Cada vez más las empresas están buscando que todas sus unidades sean eficientes. Y la logística de salida o distribución no ha quedado al margen de esto. Por eso, en esta columna revisaremos algunas prácticas que aumentan los costos de distribución, con muy poco o nulo valor agregado.

• Horario de corte de preparación de pedidos: En Chile es una de las costumbres que más complica el proceso de distribución. La gran mayoría de las bodegas prepara pedidos hasta alrededor de las 18:00 horas para ser entregados en destino el día siguiente. Esta práctica encarece el proceso de recogida del prestador de servicio de distribución, ya que concentra en un par de horas -entre las 17:00 y las 19:00- todos los retiros y recepciones de carga. Además, acorta demasiado los tiempos de respuesta, dejando los despachos más expuestos a sufrir atrasos. Dicha situación se agrava cada fin de mes, cuando estas empresas alargan aun más los horarios de corte, lo que sólo ayuda a aumentar errores e ineficiencias. Generalmente, la explicación a la mantención de esta práctica viene por el lado comercial. En mi opinión, se debe más por falta de comunicación entre las áreas.

• Excesiva burocracia: Algunas bodegas de despacho caen en una burocracia excesiva, manejando un sinnúmero de papeles para el mismo despacho. Lo que es peor, hacen esperar al transporte mientras ellos hacen su proceso documental, lo que muchas veces demora incluso más que el proceso físico. Esto no hace más que agregar tiempo y posibles fuentes de error al sistema. Para un despacho lo único que se necesita es la factura o guía y la orden de compra, las que deben estar listas cuando la empresa de distribución hace el retiro. El resto es sólo burocracia que no agrega valor.

• Pedidos inflados: Esta práctica es un verdadero cáncer para la logística de distribución. Un gran número de empresas infla los pedidos de fin de mes o incluso despacha pedidos no solicitados. Toda la mercadería no solicitada sufre el doble de manipulación y está expuesta a mayor cantidad de riesgos. Todo esto, sin agregar valor a las empresas.

• Embalajes deficientes: Una manera poco efectiva de ahorrar costos es reducir la calidad de los embalajes. Si los embalajes nos son los adecuados, se aumenta la tasa de mermas por daño, lo que se traduce en una baja del nivel de servicio al cliente final. Esto además aumenta los costos de distribución, ya que le agrega los costos de reposición de productos dañados al sistema.

• Esperas en el punto de retiro: Hay empresas que tienen la costumbre de pedir la presentación del transportista horas antes de que los pedidos estén listos para ser entregados ¿Para qué? ¿Qué valor puede agregar esta práctica? Sin duda, es sólo un mal gasto de recursos, que de una u otra forma se agregan a los costos totales del sistema.

• Agendamientos irreales: No hay práctica más sin sentido que la citación al transporte a una recepción de un centro de distribución o un supermercado, para estar esperando largas horas antes de realizar la entrega. Es sólo un abuso de poder por parte de la empresa recepcionista. Lo más sensato sería sincerar los agendamientos y así hacer el sistema más eficiente. Los sobrecostos los termina pagando el cliente final.

• Rechazo de productos en la orden de compra: ¿Cuál es el valor de la orden de compra si cuando la empresa de distribución está entregando algunos productos son rechazados? Estos productos después deben ser devueltos al origen, agregando costos y riesgos al proceso.

Hemos repasado sólo algunas de las prácticas que agregan costos sin agregar valor al proceso de distribución. Los verdaderos ahorros de costos no se consiguen sólo mirando las tarifas, sino que el proceso completo. La relación entre las empresas y los prestadores del servicio de distribución debe ser de socios estratégicos, que trabajen en conjunto en la búsqueda de mejorar los procesos y así hacer más eficiente el uso de los recursos.