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Agiliza procesos documentales internos con gestión y tecnología Xerox
Andrés Alemparte, Sub Gerente de Informática de Seguros Continental; César Orrego, Gerente de Soluciones de Software de Xerox de Chile.

Tras ser la primera compañía de seguros de crédito constituida en el país, Seguros Continental hoy se ha convertido en uno de los principales actores de este mercado, además del de pólizas de garantía. Como tal, maneja una gran cantidad de información asociada a cada uno de sus clientes, resultando fundamental el contar con acceso rápido y fácil a todos sus datos. Con el objetivo de resolver esta problemática, la firma se acercó a Xerox para obtener una solución adecuada. Ahondamos en los detalles de esta relación, con Andrés Alemparte, Sub Gerente de Informática de la aseguradora, y Gregorio Lira, Ingeniero de Proyectos de Xerox de Chile.

Debido a la creciente cantidad de información existente y la compe-titividad que se enfrenta en el mercado actual, el tradicional manejo de datos a través de fichas guardadas en archivadores comienza a quedar atrás. Al respecto, el Sub Gerente de Informática de la aseguradora explica que, en el caso de Seguros Continental, “cada vez que había que re-estudiar algún caso debíamos trasladarnos a la oficina de archivo, ubicar el archivador correspondiente y buscar manualmente. Ante esta situación, que quitaba mucho tiempo, se nos ocurrió que podríamos agrupar todos esos datos en un sistema que fuera más accesible”.

En este contexto, Seguros Continental se acercó a Xerox con el objetivo de mejorar la administración de 400 carpetas de su registro histórico, las cuales estaban organizadas en gigantescos archivadores. Así, las car-petas de clientes, cuyo contenido incluía 30 tipos de documentos diferentes, con los que los ejecutivos evalúan los riesgos y otorgan los seguros, fueron digitalizadas e indexadas a través del Servicio de Digitalización de Xerox. La solución se implementó utilizando la herramienta DocuShare como Sistema de Administración Documental, en ella se cargaron las imágenes y se definieron los índices para facilitar las búsquedas.

"Las carpetas fueron escaneadas tanto en la propia empresa como en Xerox, conformándose una base de datos en DocuShare. Nos tomó aproximadamente cuatro meses digitalizar todo, pero valió la pena ya que el cambio fue totalmente positivo", agrega Alemparte.

El profesional puntualiza que "la aseguradora ha visto muchos beneficios con su implementación, tales como la disminución del tiempo de revisión de cada caso, un considerable incremento de la productividad de los analistas, y un mejor y más fácil acceso a la información, puesto que se dispone de ella en línea y las personas pueden accesarla desde cualquier computador dentro de la red de la empresa".

Según indica Gregorio Lira "para el flujo diario de documentos nuevos, se equipó a la compañía con un scanner de bajo volumen más un software de captura con el objetivo de mantener actualizados archivos en DocuShare, permitiendo que la solución se convierta en una ventaja competitiva de la empresa y su organización".

"Actualmente hay otras áreas de Seguros Continental que también tienen un manejo de papel algo molesto, y esperamos, en un mediano plazo, poder incorporarlas a esta solución", concluye Alemparte.

Septiembre de 2005
Septiembre 2005
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Comentarios acerca de este artículo
Marcelo Falconi TandiCorp (28/12/2005)
Me gustaria conocer mas en detalle sobre la Solucion y como se integra con cualquier sistema de seguros
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