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DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN LA EMPRESA CHILENA
Avanzando hacia una cultura digital

La documentación electrónica incluye un amplio abanico de documentos. La factura electrónica es uno de ellos, y gracias a su obligatoriedad ha impulsado fuertemente el desarrollo de soluciones para su manejo. Para conocer el estado de este mercado, nos reunimos con importantes actores del sector en el desayuno organizado por Revista Gerencia.

Con las grandes compañías ya incorporadas completamente al modelo de factura electrónica, el desafío es para las pequeñas, medianas y micro empresas, para las que se han extendido los plazos para adecuarse a este requerimiento, el que no está exento de dificultades. Para impulsar este proceso, el Servicio de Impuestos Internos amplió el uso de su portal Mipyme para que una mayor cantidad de pequeñas empresas lo utilicen.


Pymes y factura electrónica

Como señala Javier Rengifo, Gerente General de Bsoft, “en general, las empresas más pequeñas no cuentan con sistemas ERP; muchas de ellas están recién saliendo del manejo manual de su contabilidad, el Servicio de Impuestos Internos extendió el uso de su portal que antes tenía una capacidad limitada por facturación anual, lo que es positivo para el empresario, porque es una solución gratuita, pero no para los proveedores que estamos tratando de introducir tecnología en ellas e ir un paso más allá en su avance en esta materia”.

Javier Rengifo, BSOFT.
César Orrego, XEROX.
Sergio Bustamante, SIGNATURE SOUTH CONSULTING.
Pedro Muñoz, AZURIAN.
Gonzalo Souper, RICOH.
Aliosha Bertini, PAPERLESS.
Excequiel Matamala, CONSIST.
Cristián Leturia, VALUETECH.

De hecho, afirma César Orrego, CMS & DTPS Business Manager Presales & Implementation Global Document Outsourcing de Xerox, “cuando se abrió el portal, la ACTI solicitó una reunión con el SII porque se quería evitar una ‘competencia desleal’. Sin embargo, es una solución limitada, útil para empresas pequeñas que tienen un número de facturas que puede ser manejado manualmente; compañías un poco más grandes buscan soluciones más robustas que les den no solo la posibilidad de cumplir con la obligación de la factura electrónica, sino que utilizar otras ventajas, como la aprobación o el intercambio electrónico”.

En ese sentido, Sergio Bustamante, Gerente Desarrollo de Negocios de Signature South Consulting, explica que “hay que considerar que la plataforma Mipyme está pensada principalmente para la emisión y recepción de documentos. Sin embargo, cuando nos referimos a todos los procesos asociados a los servicios dentro de los sistemas de información de las empresas, como el manejo de gestión documental, seguimiento y control de documentos, workflow operativo, etc., respecto de la alimentación de las distintas interfaces, quedan absolutamente fuera de esa plataforma, y ahí cobra relevancia el hecho que nosotros podamos proveer soluciones de gestión y servicios que satisfacen ese tipo de necesidades”.

Finalmente para Pedro Muñoz, Gerente Comercial de Azurian, “se trata de un tema de madurez, porque podemos decir que el portal del Servicio de Impuestos Internos básicamente cumple, pero cuando las empresas buscan otros niveles de usabilidad, funcionalidad e integración, naturalmente deben migrar hacia un proveedor de soluciones más robustas e integrales”.


Cultura electrónica

Si bien las grandes empresas ya han incorporado la factura electrónica en su quehacer cotidiano y las Pymes están encaminadas hacia ello, aún no podemos hablar de una cultura de documentos electrónicos empresarial. La tecnología se encuentra disponible, pero como todo cambio, requiere de tiempo y un impulso serio que lo permita. En ese contexto, “nos encontramos con realidades muy diversas, grandes empresas que, vistas externamente, parecen muy operativas, pero en el ámbito tecnológico solo cuentan con lo básico para sustentar el negocio; también hay otras en las áreas de TI que están apoyando fuertemente la gestión del negocios, buscando, evaluando y recomendando soluciones”, señala el ejecutivo de Azurian.

Esta situación de retraso se debe, según Gonzalo Souper, Gerente de Enterprise Services de Ricoh Chile, “a que muchas empresas todavía no le dan el valor que realmente tiene la tecnología y prefieren invertir en maquinaria que les permite producir y obtener ganancias por ello en el corto plazo”.

Es por eso que, de acuerdo a los proveedores, es necesario que para avanzar en estas soluciones de gestión documental, se cuente con el apoyo, a través de planes, proyectos y normativas que debiesen venir principalmente desde el Estado o incluso desde entes privados para que sean incorporadas y aprovechadas por los usuarios. Esfuerzos se han realizado a lo largo de los años, pero la falta de una política clara y permanente en el tiempo, ha limitado su concresión y proyecciones.

Según Aliosha Bertini, Gerente Comercial de Paperless, “desde hace muchos años se está hablando de factura electrónica, pero si no hubiese intervenido el Servicio de Impuestos Internos, dificilmente se habría convertido en una realidad. A fines de 2017 prácticamente todas las empresas en Chile van a utilizarla, en distintas formas y con variadas soluciones, porque es una obligación, por eso el gran desafío es que otros organismos del Estado, e incluso entes privados empujen estas tecnologías para que sigamos avanzado y no nos detengamos aquí, porque existen las normas y la tecnología para pensar en flujos electrónicos de documentos, pero todavía hay brechas que superar”.

Según Excequiel Matamala, Country Manager de Consist, “para muchas empresas conceptos como documentos digitales son temas netamente tecnológicos, aún un poco lejanos de su realidad. Lo vemos con la firma electrónica, ya sea simple o avanzada, que aunque existe y funciona, las compañías todavía son reacias a implementar procesos de negocios automatizados utilizando estos recursos y siguen, por ejemplo, imprimiendo las facturas electrónicas porque el área encargada de sus pagos así lo requiere y no está integrado en un sistema. Lo importante es que se llegue a coordinar un ciclo completo, desde el inicio hasta el fin, y donde vemos un escenario favorable de desarrollo de negocios es en la gestión de procesos”.

Al respecto, complementa el ejecutivo de Signature South Consulting, “la industria bancaria está haciendo esfuerzos muy interesantes, como la notaría electrónica, impulsada por las actividades de factoring que requieren la firma de una serie de documentos. Ellos están trabajando en un workflow, de modo que si eres un cliente con una FEA (Firma Electrónica Avanzada) puedas efectuar el ciclo completo de gestión documental, hasta obtener las líneas de crédito autorizadas”.

Sin embargo, para que la gestión documental se convierta concretamente en una realidad, Carlos Morgado, Socio Director de MG Consultores, añade que “es necesario cambiar el modelo existente de firma electrónica, que se implementó basándose en la Ley 19.799 de 2002, simplificándolo y trabajando fuertemente en uno de interoperabilidad para avanzar hacia una verdadera gestión de documentos”.


Comunicación entre sistemas

En el mundo de los documentos electrónicos y su gestión, el próximo paso es la interoperabilidad, lo que permitirá un verdadero desarrollo gracias al intercambio de información que se obtenga entre distintas soluciones.

Como afirma el profesional de Bsoft, “de aquí a 2020 todas las empresas van a estar operando con factura electrónica, y el modelo que se está aplicando llevará naturalmente a las empresas tecnológicas, sobre todo a las que desarrollamos ERP, al paso siguiente, que será extrapolarlo hacia el resto de los documentos de las empresas, creando un modelo que permita integrarnos entre distintas soluciones”.

En ese sentido vuelve a ser fundamental el impulso del Estado. Según el ejecutivo de MG Consultores “debemos alcanzar un estado en que el ERP de una empresa, sea capaz de crear y enviar un documento a otro que lo lea y lo entienda a nivel de sistema. Eso se intentó en Chile a nivel intragubernamental: se hicieron esfuerzos no menores que por diversas razones no prosperaron. Es fundamental que el Gobierno se comprometa con estos desarrollos porque son aspectos que finalmente influyen en los procesos y prácticas sociales”.

Por eso “si nos referimos al sector público, vemos que allí existe un enorme potencial para aplicar tecnologías de gestión documental, que finalmente permiten responder de forma más simple y eficiente al ciudadano, pero faltan los compromisos para que esto se realice. Hoy existe una gran capacidad tecnológica, pero alguien tiene que darle el impulso definitivo”, añade el ejecutivo de Azurian.


Beneficios de la gestión documental

Aunque aún estamos lejanos de llegar a tener oficinas sin papeles; los documentos electrónicos sí están reduciendo su número y abriendo el camino hacia una gestión integrada, ordenada y precisa, que influirá positivamente en la operatividad de las compañías.

Según Pedro Muñoz, “el papel podemos manejarlo, puede disminuir o ser un respaldo, pero instituciones como bancos y Gobierno, tienen grandes retos al respecto. No existe todavía una conciencia clara y el conocimiento necesario, por lo que muchas veces cuando ofrecemos un servicio de gestión documental electrónica no se logra dimensionar sus potencialidades. Este es un cambio importante que tiene que ver con la cultura y, claramente, hoy estamos en una etapa de transición”. En ese sentido, según el ejecutivo de Ricoh, “20 años después el discurso sigue siendo el mismo, las empresas siguen teniendo las mismas excusas para no incorporar tecnología y disponibilizar la información para los usuarios de las distintas áreas y negocios. Por eso, hay un reto importante en el que avanzar”.

Cristián Leturia, Gerente Comercial de Valuetech, agrega que “en el mundo de los grandes bancos, cerca del 20% está haciendo sus procesos con documentos electrónicos, lo que demuestra que aunque la tecnología esté disponible, son cambios que no ocurren de un día para otro. En esta etapa es importante tener los procesos transaccionales en forma electrónica, lo que en las Pymes aún no se implementa. Luego podremos avanzar hacia la incorporación de los documentos electrónicos dentro de los procesos de las compañías de forma integral.

Claramente la obligatoriedad de utilizar la factura electrónica ha significado un enorme impulso, que ha permitido el desarrollo de documentos y firmas electrónicas, pero que muchas veces se encuentran aislados del resto de los sistemas de la compañía. El próximo paso es hacia la integración, lo que permitirá masificar estas soluciones ofreciendo interesantes oportunidades para las empresas.

Julio 2015
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