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SOLUCIONES DE CONTROL DE ACCESO Y ASISTENCIA
La transformación digital llegó al área de recursos humanos

Dentro de la tan nombrada transformación digital de las empresas, el foco se había centrado en las áreas de finanzas, operativas e incluso de marketing, pero ya los departamentos de recursos humanos no se pueden quedar atrás. Revista Gerencia conversó con los principales proveedores de soluciones de control de acceso y asistencia para conversar sobre este mercado y los beneficios de la tecnología en esta área.

Planillas a mano, contratos, solicitudes de permisos, vacaciones y seguros complementarios, son parte del día a día de las labores de un departamento de recursos humanos, cuya transformación digital no avanza al mismo paso que otras unidades dentro de las empresas.

La digitalización del control de asistencia del personal y el control de acceso permite no solo eliminar errores comunes relacionados con una mala digitación de los formularios o con envíos atrasados, e incluso pérdidas de documentos importantes para la empresa y el colaborador.

El avance tecnológico posibilita en la actualidad contar con soluciones de registro o captura de ingresos de manera automática y, más aún, poder hacer uso de esos datos en beneficio del negocio. Como explica Camila Tejos, Subgerente de Gestión y Planificación de PuntoSeguro, “la idea es, a fin de mes, tener un consolidado con la información completa relacionada con la asistencia y pasar esos datos, ojalá directamente, al área de remuneraciones, de manera que no haya intervención entremedio que pueda generar problemas. El contar con toda la información centralizada permite, por ejemplo, generar estadísticas y contar con herramientas que permitan una mejor gestión del recurso humano”.

Camila Tejos, PUNTOSEGURO.
Cristian Alvarado, VIGATEC.
Gustavo Maluenda, ZKTECO.
Roberto Salas, BASH DISTRIBUCIÓN.
Francisco Montecinos, CLARO CHILE.
Emelie Karlsson, ZKTECO.

En la misma línea, Cristian Alvarado, Product Manager de Seguridad Electrónica y Control de Accesos en Vigatec, señala que “las máquinas lo que hacen es simplemente la captura, pero es un buen software lo que permite la gestión, y ya, con eso y con datos, es posible hacer cosas inimaginables. A nosotros, como integrador, nos pasa que el cliente especifica trabajar con reconocimiento de huella o facial, pero hay miles de formas de poder hacer esa captura, lo importante es la gestión y, en este minuto, todos los proveedores que puedan ofrecer gestión están un paso adelante en el mercado”.


Regulaciones que se ponen al día

Hasta febrero de 2017, los sistemas de control de asistencia en Chile se regían bajo el artículo 20 del reglamento 696 del año 1996. El avance de la tecnología obligó a las autoridades a hacer una actualización de la normativa, considerando el auge de las soluciones electrónicas y computacionales.

Así, desde febrero de 2017 las empresas chilenas deben contar con un sistema que considere, como funcionalidades mínimas, la transferencia de las marcaciones de ingreso y salida hacia una base de datos central, una fórmula alternativa de registro en caso de problemas para realizar la marcación, un comprobante de la marcación en papel o digital -exigiéndose como base una notificación por correo electrónico automatizada-, una base de datos replicada y respaldada en dispositivos de almacenamiento externos, un mecanismo de seguridad para resguardar la integridad y confidencialidad de los datos y, adicionalmente, la plataforma debe estar distribuida en más de un servidor para garantizar la continuidad operativa del sistema.

De acuerdo con Gustavo Maluenda, CEO de ZKTeco Chile, Brasil es uno de los países donde las regulaciones relacionadas con control de asistencia son más estrictas. Como fabricantes de hardware de captura, la experiencia internacional de ZKTeco ha servido para abrirse un espacio interesante en nuestro país.

“Después de Brasil, continúa Chile. Nosotros hemos adaptado dispositivos de varias gamas para poder cumplir con la normativa, y nos certificamos con la Universidad de Santiago que realizó la acreditación completa y el compendio que se presentó a la Dirección del Trabajo para que nuestro producto estuviera validado por la autoridad”.

ZKTeco cuenta con un software especialmente diseñado para la normativa legal en Chile y que cubre tareas a nivel de gestión, reportería y manejo de datos.

“Es un software con funcionalidades básicas que nos permite mostrar que tenemos una máquina que posee la robustez requerida y que cumple con la normativa legal, al tiempo que nos dejamos acompañar por socios de negocios que, con sus propias plataformas, pueden entregar estadísticas, mientras nosotros nos preocupamos de entregar un validador en borde, una máquina robusta que cumple con lo que se pide a nivel legal, informático y técnico”, indica el ejecutivo de ZKTeco.

Para Roberto Salas, Gerente Desarrollo Negocios y Canales de Bash Distribución, es importante hacer la distinción entre los productos “homologados” y los “certificados”. “Los productos de hardware y software deben estar certificados, aun cuando estén homologados.

Es importante que estén acreditados por una casa certificadora en Chile, pues eso hace una pequeña diferenciación ante el cliente que, al fin y al cabo, quiere tener un registro de asistencia de acuerdo con lo establecido en nuestro Código del Trabajo y que la Inspección del Trabajo exige”, señala.


La tecnología al servicio de RRHH

Transformación digital parece no ser el concepto adecuado en materias de recursos humanos y control de asistencia y accesos. Como indica Francisco Montecinos, Coordinador Regional Canales TIC para el Mercado Empresarial de Claro Chile, hoy es importante hablar de aceleración digital y llevar la transformación a hechos concretos.

“Como Claro, nosotros no queremos predicar. Queremos actuar. Y dentro de esta aceleración buscamos un partner con la robustez necesaria, con software y con un equipo que nos permita tener esta tecnología en nuestra casa. Y lo hicimos. Hubo muchos problemas con la tecnología, pero esa es la aceleración a la que me refiero”, comenta el profesional.

Asimismo, hace referencia al sistema de control de accesos implementado por Claro Chile y que cuenta con tecnología de ZKTeco, basada en un dispositivo biométrico que Claro probó incluso antes de su lanzamiento oficial al mercado. Esta nueva línea de reconocimiento facial permite enrolar la cara de una persona a través de un equipo celular y enviar la imagen a un software de Claro.

“Tratamos de buscar el punto medio entre adaptar el hardware para el software y el software para el hardware. Ese proceso es un poco difícil porque tenemos un hardware bastante robusto, mucho más robusto que los celulares que tenemos en el bolsillo, pero que por cuenta propia no hace nada. Y, por parte de Claro, hay un software muy potente que, si no habla en el idioma de la máquina, tampoco es útil. Este es un proceso que todavía continuamos perfeccionando”, añade el profesional de ZKTeco.

El ejecutivo de Claro Chile comenta que son estos tipos de iniciativas los que hacen realidad la aceleración digital y abren paso a la transformación de las áreas de recursos humanos. “Hoy la persona a cargo está sentada sin ninguna información en línea. En este modelo, la información le llegará a final de mes, cuando tenga que firmar la planilla de asistencia para poder pagar los sueldos. Pero en estos momentos no sabe cuántos están trabajando, cuántos están con licencia, cuántos llegan atrasados, cuántos llegan a la hora, quién tiene permiso. No sabe nada; y la transformación digital significa contar con esa información hoy, en tiempo real: ahora, no mañana”, asevera.

Por su parte, el ejecutivo de Bash Distribución enfatiza en la seguridad como uno de los principales beneficios de las soluciones de acceso y asistencia. “No solamente ayudan a tener un buen control y registro de las personas que pueden ingresar, sino que también permiten hacer un buen desarrollo de la analítica desde el punto de vista de la protección, para poder entender quiénes son, por ejemplo, las personas que vienen y que no están registradas, para poder integrar y generar una señal de alerta en caso de que la persona que esté ingresando tenga un registro criminal, entre otras”, indica.

“Los controles de acceso también son gestión y permiten saber el flujo de personas que se están moviendo en determinado minuto, incluso saber la identidad de quienes están dentro de un edificio en un terremoto”, añade el profesional de Vigatec, para quien este tipo de soluciones puede ir más allá de RRHH y aportar, por ejemplo, a las áreas de operaciones.


Más allá del sector empresarial

Un paso más allá de su aplicabilidad en el segmento corporativo, las soluciones de control de asistencia y acceso se han abierto espacios gracias a los avances de la tecnología, la creatividad de los integradores al momento de ofrecer una solución y los cada vez más exigentes requerimientos de los compradores.

Para Emelie Karlsson, Key Account Manager de ZKTeco Chile, hay interés general por este tipo de soluciones y en todo tipo de industrias, sin que se destaque una en particular como la más interesada o más a la vanguardia en estas implementaciones. En el caso de ZKTeco, en su búsqueda de cómo añadir un valor agregado con impacto social a los dispositivos, logró incorporar sensores de altura, masa y peso, lo que permite, entre otras aplicaciones, determinar la evolución del desarrollo de alumnos en un colegio. “Hemos logrado adecuar nuestros dispositivos para poder capturar un dato extra para entregar información para que se pueda gestionar. Puede que existan sectores en la industria donde este dato pueda ser significativo y la solución sea de interés”, comenta el CEO de la marca.

Así, el sector de educación surge como otra de las verticales que podría verse beneficiada con estas tecnologías; por ejemplo, para reportar automáticamente la asistencia de los estudiantes a determinada clase, pudiendo incluso llegar a anticipar tasas de ausencia y deserción, hasta para llevar un control de las horas efectivamente utilizadas en clases por parte de los docentes.

Otro ejemplo es el proyecto de PuntoSeguro que relató su Subgerente de Gestión y Planificación: “Nosotros nos adjudicamos el proyecto cloud de asistencia para las becas de inglés de Corfo en 2012. La persona iba a su clase de inglés, marcaba la asistencia, y en base a ese registro Corfo procedía con el pago a los institutos. Fue un proyecto muy interesante porque incluyó varios partners dentro del mismo desarrollo”, señala la ejecutiva de la empresa.


Por el bien de la industria

La amplitud de tecnologías que se pueden combinar en estos proyectos es muy grande, y la creatividad de los proveedores para resolver los “dolores” de los clientes en términos de soluciones de acceso y asistencia puede llegar a mucho. Sin embargo, muchas veces las expectativas chocan de frente con los costos.

Como explica Cristian Alvarado, “en un comienzo el boom eran las cámaras en HD de 4 megas, pero cuando empezábamos a aterrizar el concepto y el cliente veía los costos, empezaba a bajar un poco la solución. Lo mismo pasa en el caso de control de acceso; piden reconocimiento de huella o facial y mil cosas que muchas veces no son útiles; porque si una empresa tiene más de 1.000 trabajadores que entran en la mañana, no es viable por un tema de tiempo de lectura del rostro por persona. Lo otro que afecta es que, lamentablemente, somos un mercado muy informal, no vamos directamente a la calidad, vamos al precio, y eso lleva al tomador de decisión a basarse en este factor”.

Es por ello por lo que los participantes de este desayuno destacaron la necesidad de lograr sinergias entre los distintos oferentes, que permitan aprovechar las ventajas y fortalezas de uno y otro en beneficio del mercado en su totalidad. En el caso de PuntoSeguro, que trabaja con un nicho muy específico, que es el desarrollo de software, “es importante poder contar, por ejemplo, con partners de hardware con quienes podamos ir más allá. Debemos estar constantemente conversando, porque ellos pueden apoyarse en nosotros que sabemos de hardware y nosotros podemos descansar en ellos en otras cosas. En el fondo es tratar de hacer algo que resuelva una problemática del cliente y que nos complementemos”, comenta Camila Tejos.

Opinión similar comparte Roberto Salas: “Es importante contar con partners que puedan ayudarnos, porque evidentemente podemos trabajar de mejor manera, y una competencia sana entre los diferentes actores siempre es respetada”.

El ejecutivo hace también un llamado al mercado a que trabaje con empresas que no solo se dediquen a mover un producto a un precio, sino que busquen a un integrador que tenga toda una cadena de valor agregado que va de la preingeniería a la postventa. “Hoy eso es fundamental para brindar servicios como una empresa o familia se merecen”, agrega.

“Yo creo que hoy el llamado es a hacer comunidad, a hacer integración, y a ponerse creativos para acelerar el éxito del mercado”, finalizó Francisco Montecinos.

Octubre 2019
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