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Gestión documental
El poder de la información digitalizada
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Sólo el 20% de los documentos de las empresas está digitalizado y disponible para acceder a éste y procesarlo. El desafío ahora es “subir” el 80% restante a los sistemas de las compañías, porque el mercado así lo demanda y porque ésa es la manera de sacar máximo provecho a la información con la que cuentan las organizaciones, para tomar mejores decisiones y optimizar sus procesos de negocios. Sobre el impacto de la gestión documental en las compañías y sus proyecciones de crecimiento en Chile, conversamos con ejecutivos de destacadas empresas proveedoras, en el desayuno organizado por Revista Gerencia.

Como bien explica Francisco Amigo, Gerente Comercial de Servibanca, “el significado de ‘documento’ en latín es conocimiento, por lo tanto, gestión documental es mucho más que almacenar un conjunto de reportes o informes”. Se trata de organizar la información que posee una empresa, registrándola y administrándola para un uso productivo. ¿Cuál? El que cada compañía quiera darle, de acuerdo al “core” de su negocio o a los objetivos de crecimiento propuestos para un período de tiempo.

Y la respuesta del mercado frente a esta nueva oferta de la industria tecnológica ha sido positiva. Lenta para algunos, pero no muy distinta a la partida de la mayoría de las soluciones de envergadura. A favor de su desarrollo, según Jhonson Pantoja, Gerente Comercial de Xnear Alef-Data, juegan las normas implementadas por el Gobierno. "Por ejemplo, la ley de transparencia recién entrada en vigencia, que requiere de repositorios documentales centralizados, con manejo adecuado para una recuperación oportuna de la información", indica.

En este sentido, Nelson Avilés, Gerente Comercial de Colabra, destaca que "un gran paso ha sido la entrada en vigencia de la firma electrónica, como seguramente lo serán a futuro la figura del notario electrónico, en discusión aún, pero a poco tiempo de ser implementada".

Son muchos los proyectos tendientes a potenciar la gestión documental. Particularmente los impulsados por el Gobierno, a juicio de Cristian Opazo, Diseñador de Soluciones de EXE Ingeniería, que buscan como objetivo principal la interoperabilidad entre los distintos organismos públicos y las empresas, está caminando a paso vigoroso. "Muchos oficios y decretos electrónicos se procesan electrónicamente, indistintamente que después se impriman y almacenen en archivos, y ése es un gran paso", afirma.

 

El papel virtual

Las cosas cambian rápido. Como indica Felipe Canala-Echevarría, Gerente de Marketing y Desarrollo de Maxhuber, antiguamente un proyecto inmobiliario era desarrollado por una oficina de arquitectos, mientras que hoy involucra muchos más actores. Y gracias a las herramientas de gestión documental existentes es posible llevar adelante iniciativas complejas como éstas sin tener que estar reunidos en la misma mesa ni compartir físicamente la información. "Eso genera oportunidades de negocios múltiples y una mirada distinta de ver los negocios en el futuro", acota.

Efectivamente, en opinión del ejecutivo de Colabra, el modelo de negocios ha cambiado. "Las empresas tienen muchos más clientes hoy que antes, las áreas de negocios dentro de las compañías se han diversificado y eso hace que sus exigencias sean mucho más altas. Necesitan tener acceso oportuno a los datos y andan buscando mejor calidad de información, a la que puedan acceder de manera rápida, oportuna y eficiente", asegura.

Para Valentín Espinosa, Gerente General de Access Time Consultores, la gestión documental es una evolución natural del desarrollo adquirido por la sociedad. "Está poniendo al servicio de las personas una herramienta muy potente: permite registrar información y hacer gestión sobre ella. Y esto no va a parar; es muy probable que en dos o tres años existan soluciones documentales para el hogar", afirma.

Para encontrar la alternativa más adecuada en este sentido, los especialistas recomien-
dan buscar una herramienta que se adapte a su modelo de negocios y que sea lo menos estandarizada posible. Aquí destacan la consultoría como un factor relevante. Asimismo, Heriberto Jorquera, Gerente Comercial Departamento de Gestión Documental de Azurian, aclara que "cada compañía puede situarse en un nivel de gestión documental diferente ya que existe una oferta relacionada con esa característica, y diferenciada también".

 

Gestión y valor agregado

Para Juan Pablo De La Barra, Gerente General de SPC Chile, no cabe duda de que las compañías buscan tener su información disponible. "La accesibilidad es la característica que más valoran dentro de una solución de gestión documental. Como segundo paso, los proveedores debemos ser capaces de mostrar al mercado que no sólo es posible traer un documento a la vista, sino que también administrar su contenido, para sacarle partido y provecho. Y eso es algo que las empresas requerirán de todas maneras, tarde o temprano", puntualiza.

Y su desarrollo puede ir incluso más allá. Porque según Hernán Cárdenas, Gerente General de Alniti, "la gestión documental no está orientada sólo a manejar papel". A su juicio, hoy no todo son documentos. Se trabaja con videos, planos, fotografías o cualquier archivo digital; masificación que se ha alcanzado gracias en gran medida a la aprobación y utilización de la firma digital.

Federico Duerr,
STORBOX
Pedro Montero,
ALERTA AL CONOCIMIENTO

Ciertamente, la gestión documental es, como asevera Juan Fernández, Jefe de Marketing de Ricoh Chile, "un concepto estratégico que permite a las organizaciones administrar todo tipo de recursos". Los especialistas coinciden en que la gestión documental tiene importancia a lo largo de toda la cadena de valor, no sólo en los flujos principales de workflow de los procesos de negocios. "Está presente en áreas de apoyo generales, como capacitación y recursos humanos, y otras específicas como manejo de información histórica. Y en la medida en que las empresas entienden que la gestión documental puede dar solución a toda la cadena de valor, se irá masificando", asegura Felipe Canala-Echevarría.

 

En pleno crecimiento

Para Patricio Marcoleta, Gerente de Operaciones de SoftCapture, "el aumento sostenido de información que se experimenta en las compañías hace imprescindible que cuenten con herramientas de gestión documental". Según Federico Duerr, Gerente Comercial de Storbox, "las soluciones de administración de documentos permiten a las empresas obtener valor agregado en el manejo de su información; y ése es uno de sus principales beneficios".

Las herramientas de gestión documental se extenderán, porque a juicio de Pedro Montero, Gerente General de Alerta al Conocimiento, "las nuevas generaciones de estudiantes y profesionales confían en las tecnologías y en su eficiencia". El aumento en las ventas de scanners durante el último año también indica que esta tecnología seguirá una curva de crecimiento significativa. La gran oferta de sistemas workflow a costos muy convenientes va en esta misma dirección: masificar las plataformas de administración de documentos, como una manera de aportar eficiencia a las firmas.

Francisco Amigo,
SERVIBANCA
Jhonson Pantoja,
XNEAR ALEF-DATA
Nelson Avilés,
COLABRA
Cristian Opazo,
EXE INGENIERÍA
Felipe Canala-Echevarría,
MAXHUBER
Valentín Espinosa,
ACCESS TIME CONSULTORES
Heriberto Jorquera,
AZURIAN
Juan Pablo De La Barra,
SPC
Hernán Cárdenas,
ALNITI
Juan Fernández,
RICOH

Poco a poco, en opinión de Pedro Montero, las organizaciones -incluyendo las universidades e instituciones de educación- están escalando en el proceso de adquisición de sistemas de gestión documental. El objetivo de los proveedores, según el ejecutivo de Colabra, es avanzar a niveles altos, donde la gestión documental aporte indicadores para la toma de decisión al interior de las compañías, para llegar a soluciones especializadas de Process Mining, por ejemplo.

Como asegura Patricio Marcoleta, la gestión documental se está abriendo paso lenta pero decididamente en las empresas. Para muchas aún es un tema desconocido, que todavía se analiza más desde el punto de vista de sus características y no de los beneficios que entrega. Mientras, está entrando con fuerza en los sectores donde la tecnología es un factor relevante y estratégico, y en una segunda fase penetrará en aquellos mercados donde las TI se utilizan como un área de apoyo al negocio. Según los proveedores, desde ahí se hará indispensable.

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ACCESS TIME CONSULTORES > Automatizando la
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