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Agregando valor a
los procesos internos
con documentación electrónica
Jorge Echenique y Pedro Gutiérrez

Con varios años en el mercado de los documentos electrónicos, Ricoh aboga por un mayor nivel de penetración de este tipo de tecnología a nivel local, especialmente entre las Pymes. Según señalan Pedro Gutiérrez, Analista de Soporte Productos Digitales, y Jorge Echenique, Solution Specialist, existe la necesidad y la demanda, pero el gran desafío apunta a poder lograr transferir la documentación física a sistemas electrónicos que incluyan inversiones importantes en materia de software.

¿Cómo operar con documentos electrónicos genera un impacto positivo para las empresas?
P. Gutiérrez: Lo primero es que esta solución permite agregar valor a los procesos internos de una compañía. Además, agiliza enormemente el flujo de los documentos; éstos son más rápidos y expeditos, ya sea tanto para sus procesos internos como para sus clientes. De esta manera se optimizan los tiempos de gestión y de respuesta.

J. Echenique: Claramente, se genera un mejoramiento de la calidad de servicio al usuario final. Se puede responder rápidamente a diversos tipos de consultas. En muchos casos, incluso, el propio cliente puede acceder directamente y ver el documento por sí mismo.

¿En qué áreas de mercado Ricoh ha observado un mayor avance en este sentido?
P. Gutiérrez: El sector financiero está impulsando proyectos interesantes de digitalización de documentos, como también mejorando sus procesos internos basándose en estas tecnologías. Desde hace algún tiempo, hemos trabajado junto a varios bancos en el mejoramiento de los procesos de aprobación de créditos. De esta forma, los procesos de evaluaciones de créditos se tornan muchísimo más rápidos y esto se traduce en una mejora en los tiempos de respuesta al cliente, haciéndolos más competitivos.

J. Echenique: El retail también está llevando a cabo avances importantes; además de las AFPs, las Isapres y empresas de servicios. El nivel de competitividad en estos rubros es alto y se busca ofrecer un servicio de primera calidad al cliente.

¿Qué tipos de desafíos genera hoy en Chile la documentación electrónica?
P. Gutiérrez: Hay que lograr que este tipo
de soluciones pueda ser tangible económicamente, destacando las siguientes ventajas: mejora de los procesos internos apuntando a la productividad; en servicios, disminución de la necesidad de almacenar documentos físicos y, algo muy importante, aumentar su competitividad.

J. Echenique: Las empresas tienen resquemor a invertir, porque es difícil cuantificar económicamente este proceso. Sólo un 10% de las empresas ha efectuado alguna acción para digitalizar documentos a través de hardware pero no con inversiones mayores en software. La legislación debería permitir desechar documentos físicos con mayor premura a fin de facilitar esta tecnología, pues los clientes tienden a pensar: para qué invertir en documentos electrónicos si además se debe mantener documentos físicos y los costos que ello acarrea.

¿Cuál es la contribución de Ricoh en esta área?
P. Gutiérrez: Nuestra propuesta se denomina Management Document Services (MDS). Esta se basa en una metodología de consultoría y levantamiento de información al interior de las compañías e involucra los procedimientos que llevan a cabo cada uno de nuestros clientes. No apuntamos simplemente a escanear o digitalizar documentos, sino que a mejorar los procesos internos de una compañía, a fin de poder hacerla más ágil y entregarle un mayor nivel de productividad y menores costos operacionales. Nuestra ventaja competitiva se traduce en ser socios estratégicos para los clientes y mantener una relación de largo plazo.

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