"La precisión del inventario es una de las claves para una cadena de suministro eficiente y efectiva", afirmó Hill Hardgrave, Director del centro de investigación e investigador principal. "Sin embargo, la exactitud del inventario, la que determina importantes procesos como la realización de pedidos y reabastecimiento, es muchas veces pobre, con tasas de inexactitud tan altas como un 65%. Nuestros resultados sugieren que la tecnología RFID hace una diferencia. La mejora de 13% que arrojó este estudio puede significativamente reducir un inventario innecesario, y el valor de esta reducción para una compañía como Wal-Mart, con todos sus proveedores, puede ser medida en millones de dólares".

¿Problema crónico del retail?

La exactitud del inventario es un problema crónico en la industria del retail. Los retailers se enfocan en lo que llaman "un inventario perpetuo", un nombre para describir un estimado del inventario, basado en varios sistemas y métodos de seguirle la pista a los ítems. Como Hardgrave mencionó, investigaciones previas han demostrado grandes brechas entre el inventario perpetuo -lo que los gerentes creen está a la mano- versus el número real de ítems en una tienda, ya sea en las repisas o en un cuarto de almacenamiento. Según estudios, los retailers generalmente tienen información exacta de inventario sólo en un 35% de sus ítems.

Inventario perpetuo puede estar sub o sobrestimado. Subestimado, a veces llamado inventario escondido, significa que el inventario perpetuo muestra menos ítems de lo que realmente hay en la tienda. Al contrario, sobrestimado, también conocido como "inventario fantasma", describe una tienda en la que el inventario perpetuo muestra más stock que el existente.

Ajustes manuales incorrectos por personal, productos robados, productos dañados o estropeados no registrados como tales, productos retornados impropiamente registrados, envíos incorrectos desde centros de distribución y errores de cajeros, son las seis causas principales de la imprecisión en el inventario, lo que puede llevar a quiebres de stock o excesos de inventario. Por la inexactitud del inventario, los sistemas pueden realizar pedidos de productos innecesarios o fallar en el pedido de aquellos ítems necesitados. Hardgrave enfatizó que el resultado neto de la inexactitud del inventario, reportado en otras investigaciones, es una disminución de las ganancias en un estimado de un 10%.

Tiendas de prueba v/s tiendas de control

Focalizándose sólo en inexactitudes subestimadas, el estudio en Arkansas involucró 16 tiendas Wal-Mart (ocho tiendas en prueba y un conjunto similar de ocho tiendas de control). Las tiendas a prueba fueron seleccionadas del conjunto existente de aproximadamente mil tiendas Wal-Mart habilitadas con RFID. Entonces, se escogieron las tiendas de control según una serie de criterios usados para determinar un perfil comparable, incluyendo demografía, tamaño de las tiendas (medido en pies cuadrados), ventas anuales y la ausencia de impactos conocidos, como inventarios anuales, remodelaciones, pruebas de mercado y otras disrupciones conocidas. La muestra de la investigación contenía una mezcla de tiendas "Supercenter" y "Neighborhood Market".

Por 23 semanas -desde mayo hasta octubre de 2007- un grupo nacional de auditoría de inventario contó a mano todos los ítems individuales en la categoría "Desodorante ambiental" en las 16 tiendas. Se escogió una sola categoría para proveer la oportunidad de marcar todos los casos en dicha categoría. El inventario diario de una tienda particular comenzaba aproximadamente a la misma hora cada día, y los auditores siguieron el mismo patrón de conteo comenzando por la esquina inferior izquierda, siguiendo hacia la derecha, y al terminar la fila, continuaban con la de arriba. Este ejercicio se hizo en todas las tiendas entre las 16:00 y las 20:00 horas.

Las tiendas de prueba fueron equipadas con lectores/antenas RFID en varias localizaciones: puertas de recepción, puertas del salón de ventas y box crusher ("rompecajas"). Las tiendas de control no tenían tecnología RFID. Las tiendas de prueba fueron provistas con un sistema de ajuste del inventario perpetuo, llamado "auto PI", que automáticamente ajustaba el inventario subestimado. En las tiendas de prueba, además del sistema auto-PI (el que trabajó sin intervención humana), ninguna manipulación adicional fue introducida. Esto significa que ambos conjuntos de tiendas operaron de manera normal y se le entregaron instrucciones al personal de la tienda de conducir sus labores de la misma manera en que ellos lo harían en situaciones normales.

RFID, vía el sistema auto-PI, sirvió como un suplemento al proceso existente de ajustar inventario, de modo que los resultados del estudio demostrarían qué tan eficiente es RFID más allá de los procesos existentes. Personal de tienda de control no modificaron o pararon sus ajustes manuales. Finalmente, para establecer una línea de base para la exactitud del inventario perpetuo, se contó el inventario para 10 semanas antes de encender el sistema auto-PI.

Los datos revelaron que el porcentaje de ítems subestimados por más de dos unidades cayó en un 13% en las tiendas de prueba en comparación con las tiendas de control. Aún más, el sistema auto-PI habilitado con RFID dobló el número de ajustes de inventario, sugiriendo que sólo la mitad de los ajustes manuales están al día en una tienda retail dada. Hardgrave enfatizó que aumentar el número de ajustes manuales para igualar esos capturados automáticamente por el sistema aumentaría de manera acorde el trabajo dedicado a esta tarea, distrayendo así a los trabajadores de su tarea de ayudar a clientes o rellenar las góndolas.

"En cambio, como lo demuestra nuestro estudio, la exactitud del inventario perpetuo se mejoró sin necesidad de trabajo adicional", concluyó.