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05/11/2020
Gestión de Contenidos Empresariales (ECM), un pilar para el crecimiento organizacional
Carolina Cornejo, Gerente de Innovación y Negocios Digitales de Entelgy; y Leonardo Escobar, Gerente de Proyectos Opentext de Entelgy.

Ya no es nuevo decir que la información es un valioso activo para las organizaciones. Si bien, esto siempre ha sido así, hoy los avances tecnológicos nos permiten poder recibir grandes volúmenes de datos, procesarlos y, a partir de ello, generar estrategias y aprendizaje en distintos ámbitos en beneficio de la organización.

“Sin embargo, no solo los datos y la información estructurada nos brindan la posibilidad hoy de agregar valor a nuestros clientes, sino también aquella no estructurada, a través de documentos, archivos multimedia y, en general, todo el contenido de la organización, la cual debemos gestionar, resguardar y analizar para contribuir con el cumplimiento de normativas, la mejora en el servicio de cara a nuestros clientes internos, externos y, en general, en toda la cadena de valor extendida de manera de asegurar la permanencia del negocio”, detalla Carolina Cornejo, Gerente de Innovación y Negocios Digitales de Entelgy.

La gestión del contenido empresarial es una disciplina que consiste en gestionar el ciclo de vida, la distribución y el uso de la información en toda la organización, considerando tanto la información estructurada, como el contenido no estructurado.

“Cuántas veces no nos ha pasado que tardamos horas en buscar un contenido, ya sea un documento o su versión actualizada, esto conlleva riesgos de incumplimiento legal y también altos costos producto del tiempo utilizado en esta tarea”, asevera Leonardo Escobar, Gerente de Proyectos Opentext de Entelgy. Agrega que “para cuantificar esto, podemos revisar el monto de las sanciones, que se nos pueden aplicar o ya se nos han aplicado, o lo que podemos perder por no contar con la información de manera oportuna, o también, multiplicando el valor del tiempo por el número de horas que, cada una de las personas que trabajan en la organización, ocupan en esta labor de búsqueda o en la reconstrucción de documentos que ya habían sido previamente elaborados una decena de veces”.

“Es en este punto donde en Entelgy somos especialistas. Desde hace más de 20 años que somos representantes de Opentext y desde Chile para América tenemos el Centro de Competencia para la implementación, soporte y mantención de la plataforma de Opentext Content Suite para la Gestión de Contenidos Empresariales (o ECM Enterprise Content Management), el que adicionalmente se integra de manera natural con distintas aplicaciones como SAP, Oracle, Sharepoint, Saleforce, Oracle Suite, entre otras”, explica Carolina Cornejo.

“Opentext Content Suite, crea un backbone o capa unificada y documentada, en toda la empresa, para crear, implementar y gestionar rápidamente, aplicaciones empresariales de manera de transformar la productividad de las personas, de los procesos de negocio y el control dentro y fuera de la organización”, señala Leonardo Escobar.

Según enfatizan ambos ejecutivos, “en este contexto, lo relevante es poder administrar el ciclo de vida de la información, end-to-end, a través de las siguientes soluciones”:

-Document Management: Genera espacios de trabajo y de colaboración, integrado de manera directa en las aplicaciones de productividad empresarial. Con capacidades de búsqueda altamente escalables, que utiliza procesos de indexación por metadatos y contenido de los documentos. Permite, además, múltiples lenguajes, creación de reportes, gestiona el versionamiento y clasificaciones y considera como uno de sus ejes principales, la seguridad de la información.

-Record Management: Establece un gobierno central de información con una estrategia disciplinada de gestión de registros en toda la organización, desde la creación hasta la eliminación, que garantiza el cumplimiento de las regulaciones externas y las políticas internas mediante la gestión de la retención y eliminación del contenido, además, minimiza el riesgo de información no administrada, permite encontrar información relevante y pertinente de manera oportuna y mejora la responsabilidad corporativa.

-Achiving: Establece un gobierno de la información coherente y auditable, a través de una plataforma de archivo empresarial, que permite preservar fuentes de datos estructuradas y no estructuradas, incluidos correos electrónicos, archivos, datos de plataformas empresariales, mensajería instantánea, contenido web y social. Permite, además, realizar la búsqueda integrada y acceso directo a datos de archivos compartidos en línea, fuera de línea o vía móvil; monitoreo, estadísticas y detección de amenazas; encriptación y compresión, todo dentro de un repositorio de fácil administración.

-Intelligent Capture: Solución que automatiza el inicio de los procesos a través de un punto de entrada único de los contenidos para todas las unidades de negocio, lo que acelera el enrutamiento de la información a los usuarios y a los respectivos sistemas que los utilizan, combinando funciones de captura estándar, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), con el aprendizaje automático, que extrae la información la derivan a los usuarios y sistemas que corresponda.

-Collaboration: Solución orientada a impulsar la innovación y la colaboración Contribuye con equipos y comunidades a formarse, enfocarse y lograr eficiencias a través del trabajo colaborativo y la conexión con recursos y experiencias de toda la organización.

-Productivity: Cuenta con un espacio para el diseño de flujos de trabajo sofisticados, con notación BPMN, de manera que equipos, departamentos o proyectos, puedan capturar y gestionar información estructurada y no estructurada, editar documentos en línea o fuera de línea, con una interfaz de usuario basada en widgets para integrarlo con las aplicaciones corporativas.

Los beneficios

Según explican los ejecutivos de Entelgy, estos servicios tienen múltiples beneficios, aún más en este contexto de trabajo a distancia, entre los que podemos destacar:

● Mejoras en el acceso al contenido: Lo que impacta directamente en la productividad al mantener visible una única “fuente de la verdad”, desde cualquier lugar, mediante la digitalización de los procesos comerciales y el acceso unificado de 360 grados a la información estructurada y no estructurada en la interfaz preferida de cada usuario.

● Aumenta el valor de las aplicaciones empresariales: Las organizaciones han invertido mucho en soluciones empresariales, como SAP, para administrar y controlar datos maestros, datos transaccionales e información organizacional. La plataforma de Opentext aprovecha esta inversión, aumentando el valor de las aplicaciones al agregar el contenido correspondiente, archivado automáticamente, con el contexto comercial, dejándolo disponible de manera estructurada a las líneas de negocio correspondientes.

● Disminuye el riesgo legal: Las organizaciones están en riesgo cuando no saben dónde está su contenido no estructurado, quién tiene acceso a él, si aún tiene valor o si debe ser destruido. Pueden pasar por alto o perder contenido valioso o las personas equivocadas pueden tener acceso a él. El contenido obsoleto puede guardarse innecesariamente, aumentando los costos de almacenamiento y volviéndose reconocible en caso de litigio. El control y retención de contenido auditable también es necesario para cumplir con varias regulaciones. Con las capacidades certificadas de gestión de registros, agrega un valor significativo para los clientes que desean aplicar la gobernanza y administrar documentos de una manera que cumpla con los requisitos de privacidad, retención y documentación de datos.

● Reduce los costos de almacenamiento: Las organizaciones pueden ahorrar costos digitalizando archivos en papel e integrando el contenido de esos documentos en los procesos comerciales. Esto permite a los usuarios conectar un dispositivo de escaneo y liberar versiones digitalizadas de documentos en papel en el repositorio central de ECM, donde se pueden controlar y usar de manera más efectiva. La función también admite el reconocimiento de códigos de barras, lo que permite la entrada rápida de información en papel.

● Permite tomar decisiones más inteligentes: Una empresa inteligente debe aprovechar todas las fuentes de información para permitir la toma de decisiones inteligente. Al aplicar solo datos a las aplicaciones de aprendizaje automático, a las organizaciones les falta una fuente valiosa de conocimiento almacenado en contenido no estructurado. Esta solución permite que tanto el contenido no estructurado como los datos se utilicen en aplicaciones de aprendizaje automático.

“Para estar alineados con lo que ocurre en nuestro entorno empresarial, y responder de manera rápida a las exigencias de proveedores, entidades reguladoras, empresas complementarias, colaboradores, clientes y en general con todo el ecosistema organizacional, debemos, como base, tener claridad de nuestra información, es con ella que podemos conocer a nuestros clientes, entender hacia dónde va el mercado y adelantarnos o bien, surfear la ola al mismo tiempo que las otras organizaciones, pero en ningún caso quedarnos atrás”, concluye la Gerente de Innovación y Negocios Digitales de Entelgy.

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