Por Maritza Rodríguez, Especialista en Sistemas de Gestión de ACHS.

Las 5S es una metodología que nos ayuda a mantener y mejorar el orden y la limpieza en nuestro propio lugar de trabajo, permitiendo aumentar la seguridad y reducir las pérdidas, eliminando las causas raíces que las originan. Este método es de origen japonés, y se denominada así en función de que las cinco palabras que definen sus etapas, comienzan con la letra “S”:

1S -> Seiri (Despejar) 2S -> Seiton (Organizar)
3S -> Seiso (Limpiar)
4S -> Seiketsu (Estandarizar)
5S -> Shitsuke (Disciplina)

La metodología 5S implica un cambio cultural para todos los que aplicamos esta metodología, ya que el compromiso de las personas es lo esencial para que funcione en las organizaciones, debiendo partir desde la alta gerencia hacia toda la empresa.

Las 5S brindan muchos beneficios, tanto para la organización como para los trabajadores. Algunos de los que podemos destacar son:

1. Obtener un lugar de trabajo seguro, agradable y productivo.

2. Mejorar las interrelaciones personales, perfeccionando la comunicación y la libertad de expresión.

3. Participar todos activamente en el ordenamiento del lugar de trabajo.

4. Practicar el trabajo en equipo y liderazgo.

5. Posibilidad de mostrar los logros y mejoras alcanzadas.

6. Mayor sensibilidad para detectar condiciones que afectan la seguridad de los trabajadores en los lugares productivos.

7. Desarrollo de un espíritu crítico y constructivo orientado a lograr la mejora continua.

8. Mejora de la actitud y aptitud en la tarea diaria.

9. Uso más eficiente de todos los recursos de la organización.

10. Mejor disposición de las máquinas y mayor aprovechamiento de los espacios.

11. Disminución del ausentismo.

12. Aplicar soluciones simples y efectivas a los problemas internos.

13. Incremento de la productividad y eficiencia en el proceso.

Como se mencionó, la implementación de la metodología 5S requiere del compromiso y participación activa de los gerentes, jefaturas, supervisores, operadores y demás trabajadores para que su aplicación sea efectiva en los respectivos puestos y áreas de trabajo.

Existen varias maneras de implementar las 5S, siendo la más recomendable hacerlo a través de áreas modelos o pilotos, donde puedan percibirse cambios significativos en temas de seguridad de personas, de condiciones de orden y limpieza como en mejoras de calidad y eficiencia. Así, todos aquellos que trabajan en estas áreas modelos o pilotos, adquieren los conocimientos necesarios para replicar y expandir su aplicación al resto de la empresa, además de adquirir habilidades de liderazgo, trabajo en equipos de mejora y otra información vital para el proceso de mejora continua.

Con el aporte de ideas y soluciones de los trabajadores de las áreas modelos o pilotos, es posible mejorar drásticamente las condiciones operativas, iniciando el camino de la mejora continua y, sobre todo, un cambio cultural en la organización que permita que esta implementación sea sustentable en el tiempo. Por lo tanto, la metodología debe ser aplicada sin prisa, pero sin pausa, contando con un plan maestro que permita direccionar los recursos para cumplir en tiempo y forma con lo planificado.

Los planes maestros deben ser hechos a medida de la organización y de ellos depende el tiempo de implementación. Asimismo, debemos hacer un seguimiento periódico de los avances con los respectivos responsables, tales como líderes y sublíderes de equipos modelos, jefes de secciones o departamentos y trabajadores de las áreas modelos. Un plan maestro de implementación de 5S debe considerar a lo menos los siguientes cinco puntos:

1. Situación inicial: Se resume todo lo que se debe cambiar o mejorar. Es necesario tomar fotografías de cada uno de los espacios o equipos con problemas o con posibilidades de mejoras. Además, se debe cuantificar todo aquello que podamos: pérdidas, defectos de calidad, accidentes, incidentes y otros. La idea es tener registros de antes y después de la implementación de las 5S.

2. Visión: Lo que deseamos ser o alcanzar al término del proceso de implementación al cabo de 1, 2 o 3 años según la magnitud de la empresa.

3. Objetivos: Se deben establecer indicadores y metas intermedias o a corto plazo, como también los objetivos para materializar los sueños expresados en la visión.

4. Actividades: Se definen las principales actividades asociadas a las 5S durante el proceso de implementación para alcanzar las metas y objetivos.

5. Cronograma: En una Carta Gantt se detallan las actividades programadas, el tiempo, los responsables y recursos necesarios para concretar el proyecto.

Con un buen plan maestro para la implementación de esta metodología y el compromiso de toda la organización, se puede asegurar el éxito del proyecto.