Con la práctica de la metodología 5S o Housekeeping, se pueden mejorar nuestros indicadores de seguridad y organización del trabajo. Esta no es solo una frase para “vender” la idea, sino que esta metodología japonesa efectivamente permite controlar las pérdidas, disponer cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa.

Para su implementación se recomienda realizar un piloto y un buen lugar para empezar son las bodegas de materiales o los talleres de mantención, que -por la naturaleza del trabajo- son lugares muchas veces muy desordenados. Allí, por ejemplo, se deben colocar estantes para colocar las herramientas identificadas y justo las necesarias para trabajar, o crear inventarios para evitar pérdidas. El manejo de residuos también es un gran desafío, y exige aplicar el concepto de las 3R (Reducir, Reciclar, Reutilizar).

En todo caso, resulta muy importante que la estructura 5S esté claramente definida, tanto a nivel gerencial como a nivel operativo; de lo contrario, el sistema abortará y generará mucha desmotivación. Cada vez que se ha demorado la implementación de esta metodología, es recurrente ver que las organizaciones tienen buenas intenciones, pero no quieren asignar recursos para llevar el plan; creen que se trata de un plan de aseo, y quieren -en algunos casos- incrementar la dotación del personal de aseo.

Al implantar esta metodología, su impacto se reflejará en:

1. La calidad de sus productos: logrará eliminar productos no conformes.

2. La productividad: aumentará, porque los programas de mantención permitirán que el factor de uso de las máquinas y de los espacios de trabajo aumenten.

3. Seguridad y salud en los lugares de trabajo.

4. La competitividad de la organización.

• Seiri: Clasificar (Distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es). En la implementación, debemos hacer un inventario de todo lo que manejamos en las áreas de trabajo y categorizarlos por frecuencia de uso. Mantener en las áreas solo lo que utilizamos e identificarlo (el resto se puede almacenar en una bodega de 5S).

• Seintón: Orden (Un lugar para cosa y cada cosa en su lugar). Con herramientas y materiales seleccionados en los lugares de trabajo; se deben mantener ordenados y quizás inventariados.

• Seiso: Limpieza (No limpiar más, sino evitar que se ensucie). Debe haber una administración de los residuos, utilizando la metodología 3R.

• Seiketsu: Normalización (Todos igual siempre). En este punto, lo importante es crear el manual 5S, donde estén todos los procedimientos que estandarizan cada procedimiento 5S.

• Shitsuke: Disciplina (Autodisciplina). Significa convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo, e implica un desarrollo de la cultura del autocontrol dentro de la empresa.

Para que la metodología 5S se logre implantar con éxito en cada organización, el liderazgo del Comité Ejecutivo debe ser fuerte y lo debe reflejar en su Plan Estratégico, quizás como una meta para mejorar los KPI y cumplir con sus objetivos estratégicos. También es recomendable incluirlo en la Misión y Visión de la empresa. En todo caso, el logro de esta metodología depende en gran medida del compromiso e involucramiento de la Gerencia de la compañía.

Fortalezas:
• Mejora la gestión de la empresa: aumenta la productividad, los rendimientos de las materias primas, la seguridad y preocupación por los empleados, la calidad. Además, se eliminan los derroches y se reducen los costos por tratamiento de residuos, cumpliendo los tiempos de las mantenciones preventivas. Mejora el clima laboral.

• Si la organización posee un sistema de gestión de calidad, de seguridad y salud ocupacional, y/o medioambiental, resulta muy fácil su integración.

• Disminuyen los accidentes por causa del desorden o falta de organización.

• Crea liderazgos activos entre los trabajadores.

• Elimina el mito de qué es un buen sistema de aseo.

Debilidades:
• Falta de comunicación de la gerencia a todos los empleados de la organización, respecto de los objetivos de la nueva metodología: los empleados se van enterando paulatinamente, lo que no permite que vean los beneficios de la nueva metodología.

• No plantear un sistema de gestión 5S que se apoye en el Ciclo de Deming (planificar, hacer, controlar y mejorar), o sin construir una política 5S, sino que se hagan actividades aisladas.

• No crear un comité 5S que haga un seguimiento de los objetivos.

• La autogestión o disciplina se puede ver mermada si la gerencia no comunica adecuadamente.

• No realizar los controles definidos: las personas se relajan con la ejecución de las medidas planificadas, al no realizarse las auditorías que permiten la mejora continua.

• No dar a conocer e implementar las mejoras sugeridas en las auditorías.

La metodología 5S ofrece grandes oportunidades a las empresas para mejorar sus KPI, siempre y cuando la Gerencia mantenga siempre el liderazgo de la metodología y una alta comunicación con sus empleados. Cuando se decide implementar la metodología 5S, se debe asignar los recursos necesarios para llevar a cabo este proyecto; de hecho, debe contar con una bodega (para ir almacenando todo aquello que no tiene un uso frecuente en las áreas de trabajo), con su propio encargado y sistema de inventario.

Se debe trabajar fuertemente con el control sobre las decisiones de los empleados, en la implementación de las 5S. Lo más difícil es que las personas se autogestionen; necesitan ser controlados para así lograr la disciplina, en un proceso que dura, por lo menos, dos años.

El departamento de Prevención de Riesgos de la empresa, debe buscar apoyo en su mutualidad. Dicha entidad podría participar, por ejemplo, haciendo capacitaciones a los trabajadores, ejecutando auditorías a la empresa y participando en las reuniones 5S con la gerencia.