| Midiendo la eficacia y eficiencia en Logística | | | |  | | Rodolfo Torres-Rabello | Jorge H. Chávez | | | Gestionar la Logística significa gastos propios del área (ej. sueldos y salarios), pagos a servicios externos (ej. transportistas) e inversiones (ej. centros de distribución).¿Cómo medir el uso eficaz y eficiente de los recursos logísticos? He aquí un ramillete de indicadores que pueden ser útiles.
Indicadores de eficacia y eficiencia en el uso de recursos logísticos
Hay indicadores que apuntan directamente al uso eficaz y eficiente de los recursos (personas, energía, equipamiento y otros). Hablaremos de “input” para los recursos o insumos utilizados, tales como las horas-hombre (hh). Y hablaremos de “output” para los resultados, tales como las líneas de pedido procesadas o los pedidos entregados. Utilizaremos el concepto de “ratio” o “relación” como la división entre dos magnitudes.
EFICIENCIA es el ratio entre el input estándar y el real. El estándar o valor objetivo está normalmente establecido en el presupuesto. Supongamos que en Recepción consideramos 160 hh mensuales, pero utilizamos en realidad solo 140. El ratio de eficiencia es 160/140 = 1.14
UTILIZACION es el ratio entre el input real y el estándar (el inverso de la eficiencia). En el ejemplo anterior, 140/160 = 0.87
PRODUCTIVIDAD es el ratio entre el output real y el input real. Supongamos que despachamos 14.000 líneas de productos con 10 operarios de bodega. La productividad será 14000/10 = 1.400 líneas por operario. La productividad se puede calcular respecto de todos los factores (personas, energía y otros) o respecto de un solo factor.
 FLEXIBILIDAD, una medida relacionada con el tiempo, es la tasa de cambio del output. Supongamos un cliente que nos pide los pedidos separados por tienda; la flexibilidad es una medida de cuánto tiempo (en días o en horas) demoramos en adaptar nuestros procesos internos para satisfacer ese nuevo requerimiento.
EFECTIVIDAD es el ratio entre el output real y el output estándar. Supongamos que despachamos 14.000 líneas de productos, pero en el presupuesto pensábamos despachar 18.000. Entonces la efectividad es 14000/18000 = 0.78.
Hay otros indicadores que dan señales de cómo estamos utilizando los recursos logísticos:
La ROTACION DE STOCKS es el ratio basado en la tasa en la que el stock es consumido. Se mide como una relación entre las ventas y el inventario, a valor de costo. Una baja rotación de stocks podría deberse a bajas ventas, a un excesivo inventario o a ambos. Normalmente un sobre-stock no solo tiene productos que se venden, sino también productos discontinuados, fallados y de bajo movimiento. Si se cuenta con un patio trasero (que se oculta a las miradas de los visitantes) o posiciones altas de los racks ocupadas con pallets que solo acumulan polvo, su mantención no es gratis. Esos productos ocupan espacio y requieren horas-hombre para almacenarlos y preservarlos.
El LEAD TIME es el tiempo entre el pedido y la recepción de los productos. Un excesivo lead time podría ser causado por fallas externas (ej. huelga de puertos), pero también por un mal uso de los recursos internos (ej. excesivo tiempo de los productos esperando ser recibidos e ingresados al sistema). Como el proceso logístico es una cadena secuencial, si un eslabón se atrasa, se atrasa todo el resto.
FIABILIDAD es el ratio entre el plazo real y el plazo estándar. Supongamos que nos habíamos comprometido a entregar un pedido en 48 hr, pero lo hacemos en 36. El ratio de fiabilidad es 36/48 = 0.75. Que no entreguemos al cliente en el plazo comprometido podría ocurrir por múltiples razones, algunas externas (ej. atraso del barco), otras atribuibles a la propia empresa (ej. cambio de prioridades), otras al cliente (ej. requerimientos adicionales) y también causas atribuibles al manejo interno de recursos en el área Logística. En algunas áreas Logísticas, el personal de Recepción no realiza Picking aunque sea necesario y el personal de Despacho, no realiza Recepción aunque haya recarga de trabajo: la falta de flexibilidad puede significar atrasos y es otro ejemplo de utilización ineficaz de recursos logísticos. En algunas empresas no todas las grúas están operativas ni todas las posiciones de pallets están utilizables, lo que es otro ejemplo de pobre utilización de los recursos logísticos.
 Finalmente, el NIVEL DE SERVICIO es el ratio entre el servicio real y el servicio estándar. El cliente nos pidió 840 unidades y entregamos 720. El nivel de servicio es 85.7%. Hay varias formas de medirlo: por pedidos, por líneas, por unidades, etc. Cuando se mide por unidades se denomina Fill-Rate.
Dónde medir y qué hacer con las mediciones
La Logística es una larga red de causas y efectos. Podemos medir al comienzo (Logística de Entrada) o al final (Logística de Salida) y siempre encontraremos indicadores que pueden dar cuenta del uso eficaz y eficiente de los recursos. Si hacemos un zoom, dentro de cada uno de estos grandes procesos podemos obtener indicadores más precisos.
En un Centro de Distribución, por ejemplo, podemos calcular indicadores por área o totales. Por ejemplo, la productividad del picking o la productividad total del Centro de Distribución.
¿Los resultados obtenidos son buenos o malos? La única forma de responder a esta pregunta es comparar los resultados con algún otra empresa o con la industria. Pero el primer paso es compararse consigo mismo, construyendo gráficos de tendencia que muestren la evolución de los indicadores en el tiempo.
Medir es el primer paso. Luego, hay que analizar y utilizar las conclusiones para tomar decisiones. Autores
Rodolfo Torres-Rabello es profesor del MBA de la Universidad Alberto Hurtado y del programa e-Class de la Universidad Adolfo Ibáñez.
Jorge H. Chavez es consultor internacional, investigador y académico especializado en Logística y Supply Chain Management. Ambos son autores del libro “Supply Chain Management”, Edit. RIL, 2012. | | |
