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Miércoles 18 de Julio de 2018         •         Dólar= $656,54         •         UF=$27.191,08         •         UTM=$47.538

GESTIÓN DOCUMENTAL
Un “ancla” de la Transformación Digital

Impulsada ya sea por normativa o por la nueva generación de Millennials, la gestión documental avanza y lo seguirá haciendo, pues el optimizar los procesos es un paso clave de la transformación digital de las empresas. Sobre su rol en la evolución de las organizaciones, sus avances y proyecciones, conversamos con integradores y marcas en el desayuno de Revista Gerencia.

Si bien aún los proyectos de gestión documental surgen a partir de un “dolor” en las empresas, los proveedores coinciden en que este mercado comienza a avanzar hacia un nivel de madurez mayor y se vislumbra con muy buenas oportunidades.

Por ejemplo, Claudia Maige, Gerente de Cuentas Corporativas en Microgeo, sostiene que este año se observó un “cambio de conciencia” respecto a la gestión documental, así como una gran necesidad de “poder mejorar procesos dentro de cualquier rubro o compañía”. “Sin duda, se está avanzando mucho, empezando con soluciones básicas para que la gente comience a familiarizarse con esto, y de allí integrándose con todo el flujo de papel, tanto en la entrada como en la salida, para -de alguna manera- integrar todos los sistemas de la empresa”, asevera Andrés Etcheberry, Regional Product Manager de Paperless.

Claudia Maige, MICROGEO.
Andrés Etcheberry, PAPERLESS.
Eduardo Audicio, G-NOMA.
Domingo Valdés, DIMACOFI.
César Orrego, XEROX.
Manuel Guzmán, AUSTRANET.
Walter Núñez, RYC.
Vicente Bravo, KYOCERA.
Joaquín Mardones, LINK TECNOLOGÍA DIGITAL.
Luis Azócar, TEKKROM.
Jacinto Obispo, API-UX.
Christian Dettleff, EPSON.

Al respecto, Eduardo Audicio, Socio Fundador y Gerente General de G-NOMA, afirma que la gestión documental se está abriendo “hacia la parte más baja de la pirámide”. “El interés ya no es solo de las grandes corporaciones, del Gobierno y de las aseguradoras, sino que hay empresas de otros sectores que están incursionando y viendo las posibilidades que les dan las nuevas herramientas”, agrega.

En este sentido, los proveedores observan que las organizaciones están buscando optimización. “Hoy las decisiones no se están tomando solo con la experiencia de los ejecutivos, sino que también con información. Eso lleva a que exista más demanda de automatización de procesos y digitalización, que extraigamos datos y podamos tomar decisiones con ellos, lo que está muy asociado también con los proyectos de transformación digital”, indica Domingo Valdés, Gerente TI de Dimacofi.


Clave en la transformación digital

Hoy, cuando la mayoría de las empresas apunta a la transformación digital, la gestión documental se plantea como clave en este cambio. Según detalla César Orrego, CMS & DTPS Business Manager de Xerox Chile, esta evolución implica convertir a la empresa en digital. “Hay que moverse hacia allá, tanto a nivel de los procesos internos como en la forma en que nos comunicamos con partners, clientes y proveedores. En este sentido, la gestión documental es el punto de partida de una estrategia totalmente digital, para poder manejar todo electrónicamente, y después ir agregando otras cosas”, explica.

A juicio de Manuel Guzmán, Gerente General de Austranet, la gestión documental no es un fin en sí, sino un medio para mejorar los procesos, hacerlos más eficientes y seguros, y aumentar la productividad de las empresas. “Una compañía ‘más liviana’, que ‘nació digitalmente’, es mejor competencia”, añade.


Desde el “dolor”

A juicio de los proveedores, los clientes siguen acudiendo a la gestión documental de forma “un poco reactiva”, cuando ya el costo de mantener una bodega es muy alto o tienen que pagar una multa porque la documentación que debían entregar no estuvo en el momento. Un proyecto de gestión documental puede partir por estas razones, “y es en esos momentos, cuando las organizaciones buscan un partner que les solucione el problema y el flujo, porque tienen el dolor muy reciente”, detalla el ejecutivo de Austranet.

“El punto de partida sigue siendo un dolor, pero lo importante -señala Walter Núñez, Gerente de Delivery de RyC-, es que muchas veces los clientes no saben qué herramienta puede solucionarlo”. En este aspecto, los proveedores concuerdan que el camino es la consultoría.

En opinión de Vicente Bravo, Jefe de Tecnología y Soluciones de Kyocera Document Solutions, es fundamental partir por concientizar al cliente de sus procesos. “Muchas veces se encuentra con situaciones en que no sabe que tiene un dolor, porque no conoce la tecnología o cómo se procede en otras organizaciones. Por lo tanto, nunca se lo cuestiona, está acostumbrado a esa situación como algo normal”, agrega.

“Muchas empresas funcionan con procesos manuales, fotocopias, duplicados, etc. Entonces, hay que buscar la necesidad en ellas y hacerles entender que recuperarán su inversión en meses con la gestión documental”, comenta Joaquín Mardones, Ingeniero de Soporte de Link Tecnología Digital.

En este sentido, para la ejecutiva de Microgeo, es un aporte el que hoy ya se pueda medir el retorno de este tipo de inversión. “Hay variables con las que puedes hacer un análisis y decir al cliente que un proceso muy simple, que puede ocupar a cinco personas y pasar por 60 pasos, demorando varios días, se puede reducir a más de la mitad con un buen flujo del documento”, indica.

“Hay que sentarse con el cliente y conocer su problemática. A veces se comete el error de llegar con la solución prefabricada, pero primero hay que entender lo que quiere y luego ver la tecnología que puede apoyarlo. Esto abre una oportunidad muy interesante”, señala Luis Azócar, Gerente General de Tekkrom.


Evolución y regulación

Respecto a la evolución que vive el mercado de la gestión documental, Jacinto Obispo, Arquitecto de Soluciones en API-UX, indica que “hoy en día, hasta los fabricantes de impresión se han dado cuenta de que el mundo cambió, que vamos hacia el documento digital. Entonces, si la misma industria a la que le interesa el uso del papel percibió que esto se está transformando, es porque estamos dando el siguiente paso”.

El ejecutivo agrega que se observa un avance hacia mayores niveles de madurez, donde se empieza a hablar de record management, custodia digital, etc., donde hay importantes oportunidades, pues se requiere que los documentos estén guardados con seguridad, evitando los riesgos de pérdida, deterioro o adulteración, y facilitando su búsqueda y recuperación.

Para Christian Dettleff, Regional Business Developer Soluciones Corporativas Cono Sur de Epson, se han visto ciertos empujes para impulsar la transformación digital, por ejemplo, con la firma digital y la Ley de Transparencia. “Además, debemos considerar que a los nativos digitales no les gusta el papel. Para ellos, todo es digital y saben que existen las herramientas para eso, lo que será otra presión que hará que este tema se masifique y madure”, indica.

Según Diego Bartucevic, Gerente de Annuities de Lexmark, si bien se observa que los niveles de impresión están decayendo, aún lo hacen a una tasa lenta. “Quizás cuando los Millennials lleguen a cargos gerenciales se generará un cambio importante”, asevera.

Diego Bartucevic, LEXMARK.
José Antonio Barriga, BLUE PEAKS.
Patricio Pérez, RICOH.
Claudio Cepeda, BROTHER.
Mayra López, ALTIUZ.

“Más que un tema generacional, que existe, sin duda, hoy el gran impedimento es la parte legislativa para que esto realmente empiece a funcionar como corresponda. El día que la Firma Electrónica Avanzada -a través del Blockchain u otro medio- sea masiva, van a desparecer los papeles”, adelanta José Antonio Barriga, Gerente Ventas de Blue Peaks. “Por ejemplo, el área financiera y de gobierno son las que más imprimen, porque hay trabas legales y paradigmas que en algún momento cambiarán y cuando lo hagan, el cambio será muy duro”, agrega el ejecutivo de Lexmark.

En este sentido, ayudaría que muchos procesos que no están normados, se tiendan a estandarizar, para lo cual falta un tema de regulaciones y, según el profesional de Xerox, “también hay un tema cultural que no hay que dejar de lado; la gestión del cambio es crítica para que proyectos de este estilo tenga éxito”. “Si no empezamos a cambiar nuestra mentalidad, seguiremos trabajando en terreno en papel con un nivel de errores y aumento de costos enorme. El hecho de que haya una normativa ayuda a aclarar el proceso de adaptación a ese cambio, si no tardará mucho para que la gente cambie la costumbre de trabajar”, señala la ejecutiva de Microgeo.


Proyecciones y retos

“Este año se puede observar cómo las empresas están atreviéndose a otras cosas más allá de la gestión documental: ver qué hay dentro de los datos o documentos; Inteligencia Artificial (IA) y pilotos de este tipo”, precisa el ejecutivo de Epson. Agrega que es un buen año para partir con este tipo de iniciativas y pilotos pequeños, mirando incluso cómo lo han implementado otras empresas.

Según el ejecutivo de Kyocera, otro reto tiene que ver con la contaminación informativa, algo que aún no ha generado el suficiente ruido, pero con el tiempo se verá que muchos documentos almacenados pueden ser duplicados e inútiles.

Hoy los documentos digitales se guardan y catalogan desde una perspectiva del negocio, pero no desde el valor documental, que es el que permite saber cuáles debemos guardar o no, detalla el ejecutivo de API-UX, añadiendo que “hay que enseñarles a las empresas que deben saber cómo guardar los documentos y que normativa cumpliremos, lo que aún no se da en Chile”.

Mientras se espera que los volúmenes de impresión se reduzcan y todo vaya a lo digital, en materia de tecnología todo apunta a tecnologías más amigables, que consuman menos energía y sean más eficientes. También se espera la integración con tecnologías disruptivas como IA, además de mucha robótica y automatización. “Todo apuntará a disponibilizar la información, y no solo los documentos físicos, pues los escáneres pueden tomar objetos 3D para convertirlos y digitalizarlos. Entonces va mucho más allá que solo la impresión. Se va avanzando por diferentes flancos y todo enfocado la movilidad: donde el usuario esté y lo necesite”, enfatiza Patricio Pérez, Gerente Cuentas Estratégicas de Ricoh.

“Existe una desconexión en las empresas pequeñas y medianas entre lo que es la transformación digital y la gestión documental, porque muchas Pymes aún se preguntan qué hacer con los documentos escaneados, y no hay gestión sobre esos procesos”, detalla Claudio Cepeda, Director Comercial de Brother. “Mientras la transformación digital de las grandes empresas es monstruosa y con un potencial enorme, las 250 mil Pymes que existen y que brindan servicio a ese otro grupo, están atrasadas, por tanto la mayor oportunidad está en cómo hacer que estas se integren y cuando eso ocurra, ese día todo se convertirá en digital”, concluye.

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Junio 2018
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