Por Alexander Czischke.

En los procesos de tercerización logística, se requiere que el operador logístico diseñe una solución que se ajuste a los estándares de cada industria y a los requerimientos específicos de cada negocio, para lo cual se deben considerar para su evaluación las variables operativas relevantes y los niveles de servicio exigidos. Esto implica que los servicios de operación logística no se pueden considerar como commodities; por el contrario, son servicios más bien diferenciados y se deben diseñar “a la medida”. En este sentido, es importante tener en cuenta los factores críticos que permiten desarrollar una operación y servicio logístico exitoso, algunos de los cuales se detallan a continuación.

El diseño operativo debe considerar la definición de los procesos clave, como recepción, almacenaje, preparación de pedidos, despacho, recepción de devoluciones, inventarios, entre otros. El diseño adecuado de estos procesos es la base para determinar los soportes requeridos en cuanto a estructura organizacional, sistemas (WMS, TMS), bodegas, layout, sistemas de almacenaje y equipos.

Desde luego, el operador logístico debe contar con un sistema de calidad que permita garantizar la aplicación de estos procesos, controlar las desviaciones y administrar los cambios que se requiera realizar en el tiempo.

Los procesos operativos deben ser soportados por una estructura organizacional acorde. Es así como adicionalmente a las áreas operativas (transporte de entrada, operación de bodega, transporte de salida, VAS), es relevante que se encuentren claramente definidos los canales de comunicación, tanto en al ámbito del día a día como en aspectos de desarrollo del servicio. Asimismo, el operador logístico debe contar con áreas especializadas que permitan dar el soporte requerido por la operación y que participen en las iniciativas de desarrollo. Entre las áreas clave, se encuentran IT, HSEQ, Dirección Técnica, Control de Gestión, entre otras, y sus relevancia dependerán de cada industria y de la etapa en que se encuentre el proyecto de tercerización logística (evaluación, implementación, régimen).

Lograr la excelencia operativa exige disponer de la infraestructura adecuada que permita ejecutar los procesos en forma eficiente, para lo cual se debe considerar aspectos como bodegas, layout y sistemas de almacenajes.

Bodega: debe cumplir con la normativa correspondiente para los productos que se requiera almacenar (sustancias peligrosas, medicamentos, alimentos, etc.) y contar con los estándares propios de cada industria.

Layout: se debe diseñar a la medida de cada operación, para lo que se debe calcular las capacidades de cada actividad (recepción, almacenaje, preparación, despacho, VAS) en base a los flujos y volúmenes proyectados de las unidades logísticas que afectan la operación.

Sistemas de almacenaje: se debe orientar a optimizar la capacidad de la bodega (superficie y altura) y debe permitir que la operación se ejecute en forma eficiente y controlada. Es así como un diseño adecuado debe considerar entre otros aspectos, el número de ubicaciones de picking y su disposición para la recolección óptima de los pedidos y productos/materiales.

La operación se debe administrar mediante un WMS, cuyas funcionalidades dependerán de cada industria. En general, el sistema debe ser capaz de administrar diferentes bodegas, asignar estados a los productos, definir criterios de picking, administrar incompatibilidades en el almacenaje de productos, entre otras prestaciones. De igual modo, el WMS debe permitir el tracking online de todos los procesos, de modo de controlar la operación y disponer de la información relevante para la gestión diaria.

Sin duda, uno de los aspectos clave para asegurar una correcta operación, es que los sistemas (ERP, WMS y TMS) se encuentren integrados con interfaces robustas. De este modo, se evitan problemas como diferencias de inventarios, las cuales se generan por errores de digitación o de transmisión de los datos entre los sistemas.

Para una adecuada gestión logística, resulta clave disponer de un conjunto de KPIs que midan aspectos relativos al nivel de servicio, productividad y costos. Para esto, es esencial que el operador logístico disponga de los sistemas que permitan generar estos indicadores. En base a estos KPIs y su correspondiente casuística, se debe identificar las causas y origen de las desviaciones y, en base a esto, determinar e implementar las acciones de mejora correspondientes.

Desde luego, este es un trabajo que se debe realizar en equipo y en forma constante, de modo de lograr una mejora continua en el tiempo.