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Integración de documentos y procesos
Los grandes avances de la gestión documental
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De acuerdo a datos de Gartner Group, cerca del 90% de la información que manejan las empresas -entre ésta, gran cantidad de papeles y correos electrónicos- está disperso dentro de las organizaciones, haciendo complejo su análisis y consolidación en reportes que aporten datos de valor. Para los expertos, significa que hay mucho por hacer en cuanto a la sistematización de la información porque, a diferencia de lo que algunos piensan, los papeles no van a acabarse sino que aumentarán, lo que hace aún más necesario contar con herramientas que permitan distribuir los documentos dentro de una empresa, administrarlos e integrarlos a los procesos de negocios. Sobre el desarrollo de los sistemas de gestión documental y sus beneficios, conversamos con destacados proveedores del mercado local, en el desayuno organizado por Revista Gerencia.

La necesidad creciente de distribuir los documentos de una compañía en forma digital y acceder a ellos rápida y fácilmente, ha hecho que la gestión documental se encuentre hoy en un franco proceso de maduración. Así lo indica Kamal Sirhan, Gerente Ingeniería Procesos - BPO de Tata Consultancy Services (TCS), quien señala que “los mercados y la industria en general ya han reconocido los beneficios de estos sistemas y cómo ayudan a aumentar su competitividad”.

A diferencia de hace diez años, las empresas están vinculando la gestión documental al ADN de su operación. Y esto se explica, a juicio de Francisco Javier Rosenthal, Director de Proyectos Tecnológicos de Link Tecnología Digital, porque antes no existía la necesidad de cumplir con normativas internacionales, tales como los de la OCDE, normas ISO, etc., ni con la obligatoriedad de responder a las exigencias de un mercado cambiante y cada vez más competitivo. "Las compañías, especialmente las que generan grandes volúmenes de información, como el retail por ejemplo, proyectan la gestión documental a futuro como la mejor alternativa para manejar los datos contenidos en sus documentos, sin perder eficiencia", asevera.

Pero no sólo sectores como el retail la están considerando como una herramienta estratégica, sino que también el área industrial, ya que como sostiene Francisco Rivas, Gerente Comercial BPM de Microsystem, "al ser ésta una tecnología cada vez más madura, todas las instituciones están intentando integrar su negocio de punta a punta a través de ella". Y si en Perú se pudo, Felipe Canala-Echevarría, Gerente de Marketing y Desarrollo de Maxhuber, afirma que "en Chile también puede ser posible proyectar la masificación de la gestión documental, a todo nivel".

 

Una promesa de mayor competitividad

Tanto el sector público como el privado están avanzando en la incorporación de sistemas de gestión documental a sus procesos. De acuerdo a Germán Figueroa, Jefe de Proyectos de EXE Ingeniería, leyes como la de factura electrónica han hecho que los organismos del gobierno avancen más rápido en el uso de documentos digitales. "Por lo tanto, el segundo paso es que el mundo de las empresas privadas integre la gestión documental y empiece a conocer los beneficios que tiene, junto con las ventajas de herramientas como la firma electrónica", expresa.

Además de las grandes compañías, el segmento de medianas y pequeñas empresas también ha percibido los beneficios que proporcionan los sistemas de gestión documental. Como señala Carlos Morgado, Gerente General de M&G Consultores, "la Pyme, aunque no maneja grandes volúmenes de información, ha entendido los beneficios en términos de eficiencia, productividad, ahorro de tiempo y seguridad que hay detrás de transformar los documentos físicos en archivos digitales".

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Valentín Espinosa,
ACCESS TIME CONSULTORES
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Heriberto Jorquera,
AZURIAN
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Gian Carlo Zamboni,
COLABRA
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Hernán Ballacey,
VALUETECH
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Oscar Veillon,
SOFTSYSTEM
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Williams Uribe,
CANON

A nivel de mercado, la industria de gestión documental en Chile acaba de dar vida a su asociación gremial, convencida de que los documentos son un apoyo para la administración de los procesos. Según explica Francisco Amigo, Gerente Comercial de Servibanca y Presidente de la Asociación Chilena de Gestión Documental, "el objetivo es ordenar esta actividad, certificar el servicio de calidad que entregan sus socios y también imprimir velocidad a las acciones que se están llevando a cabo a nivel gubernamental, para empujar el desarrollo de la legislación en esta materia y dar más valor a los documentos".

A juicio de César Orrego, PS & I Manager de Xerox, "esta iniciativa puede tener un gran valor si además las empresas, en conjunto con los proveedores de gestión documental, presentan propuestas novedosas que puedan masificarse y dar un valor más significativo a los documentos que manejan".

Otras de las grandes ventajas son, a juicio de Patricio Fonseca Mora, Gerente General de Cynersis Chile, las soluciones de financiamiento que se han desarrollado en torno a la gestión documental. "En general, después de una época de crisis como la recién pasada, la caja de las compañías quedó bastante afectada, y si una solución de estas características puede costar en promedio cerca de US$100 mil, para los clientes es mucho más fácil optar por modelos de financiamiento a 36 meses, o arriendo de software a 24 meses. Eso hoy es posible y abre paso a que un mayor número de empresas pueda implementar estos sistemas", asegura.

 

Del papel a la cultura de la digitalización

La cultura del papel, a juicio de Francisco Amigo, es uno de los elementos que más trabajo cuesta desraizar, y hace que la educación del mercado sea un objetivo prioritario para los proveedores del área. Según Hernán Cárdenas, Gerente General de Alniti, además de esta traba, "otro obstáculo que es necesario saltar es alimentar con la información histórica de la empresa un nuevo sistema de gestión documental"; un proceso complejo porque muchas veces conlleva clasificar nuevamente los datos, lo que toma tiempo y trabajo.

Para Eduardo Villablanca, Gerente General de Blue Peaks Technology, es importante poner atención en el contexto tecnológico en el que nos encontramos. "Hoy, cualquier firma pequeña puede comprar un scanner, pero con la consecuencia de tener al poco tiempo un archivo digital repartido en múltiples PCs y distribuido en toda su oficina. Y ahí justamente comienza su problema, que es cómo administrarlo y sacarle provecho, lo que no se puede hacer sin un sistema de gestión documental", afirma.

Por eso es que, a juicio de Marlene Chávez, Gerente Area Gestión Documental de SPC Chile, la implementación exitosa de un sistema de gestión documental depende en gran medida del proceso de consultoría que reciban los clientes. A través de éste, señala, las empresas pueden darse cuenta de cuántos recursos están perdiendo al no implementar este tipo de herramientas.

De acuerdo a Juan Fernández, Jefe de Marketing de Ricoh Chile S.A., "la consultoría dentro de un proceso de implementación de gestión documental es fundamental para garantizar el retorno de la inversión en un plazo de tiempo razonable. Además, si esto se complementa con el desarrollo de actividades de educación hacia el cliente, en lo que respecta a la importancia de la gestión documental en la estrategia de las compañías, estaremos alineados con sus objetivos empresariales".

Asimismo, para Valentín Espinosa, Gerente General de Access Time Consultores, "el rol del proveedor es relevante, porque debe ser capaz de descubrir cuál es la preocupación del cliente, con qué recursos cuenta para llevar a cabo una solución, y si para la empresa es más importante almacenar los datos o tener acceso a ellos".

La consultoría también implica, a juicio de Heriberto Jorquera, Gerente Comercial Departamento Gestión Contenido Electrónico de Azurian, que todos los procesos de la empresa sean revisados, para ver de qué manera pueden mejorar, para que la solución implementada entregue el mayor valor agregado posible. "Es aquí donde la gestión documental empieza a interpelar a otros modelos de gestión necesarios de implementar, como administración del conocimiento y del cambio dentro de las organizaciones", afirma.

Entonces, ¿por dónde empezar? Según Kamal Sirhan, la clave está en mostrar al cliente los beneficios que los sistemas de gestión documental entregan. Luego, proponer una solución simple pero escalable, para que las organizaciones no tengan temor a partir y comiencen a sacar provecho de sus ventajas lo más rápido posible.

 

Documentos al servicio del proceso

El avance de la gestión documental ha hecho que el link entre documentos y procesos sea cada vez más directo. Por eso, como puntualiza Marlene Chávez, estos sistemas interesan cada vez más a los gerentes generales y de finanzas de las compañías. Y es por eso también que las herramientas de BPM (Business Process Management) se están asociando a las de gestión documental, porque el desafío ahora es, a juicio del ejecutivo de TCS, hacer que los documentos participen en procesos, y ya no sólo almacenarlos para guardarlos.

Kamal Sirhan,
TCS
Francisco Javier Rosenthal,
LINK TECNOLOGIA DIGITAL
Francisco Rivas,
MICROSYSTEM
Felipe Canala-Echevarría,
MAXHUBER
Germán Figueroa,
EXE INGENIERIA
Carlos Morgado,
M&G CONSULTORES
Francisco Amigo,
SERVIBANCA
César Orrego,
XEROX
Patricio Fonseca Mora,
CYNERSIS
Hernán Cárdenas,
ALNITI
Eduardo Villablanca,
BLUE PEAKS TECHNOLOGY
Marlene Chávez,
SPC
Juan Fernández,
RICOH

La necesidad de incorporar los documentos a los procesos está avanzando rápido. Según Francisco Javier Rosenthal, cada vez más empresas están pidiendo a sus proveedores vincular la tecnología de gestión documental con su sistema ERP, para hacer participar a los documentos en los procesos de negocios claves que requieren de workflow y, a su vez, las herramientas de gestión documental tienen que vincularse al cloud computing, porque debe ser información que tiene que estar disponible para la comunidad de una empresa, red de proveedores y clientes. "Así, a diferencia de antes, el DMS (Document Management System) no se concibe como un producto terminal, sino como una herramienta que abre las puertas hacia la integración de procesos que hoy se redefine como ECM (Enterprise Content Management), que permite, cada vez más, mejoras en la toma de decisiones basadas en aplicaciones BI (Business Intelligence)", asegura.

Como señala Gian Carlo Zamboni, Gerente General de Colabra, en esta evolución, después de que el ERP era la principal preocupación de las empresas, hoy es el tiempo de BPM, "y si manejamos este tipo de soluciones asociadas a los documentos, los clientes tendrán resuelta esta nueva demanda de tenerlos integrados con sus procesos".

A pesar de estos incuestionables avances, la consolidación de la información de las empresas es un desafío por cumplir. Según Hernán Ballacey, Gerente General de Valuetech, es necesario convertir la gestión documental en un estándar, de manera que las empresas puedan contar con sistemas de información que permitan acceder a reportes que agreguen valor a su negocio. Como asegura, "existen tecnologías, como la gestión documental, que no tiene sentido ver en abstracto, sino que integradas a los procesos de negocios de los usuarios finales o de las empresas, a nivel público y privado, de manera que sean un verdadero aporte. Por eso decimos que no es software, ni sistemas de scanner, sino una estrategia para hacer más eficientes los procesos. Y eso es lo que asegura altas tasas de retorno de la inversión en proyectos de este tipo".

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Septiembre 2010
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