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Adiós al papel,
bienvenida la gestión documental
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Pese a las iniciativas “verdes” de las empresas el uso del papel sigue aumentando año a año. En muchos casos los documentos electrónicos deben imprimirse para continuar su flujo, por ejemplo, la factura electrónica supera los 150 millones de impresiones en papel al año. Esto plantea todo un desafío para las organizaciones, pues se genera un impacto relevante en el medioambiente y también en la eficiencia del negocio. Pero existen las soluciones de gestión documental, que se alzan como una poderosa herramienta para la gestión y el análisis de contenidos, que permite múltiples ahorros y beneficios.

Entre un 10% y un 15% al año crecería la documentación en papel que manejan las empresas y el sector público en Chile, según estimaciones de Microsystem.

“El crecimiento de la actividad económica naturalmente se asocia a un aumento de los procesos documentales, pero a pesar del auge del documento electrónico la gran mayoría de los procesos se sigue realizando en papel. La dependencia del papel sigue siendo tan fuerte que incluso documentos cien por ciento electrónicos, por ejemplo, la factura electrónica, deben en muchos casos imprimirse para continuar su flujo natural entre distintas empresas y organizaciones”, explica Isabel Almarza, Gerente Comercial de Microsystem.

“El continuo aumento del uso del papel en las organizaciones tiene un fuerte impacto en el medioambiente, así como también en la eficiencia de las propias firmas. El papeleo le resta agilidad a las compañías y limita la calidad del servicio al usuario final”, sostiene la ejecutiva.

En Chile, la producción anual de papel bordea las 500 mil toneladas, de las cuales sólo se recupera cerca de un 47%. En este sentido, la digitalización y la gestión documental electrónica son alternativas tecnológicas indispensables para minimizar el impacto ambiental del crecimiento de las empresas y del país.

tend2.jpg (9525 bytes)"Estamos llegando a un momento en que el uso del papel en las organizaciones ni siquiera se justifica económicamente", comenta Almarza. ¿Qué sentido tiene imprimir boletas que se tiran de inmediato a la basura, dejar papeles acumulando hongos en los hospitales o llevar procesos judiciales con expedientes cosidos a mano que se pierden a cada rato? ¿Cuántas veces llegamos a casa llenos de papeles inútiles en la cartera? O el papel importante que por error terminó en la basura.

"Si a estas desventajas sumamos el impacto ecológico del papel, la verdad es que el esfuerzo por incorporar tecnología documental se paga solo", enfatiza.


Ventajas de la digitalización de la información

Con la digitalización es posible rescatar la información de los documentos físicos y distribuirla geográficamente en forma electrónica, eliminando los costos y tiempos de transporte. La digitalización suele complementarse con reconocimiento de caracteres y sistemas de información que permiten generar índices para facilitar la búsqueda de información y la llamada minería de texto.

"La gestión documental se convierte así en una poderosa herramienta para la gestión y el análisis de contenidos, desde simples boletas y formularios a documentos de contenido complejo", asevera.

La gestión documental corporativa tiene varios beneficios adicionales. Al poder seguir con exactitud quién interviene un documento y cuándo, las responsabilidades se hacen más trazables. "La información se mantiene íntegra en caso de siniestro o extravío del papel; se favorece la confidencialidad de ésta gracias a la presencia de controles de acceso que no son posibles en el papel; y se libera espacio de almacenaje", detalla la ejecutiva.

Y los beneficios siguen, pues se puede acceder a la información en tiempo real, a medida que ésta se genera; se facilita el trabajo colaborativo al compartir ésta y la consulta de los múltiples usuarios, así como la obtención de estadísticas de gestión para guiar la toma de decisiones.

Microsystem suma 33 años en el mercado ofreciendo soluciones de vanguardia para que empresas e instituciones públicas puedan optimizar el uso de la información.

Octubre 2011
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