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G&NBRANDS
Automatiza la administración de contratos con tecnología y servicio de Ricoh

Hace más de 25 años, G&NBrands (ex Gastronomía y Negocios) comenzó sus operaciones con una tienda en Matucana; tres décadas más tarde, suma más de 320 tiendas de Arica a Punta Arenas, que -bajo un sistema de franquicias- la convierten en el mayor grupo gastronómico de Chile. A fin de automatizar la gestión de los más de 1.200 contratos, franquicias, arriendos, subarriendos, entre otros, la entidad optó por una solución ECM de la mano de Ricoh.
Patricio Meza, Gerente de Tecnologías de Información de G&NBrands; Claudia Díaz, Consultora de Ventas de Ricoh; Enrique Hott, Gerente de Servicios Corporativos de G&NBrands.

Hoy día, G&NBrands es la matriz tras las marcas Doggis, Juan Maestro, Mamut y Tommy Beans, y mantiene una estrategia de crecimiento de al menos 30 tiendas por año, para seguir consolidándose como líder indiscutido del sector.

“Somos una compañía que combina los locales propios con otros que funcionan bajo franquicias, que deben cumplir con las normas de calidad, servicio y marca fijadas por el estandar definido para cada una de ellas. Somos muy estrictos en que esa identidad se respete en cada lugar en que están nuestras marcas”, explicó Enrique Hott, Gerente de Servicios Corporativos de G&NBrands.

Hasta hace poco, la gestión de los más de 1.200 contratos, franquicias, arriendos, subarriendos, entre otros, se hacía de forma no automatizada, lo que significaba mayores tiempos de atención y respuesta al cliente, incidiendo en los procesos de evaluación y toma de decisiones.

Al respecto, Patricio Meza, Gerente de Tecnologías de Información de G&NBrands, comenta que la empresa tenía un diagnóstico claro que consistía en la necesidad de automatizar todo el proceso y atar varios cabos a partir de una solución de Enterprise Content Management (ECM) o Gestor de Contenido Empresarial. “Desde hace casi un año, Ricoh es el partner con el que logramos cubrir nuestras necesidades tecnológicas para el proceso de los contratos. Apostamos junto a ellos por un trabajo conjunto, logrando una relación muy fructífera que partió con la evaluación y diseño, y contempla, además, acompañamiento, asesoría personalizada, soporte constante y trabajo en equipo”, agrega.


Una solución integrada

Establecidas las necesidades de la empresa, el equipo de Ricoh trabajó en el diseño de una solución basada en un gestor documental con la integración de un Workflow, que permite procesar la documentación física y digital de la empresa, así como el almacenamiento -de manera segura- de nueva información.

Víctor Pacheco, Especialista de Soluciones de TI de Ricoh, explica que “una vez que entendimos cada uno de los puntos clave de todo el proceso junto al cliente, trabajamos en el diseño de una solución cuyas funcionalidades permiten la integración con sistemas de bases de datos, facilitando la toma de decisiones; un flujo de trabajo automatizado, para el control y seguimiento del proceso con cada franquiciado; la emisión de contratos, a través de plantillas, con lo cual se unificaron formatos y recortaron tiempos; así como alertas automáticas sobre cualquier tema de interés en el proceso, entre otros beneficios”.

Por su parte, Claudia Díaz, Consultora de Ventas de Ricoh, está convencida de que no solo la confianza y el reconocimiento hacia una empresa con años de experiencia en el sector -y que además ha sido partner de esta compañía desde antes, con la entrega de equipos de impresión- hizo que G&NBRands hoy estuviera avanzando en la transformación digital de su negocio junto a Ricoh, sino que también “la cercanía, el acompañamiento y, sobre todo, nuestra experiencia para entender lo que necesita el cliente y ofrecerle soluciones integrales”. Finalmente, Enrique Hott subraya que Ricoh presentó la propuesta que mejor se adaptó a sus necesidades; “nos llamó la atención que una herramienta específica cubriera parte de nuestros requerimientos en materia de control y procesos. Las expectativas se han cumplido, de la mano de un equipo que ha asumido como propias nuestras necesidades”.

Junio 2018
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