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Document Management
Viviana Saulo
MCSE – MPC + Internet
vivianas@hotmail.com viviana.saulo@bakernet.com.ar

Hace unos tres años, cuando uno hablaba de una solución de Document Management contemplaba la contratación de aplicativos muy específicos, provenientes de pocas empresas que habían conquistado el mercado con alta especificidad y a muy altos costos. Tal es el caso, por ejemplo, de Filenet Panagon o PC Docs con su nueva versión de Docs Open/Docs Fusion. ¿La contrapartida para redes medianas que no podían cubrir esos costos? DFS (Distributed File System), mantener una estructura de directorios inventariada en una base de datos relacional, con una aplicación desarrollada en forma más o menos casera; o en el peor de los casos una carpeta compartida en la red bastante organizada y dividida en innumerables carpetas.

Información dispersa, duplicada, en diferentes formatos, mal clasificada, baja performance y pocas herramientas de administración eran algunas de las consecuencias esperables.

En ese momento apareció 80/20 con DME y la apuesta se tornó más accesible. La solución en public folders era una mejora notable en la clasificación, indexación y recuperación de la información y ni que hablar de la diferencia de costos.

A partir del año 2001 contamos con una solución mejorada a bajo costo, que en este caso no implica una consideración peyorativa sino alto rendimiento tecnológico y económico: MICROSOFT SHARE POINT PORTAL SERVER (SPS). Permítame contarle por qué.

document2.jpg (11723 bytes)SPS es un portal basado en tecnología web con herramientas de colaboración, acceso desde interfaces múltiples (Office, IE, Explorador, Aplicaciones desarrolladas), servicios de indexación, y la presencia del Web Storage, al que más adelante haré referencia. Document Management features, Portal y Workflow, integrados en un solo producto.

Vayamos al aspecto económico. Si quisiéramos hacer una comparación aproximada con las soluciones alternativas de document management, tanto Filenet Panagon como Hummingbird presentan un esquema de productos similar. Usted compra una solución de document management, aparte otro producto de Workflow y finalmente el Portal o la solución de Digital Dashboard. Contemplando solamente el módulo de Document Management estamos hablando de 40000 US$ de licencias para un servidor y 100 clientes en el caso del primero, y 45000 US$ en el segundo. Esto no incluye implementaciones, costos de entrenamiento, ni renovación anual de soporte y actualizaciones. Contemple valores similares y aún superiores si usted quiere agregar Portal y Workflow.

En el caso de SPS, todos estos productos se hallan integrados en una única solución, y el costo de las licencias (100 clientes + 1 servidor) es de aproximadamente 15000 dólares. Notable la diferencia1 .

Hasta acá, usted dispone de un factor de decisión importante relacionado con el negocio. Le presento ahora algunas diferencias tecnológicas importantes en el ámbito de la infraestructura del producto.

 

 WEB Storage vs. SQL + file system

Como mencionaba anteriormente, antes de Share Point usted tenía la opción de armar un inventario con su respectiva clasificación temática en una base de datos relacional, de los documentos disponibles en su red. Esto lo exponía al usuario a través de una interfaz que vinculaba los resultados de las búsquedas a un archivo físicamente guardado en una carpeta (File System).

Las soluciones de Filenet Panagon y Hummingbird están ubicadas en este rango de implementaciones. Ambas trabajan con SQL, Oracle o Sybase, como bases de datos relacionales, donde almacenan la ubicación y clasificaciones de los archivos, y luego almacenan los documentos en una carpeta o directorio designado a tal fin. Los archivos se vuelven lentos de acceder, la sincronización de la base con los documentos se vuelve un aspecto crucial (así como las herramientas de reparación) y la administración se complejiza innecesariamente. Usted verá que finalmente esto es costo y también está relacionado con el negocio.

Para poner un ejemplo concreto, Content Services (Panagon), reproduce un sistema de carpetas a través de una jerarquía que se guarda en una base de datos relacional y que en tanto se va haciendo más numerosa la cantidad de directorios y documentos, va perdiendo performance la exploración de las mismas (una especie de explorador propietario). Gracias a la tecnología que disponemos en la actualidad, podemos arribar a que no necesitaremos trascender los objetivos de diseño de una base de datos relacional. La estructura de directorios en SPS es tarea del Web Storage.

Web Storage. Microsoft ha diseñado e implementado ya con Exchange 2000 una nueva concepción de storage especializado en data no estructurada. Trate de olvidarse por un momento de las bases de datos relacionales. Aquí no se trata de campos ni registros, esta no es una solución transaccional como por ejemplo un sistema de facturación (por trasladarlo a un ejemplo concreto). La problemática del document manage-ment plantea la existencia de documentos que reciben clasificaciones dinámicas y múltiples (tanto más, cuanto más rápida y fácilmente se los quiera recuperar), que necesitan seguir circuitos de aprobación y que necesitan portar con ellos mismos toda esa información en forma performante y sin riesgos de desincronización alguna entre data y metadata. Hubo que ofrecer como alternativa un producto concebido especialmente para ello, que se adaptara a las necesidades crecientes de clasificar y recuperar la información y generar conocimiento en las organizaciones.

El web storage almacena cualquier tipo de dato, documentos, email, contactos, citas, multimedia, y los hace accesibles desde cualquier browser. Web storage es Data-centric en lugar de Interface-centric. Esto significa que independientemente de la interfaz, la cual se unifica en un browser (que ofrece la posibilidad de ver cualquier dato/formato), se pone el acento en la accesibilidad a los datos contenidos. Todo es URL – Accesible. También los datos son susceptibles de ser accedidos a través de XML ofreciendo toda una gama de intercambios posibles con otros sistemas.

 

 Seguridad

Mientras las soluciones que compiten de alguna manera con SPS ofrecen seguridad individual por ítem, Share Point ofrece un esquema de seguridad individual y general a través de la posibilidad de asignar permisos a carpetas, con todas las opciones de herencia de permisos, que hace más versátil y eficiente la administración. Para ser más gráfica, le pido que imagine a un gerente llamando al administrador y solicitando bloquear a un usuario del acceso a toda una serie de contenidos. En DOCS Fusion y en Content Services usted tiene que hacerlo archivo por archivo. Asimismo, estos sistemas delegan al usuario la tarea de asignar derechos. Aún más, o se toma la opción por defecto configurada a dicho fin, o es la única manera de hacerlo.

En Share Point, las carpetas (folder o enhanced folder) contenidas en el workspace ofrecen la posibilidad de agrupar archivos para su mejor clasificación así como para la administración de los permisos entre otras funciones importantes. Contamos también con la posibilidad de delegar la administración de los documentos y permisos del workspace a través de la asignación del rol de coordinador. Esto contribuye a dividir, en caso de ser necesario, la tarea del system administrador respecto de la del administrador del contenido. Así el usuario que no ha sido elegido para asignar seguridad queda totalmente fuera de ese circuito y responsabilidad, su tarea ya no será lidiar con la tecnología.

La evolución de la tecnología ha desembocado en nuestros días en un recurso más adecuado a las exigencias de la administración de la documentación y la data no estructurada. Integridad y consistencia, escala-bilidad y seguridad, y también un costo conveniente a los negocios son algunas de las características destacadas de Microsoft Share Point Portal Server.

 1 Cabe aclarar que esta relación de precios está originada en la República Argentina, y si bien se encuentra cotizada en Dólares Estadounidenses podría haber variaciones de un país a otro.

Enero de 2003
Enero 2003
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Comentarios acerca de este artículo
Claudio León O. Codiser Ltda. (4/9/2007)
Me podria indicar si lo que se indica en el articulo es aplicable para escanear o digitalizar informacion e imagenes o planos.
Jose Mendoza Rios TELEFONICA DEL PERU S.A.A (9/4/2007)
hemos revisado tambien productos como Papyrus WebArchive, ¿han tenido oportunidad de revisar y comparar esta herramienta?
Juan Santos Altec Mexico (20/5/2005)
Que opinas de la version de Share Point portal server 2003 respecto a la version 2001?
Pepita Pombo XXX (5/5/2005)
Hay herramientas de este estilo que no estén necesariamente casadas con microsoft.. digamos para entornos linux?
fabian mercuri mercuri s.a. (20/2/2003)
La autora de este articulo, hace denotar,que es una verdadera profesional calificada.
hernan lo iacono (13/2/2003)
Felicito a la autora de este articulo, me parecio sublime como fue tratado el tema, por lo que denota un gran conocimiento y experiencia en el mismo. los felicito nuevamente y aliento a viviana saulo a seguir trabajando de esta forma tan profesional.
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