Rodolfo Torres-Rabello.

Es un mundo de una geografía compleja, porque el panorama se ve distinto dependiendo del lugar que se ocupe en la cadena de suministro. La figura superior muestra una cadena de suministro sencilla, con siete actores: (1) los fabricantes de piezas originales (llamados en inglés OEM, original equipment manufacturer), (2) los fabricantes de maquinaria industrial y vehículos, (3) los concesionarios y dealers, (4) los distribuidores de repuestos, (5) los prestadores de servicios de reparación y mantenimiento, (6) los clientes que planifican su producción y su mantenimiento y (7) los clientes que no planifican. Cada uno de ellos puede contar una historia de repuestos distinta.

Una empresa de la gran minería (número 6 en la figura), que utiliza maquinaria pesada -por ejemplo para la faena de extracción- incluye al mantenimiento como una de sus actividades clave. Este mantenimiento, que puede ser planificado o predictivo, requerirá repuestos. En un mundo ideal, la información de mantenimiento podría alimentar un sistema MRP II para asegurar que los repuestos estén en la cantidad adecuada, en el momento adecuado y en las condiciones adecuadas. No siempre el mundo ideal se cumple, de manera que si la faena minera decide postergar el mantenimiento la probabilidad de fallas aumentará con el tiempo, siendo necesario detenerse para reparar, lo que gatillará un requerimiento reactivo de repuestos. Para esta faena minera y su servicio de mantenimiento es clave la Ingeniería de Confiabilidad.

Otro caso: un cliente lleva su auto nuevo a la mantención de los 20.000 km. al servicio técnico de su concesionario (número 3 en la figura). Se trata de una mantención programada, de manera que el servicio técnico conoce de antemano los repuestos que necesita. Más aún, conoce a sus clientes y -si tiene un buen plan de fidelización- sabe quién llevará su vehículo y cuándo.

Veamos otro caso: una persona natural tiene un vehículo antiguo (número 7 en la figura) y necesita repuestos para repararlo. El no planifica y simplemente concurre a la tienda, esperando llevarse en ese momento los repuestos para reparar cuanto antes su vehículo. Para el distribuidor de repuestos (número 4 en la figura) son clave los pronósticos de demanda basados en algoritmos y heurísticas.

El terreno del mundo de los repuestos es áspero y la caminata se hace difícil. He aquí algunas realidades:

Coexisten repuestos metálicos de elevado costo, de gran tamaño y peso, junto con bolsas de o’rings o de golillas, livianas y pequeñas de bajo valor, lo que es un reto para el almacenamiento y el despacho. El paletizado de la industria de consumo masivo no siempre puede utilizarse.

Un Centro de Distribución de repuestos debe incluir dentro de sus requerimientos a la preservación, puesto que los repuestos necesitan mantenerse libres de polvo y humedad. Esta actividad agrega costos a los productos, los clientes no la pagan, pero es indispensable.

Los modelos para vehículos cambian continuamente y algunos ítems son exclusivos para ciertos modelos. Este es un factor que hace que el inventario aumente progresivamente, con una cantidad importante de productos inmovilizados y los índices de rotación tiendan a la baja.

Para algunas reparaciones no se requieren repuestos aislados, sino kits. Si tanto la codificación de los ítems como los criterios para pronosticar la demanda no consideran esta realidad entonces habrá serias dificultades para cuadrar el inventario y para entregar niveles de servicio aceptables.

Los requerimientos de niveles de servicio son altamente variables y no pueden medirse como un gran promedio. Por ejemplo, supongamos que para armar un motor se necesitan 10 piezas; si se cuenta con nueve, no sirve el 90% de nivel de servicio, sencillamente porque el motor no puede armarse. Por el contrario, en otros casos -pernos, por ejemplo- puede aceptarse niveles de servicio menores, porque no se ocuparán todos al mismo tiempo.

La demanda de algunos repuestos es intermitente, con bajo consumo esporádico seguido de períodos indeterminados con demanda cero. Este tipo de demanda es un reto y no siempre hay soluciones apropiadas. Una parte importante de los repuestos proviene del extranjero y llegan por vía marítima, lo que implica largos lead times. Para requerimientos urgentes se recurre al transporte aéreo, pero con costos más elevados.

En un terreno escarpado hay implementos que sirven y otros que pueden llevar al despeñadero. En esta geografía compleja de los repuestos, a mi juicio, hay implementos, es decir herramientas, que son útiles y otras que no. Sin ánimo de ser exhaustivo, esta es mi lista:

Herramientas que hay que evitar:

• Economic Order Quantity (EOQ), porque sus supuestos no se cumplen en este caso (por ejemplo, la demanda no es constante) y porque no siempre aquí se trata de minimizar costos. Hay veces en que es necesario tener un repuesto crítico, de baja probabilidad pero de alto impacto en caso de quiebre, aun cuando su costo no nos lleve al óptimo.

• ABC de productos: El ABC clasifica los productos de acuerdo a su volumen. Aquí hay productos que se ocupan en bajo volumen y son muy variables, pero por su criticidad es importante tenerlos.

• Los promedios: Los promedios de consumo para la toma de decisiones son una herramienta sencilla, pero tóxica. En el mundo de los repuestos los promedios muestran una arista del problema: la otra arista se llama variabilidad.

Las herramientas útiles:

• CRM, para tener información anticipada de clientes y sus demandas (número 3 en la figura).

• Herramientas de pronósticos de demanda, en el caso de demanda independiente de repuestos (número 4 en la figura).

• MRP II e Ingeniería de Confiabilidad para demanda dependiente (número 5 en la figura).

El mundo de los repuestos no es “terra ignota”. Es un mundo diferente, es todo. Un mundo donde la intuición no basta. Un mundo donde las soluciones clásicas de la logística de consumo masivo se estrellan. Un mundo lleno de posibilidades que, si se gestionan bien, pueden impactar enormemente en el negocio. El que sabe, sabe.