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La gran promesa de la gestión documental

La economía chilena crece año a año y los documentos e información generados por las empresas también. Eso ha hecho que los sistemas para administrarlos se vuelvan imprescindibles y que la gestión documental surja como la mejor alternativa a la hora de clasificarlos, administrarlos y acceder a éstos. Las compañías que la están implementando ya evidencian no sólo ahorro de tiempo y mayor eficiencia en la impresión, sino también mejora en los procesos de su negocio y la posibilidad de tener más gente dedicada al “core” de la empresa y ya no buscando información perdida. Acerca del desarrollo de la gestión documental en Chile, conversamos con destacadas firmas proveedoras, en el desayuno organizado por Revista Gerencia.

Para nadie es un misterio que el 80% de la información de las compañías está en estado no estructurado, dispersa en miles de documentos guardados en pendrives, discos duros y correos electrónicos. Es en el ordenamiento de ese caos donde la gestión documental tiene un papel que cumplir, como indica Alejandro Léniz, Gerente de Proyectos ECM, División Gestión Documental de Microgeo. “El papel siempre existirá, es cierto, pero el desafío es que el acceso a la información contenida en éste sea más rápido, aunque esté almacenado. Lo importante es tener en cuenta que detrás de todos los archivos y los papeles, está gran parte del conocimiento adquirido por una compañía, el que debe ser resguardado”, afirma.

De acuerdo a la experiencia de Germán Figueroa, Jefe de Proyectos de EXE Ingeniería, “cuando no existen sistemas de gestión documental, más del 70% del trabajo de las personas está centrado en el papel”; un enfoque que lo saca del “corazón” del negocio y que provoca grandes ineficiencias.

A juicio de Carlos Morgado, Gerente General de M&G Consultores, “estos argumentos son suficientes para comprobar que hay mucho espacio para que la gestión documental -compuesta por almacenamiento físico de los documentos, digitalización y tecnologías para incorporarlos a los procesos- crezca”.


Control de la información: Una necesidad actual


La gestión documental partió en la década de los 80’ y sigue creciendo con fuerza hoy, 25 años después. “Aún muchas empresas están evaluando su implementación, para pasar del mundo físico del papel a los documentos digitalizados. Están en pleno proceso de análisis de soluciones”, asegura Jorge Hess, Gerente General de HQB.

Gestión documental es una preocupación en el mercado hoy, y eso prueba que se trata de un concepto maduro y actual, de acuerdo a Isabel Almarza, Gerente Comercial de Microsystem. “Grandes empresas todavía no tienen resuelto cómo llevar adelante la administración de la información que tienen contenida en documentos y archivos físicos; un tema que les inquieta. Incluso, hay más interés hoy que hace unos años atrás”, afirma.

La vigencia de los sistemas de gestión documental es evidente para el ejecutivo de HQB. “Luego de pasar de tener la información centralizada en grandes mainframes y posteriormente distribuida en computadores personales en grandes redes, junto a bases de datos y ERP, hoy se hace necesario contar con sistemas de gestión documental capaces de conectar todos estos sistemas con la información generada por las compañías. Los clientes, hoy, no conciben que sea de otra forma”, detalla.

Sin embargo, a pesar de que estas evidencias son irrefutables, Willy Montenegro, Key Account Manager Latinoamérica de NetSec Chile, señala que menos del 50% de las empresas ha incorporado la gestión documental a sus procesos. El lado positivo -rescata- es que a pesar de que queda mucho por hacer, existen múltiples casos de éxito que motivan al resto del mercado a subirse a esta tecnología. Según indica, municipalidades y retailers ya están trabajando con plataformas de gestión documental, a través de sistemas fáciles y ágiles. “Falabella Seguros, por ejemplo, cuenta con una plataforma que permite al cliente elegir el seguro, en el que los documentos y las transacciones están respaldadas por firmas digitales avanzadas y simples”, comenta.

Para David González, Product Manager de Business Systems de Epson, “también son destacables los pasos dados por el sector bancario y de educación, que han avanzado de manera sólida en la incorporación de la gestión documental a sus procesos de negocios”. Tanto es el desarrollo y maduración de la gestión documental que, a juicio de Hernán Rosas, Socio y Gerente de Marketing de Cynersis, “hoy ha traspasado los papeles y ya permite almacenar y administrar información contenida en audios y videos, por ejemplo en videoconferencias”. Explica que los clientes quieren tener grabadas sus reuniones en un repositorio documental y eso abre más caminos a la gestión documental, más allá del escaneo de facturas y contratos.


Barreras por derribar


En la actualidad, la gestión documental podría ser una tecnología completamente masiva, de no ser por la existencia de algunas trabas. Una de ellas es, según el ejecutivo de NetSec, la legislación, insuficiente al momento de validar las firmas digitales. A juicio de César Cabrera, Business Manager Imaging System Group de Canon, otra barrera es la cultural, impuesta por algunos líderes que supeditan cualquier nuevo sistema a la variable del costo. Sin embargo -explica el ejecutivo-, todos estos frenos son posibles de reducir. “Este es un tema de conversación permanente en las empresas y falta poco para que la gestión documental se desarrolle plenamente en las compañías”, asegura.

Guido Coppa, ALTIUZ.
Jorge Echeñique, RICOH.

La clave para avanzar más rápido, agrega, está en la educación. “Los precios de los equipos y sistemas han bajado, lo que posiciona cada día más la tecnología de gestión documental. Un impulso fuerte en ese sentido son las soluciones móviles, a través de aplicaciones libres, de código abierto, que permiten que las pequeñas empresas comiencen a familiarizarse con este tema, para luego pasar a la implementación de servicios más completos e integrales”, detalla.

Para que las empresas pierdan el miedo a incorporar nuevas tecnologías como la gestión documental, José Miguel Prieto, Director Comercial de Mega Archivos, indica que “es importante tranquilizar a los clientes, diciéndoles que no es necesario que digitalicen todos sus documentos históricos” -por ejemplo-, lo que en algunos casos sería engorroso y probablemente muy costoso, sino que deben focalizarse en digitalizar los documentos técnicos, los certificados; pero no aquellos papeles que después de unos años pueden destruirse, porque esos sólo requieren ser almacenados ordenadamente, para encontrarlos en caso de ser requeridos.

En paralelo, el ejecutivo de Cynersis recomienda estar atento a los cambios gubernamentales, como nuevas normativas bancarias que permiten el escaneo de cheques en las cajas de atención; o fiscalizaciones del Ministerio del Trabajo, que solicitan ver los contratos de los trabajadores. “Para todas esas necesidades hoy existen aplicaciones de gestión documental, además de herramientas adicionales como sistemas de procesos y workflow, que permiten que un documento sea desarrollado y aprobado por distintas personas dentro de una misma organización”, comenta.


Gestión de documentos para el negocio


El éxito de la gestión documental dentro de una compañía depende directamente de cómo se aborde. Así lo indica César Orrego, DTPS Business Manager Presales & Implementation Global Document Outsourcing de Xerox Chile, quien subraya que lo importante es hacerlo partiendo desde una visión estratégica, que muestre el objetivo final con etapas paulatinas de implementación -de uno a tres años, por ejemplo- de manera de mostrar cómo es posible alcanzar el objetivo, paso a paso. “Al principio puede ser sólo digitalizar, luego incluir la firma digital y posteriormente incorporar procesos”, puntualiza.

De acuerdo a la opinión de Hernán Cárdenas, Gerente General de Alniti, la gestión documental es un tema amplio, que tiene muchas etapas. “La primera, que es la necesidad de la digitalización, está asumida por las empresas; todas la conocen y han visto que es importante. La segunda es incorporarla al negocio, con herramientas como BPM, firma electrónica y sistemas workflow. Esta fase aún no está asentada en las compañías, pero que sin duda tiene grandes beneficios”. Asimismo, el ejecutivo de Alniti indica que a nivel asociativo se está trabajando en dar un impulso importante a la digitalización, para lograr que se acepte el documento digitalizado, y que tenga un valor comprobatorio legal.

Seguir avanzando en gestión documental también requiere considerar los requerimientos y el tipo de negocio de cada empresa. Para el ejecutivo de Xerox, al cliente hay que verlo como un todo. “La gestión documental debe satisfacer a todas las unidades y gerencias. Paralelamente, es necesario identificar qué mecanismos y procesos del negocio se mejoran con ésta, de manera de objetivar los beneficios”, explica.

Alejandro Léniz, MICROGEO.
Germán Figueroa, EXE INGENIERIA.
Carlos Morgado,
M&G CONSULTORES.
Jorge Hess,
HQB.
Isabel Almarza, MICROSYSTEM.
Willy Montenegro, NETSEC.
David González, EPSON.
César Cabrera, CANON.
José Miguel Prieto, MEGA ARCHIVOS.
César Orrego, XEROX.
Hernán Rosas, CYNERSIS.
Hernán Cárdenas, ALNITI.

El representante de EXE Ingeniería. señala que las empresas que ya avanzaron en digitalización hoy pueden centrarse literalmente en la “gestión” de sus documentos. Indica que hoy, a través de las tecnologías existentes, es posible mejorar el desarrollo y administración de la información, agilizar su flujo, y optimizar en su proceso de generación y distribución, para aportar al negocio.

Para la ejecutiva de Cynersis, el desafío de los proveedores de esta industria es justamente ayudar a las compañías a seguir el camino correcto, para lograr procesos más eficientes, que reduzcan los tiempos y tengan un impacto positivo y visible en sus resultados. Concluye que las experiencias exitosas demuestran que es posible, porque muchas empresas han logrado la captura de sus papeles masivamente y que sus procesos fluyan electrónicamente. Según afirma, “lo que hay que hacer es ayudar al mercado a identificar los mecanismos que facilitan ese proceso, y ahí es muy importante el apoyo consultivo que entreguemos los proveedores”.

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