas de inventario y lograr un alto IRA es el “Conteo Cíclico”. Este consiste en contar sistemáticamente subconjuntos del inventario en forma frecuente.

Se podría argumentar que la exactitud del inventario se puede lograr mediante el conteo anual o, en forma equivalente, contando subconjuntos específicos del inventario en forma diaria o semanal. Pero el conteo anual de inventarios no reemplaza al conteo cíclico. El conteo anual de inventarios se realiza principalmente por razones de auditoría contable y tributaria. El conteo cíclico se realiza principalmente por razones logísticas. Sin embargo, en ocasiones los auditores han aceptado que un programa de conteo cíclico reemplace al conteo anual, a condición que los sucesivos conteos periódicos cubran el 100% de los ítems.


Qué contar

Aunque parezca trivial, antes de proceder al conteo cíclico es esencial determinar qué contar: cajas, bolsas, unidades sueltas, etc. La tabla siguiente muestra un ejemplo donde dos compañías, contando la misma cantidad de ítems, pueden requerir tiempos distintos, dependiendo de la unidad de medida (“unitización”)(2). La compañía A en este ejemplo demora 2 minutos por conteo, mientras que la compañía B lo hace en 5. Si ambas tienen 10.000 SKU entonces, con la misma cantidad de operarios, la compañía A ocupa 2.3 horas diarias, mientras que la B necesitaría 6 horas cada día. La diferencia es que la compañía A cuenta cajas o bolsas y la compañía B cuenta unidades.


Un ciclo virtuoso de mejoramiento

La figura de la página derecha muestra que para lograr precisión del inventario se requieren tres pilares: (a) Clasificar apropiadamente los ítems, (b) realizar el conteo en forma metódica y sistemática y (c) realizar la corrección de las discrepancias(3).

La clasificación de los ítems suele basarse en el ABC de productos. Como es sabido, los productos A concentran el 80% de la venta, los B el 10% siguiente y los C el 10% restante. La idea central es contar más frecuentemente los productos A, un poco menos los B y menos los productos C. Por ejemplo, 4 veces por año los productos A, 2 veces los productos B y una vez los productos C. Esta clasificación ABC, aunque popular, no es ni la única posible ni la mejor. No es la única posible, porque una compañía podría adoptar algún tipo de muestreo, por ejemplo muestreo estratificado por categoría de ítem. Tampoco es la mejor, puesto que la clasificación ABC solo considera el volumen y no otros criterios, como la variabilidad.

Cualquiera que sea la clasificación de los ítems, se procede al conteo, tomando una pequeña cantidad de ítems cada vez. Este conteo puede estar basado en un documento que informa previamente la ubicación y la cantidad a encontrar o puede ser “ciego”, esto es, informar solo la ubicación para que el operario registre la cantidad real disponible en esa ubicación. Esto puede ser realizado con o sin el apoyo de capturadores de datos (handhelds).

Pero el conteo no sirve de mucho si no da origen a un ciclo de mejoramiento. Al detectar una discrepancia se gatilla un ciclo de mejora, ya sea buscando el producto físico (que puede haber sido almacenado en otra ubicación por error) o ya sea realizando un ajuste.

Este ciclo requiere una base sólida constituida por las personas: son los operarios, los administrativos de facturación y los supervisores quienes deben protagonizar este círculo virtuoso de mejoramiento, entrenados, motivados y empoderados.


Factores de éxito

Un programa exitoso de conteo cíclico requiere un decidido compromiso de la Gerencia, así como personas que asuman el compromiso de cuadrar el inventario, más que realizar un conteo. Asimismo, hay condiciones higiénicas previas, tales como disponer de un layout claro y de ubicaciones predefinidas4. Con todo, se trata de requisitos básicos, que podríamos dar por sentado. No obstante, todavía son demasiadas las compañías cuyos inventarios fisicos no coinciden con la información del sistema y que se beneficiarían con un programa formal de conteo cíclico.


Métodos para realizar el conteo cíclico

Los métodos para realizar el conteo cíclico pueden ser diversos. He aquí algunos(5).

Grupo de control: Una buena forma para comenzar un programa de conteo cíclico es seleccionar un grupo de 100 ítems, tratando de incluir diversos casos: alta y baja rotación, alto y bajo volumen, etc. Se cuentan solo 10 ítems por día, procurando cerrar el día con estos 10 ítems ajustados. Al cabo de 10 días, cuando se han contado y ajustado los 100 ítems del grupo de control, se evalúa la experiencia y las lecciones aprendidas. A partir de aquí se podrán aplicar uno o más métodos, que se describen a continuación.

Por localización: Si el Centro de Distribución tiene 12 racks podría contarse uno cada mes para así tener el conteo del 100% al cabo de un año. También la selección de los ítems a contar puede ser por pasillos, por posición de pallet u otros criterios basados en la ubicación.

Muestra aleatoria: Se seleccionan y cuentan muestras aleatorias. Si el Centro de Distribución maneja 5.000 SKU y se cuenta con 200 días al año para contar, entonces se deben contar 5000/200 = 25 ítems cada día. Como decíamos más arriba, el método de muestreo podría sofisticarse, realizando un muestreo estratificado o tomando el Escatergrama(6) como base para realizar la selección.

Por categorías: Se seleccionan categorías de ítems, por ejemplo, importados y nacionales. O por proveedor. O por segmento de cliente. Una vez hecho esto, se aplica muestreo estadístico.


1. Ver “Hacia la Precisión de Inventarios”, Negocios Globales Oct. 2015

2. Ejemplo tomado de M.Muller, “Essentials of Inventory Management”, American Management Association 2003

3. Adaptado de S. Bedekar, “Count your inventory in the right way to better results”, White Paper, Infosys 2014

4. El Dr. Alvaro Albornoz acuñó el concepto de “Logística Higiénica” para designar todos aquellos aspectos básicos que deben ser resueltos previamente y que, según sus observaciones, continúan siendo una asignatura pendiente para muchas compañías.

5. M.Muller, Op.Cit.

6. La herramienta gráfica “Escatergrama” se explica en el libro de Jorge H.Chávez y Rodolfo Torres-R. “Supply Chain Management”, Edit. RIL 2012.

Autor

Rodolfo Torres-Rabello es profesor del MBA Universidad Alberto Hurtado, del Magíster en Marketing y Gestión Comercial de la Universidad Adolfo Ibáñez y del programa eClass de la misma universidad. Consultor senior en temas de Excelencia Operacional, Logística y Supply Chain. Cofundador de SKOPE, empresa de consultoría y capacitación. Coautor del libro “Supply Chain Management: logrando ventajas competitivas a través de la gestión de la cadena de suministro”.
Noviembre 2015
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