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Gestión documental
El control sobre el ciclo de vida de la información corporativa
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Administrar el generoso volumen de documentos que enfrenta el mundo empresarial, según advierten los especialistas, sin duda puede ser más complejo de lo que parece. Por eso es tan relevante comprender bien los alcances que tiene un proyecto de gestión documental automatizada. Lo fundamental eso sí, resaltan, es visualizar los beneficios sobre la eficiencia de los procesos y, como consecuencia, la productividad del negocio. Al respecto, conversamos con proveedores especialistas en el desayuno de Revista Gerencia.

Sólo un 20% de los datos en una empresa están estructurados, que son aquéllos contenidos en los sistemas transaccionales. Y pese a que en rigor pueda haber puntos porcentuales más o menos, esta cifra describe -según Hernán Ballacey, Gerente General de Valuetech- la realidad del mundo empresarial. "El resto representa información no estructurada donde el ‘papel es el rey’, pero donde también se clasifican otras fuentes como video, audio, formularios electrónicos o archivos de Office. Por eso, la gestión documental debe ser una herramienta que permita administrar de mejor manera todos esos datos durante todo su ciclo de vida; no puede concebirse sin esa interoperabilidad entre ambos mundos, porque una compañía no puede manejar el’core’ de su negocio desacoplado", indica.

Sobre el ‘reinado del papel’ hay consenso entre los proveedores en mencionar que indudablemente éste mantendrá su relevancia por un buen tiempo más, algo que Herbert Huber, Gerente General de Maxhuber, se explica porque "existe cierta resistencia, especialmente a nivel de las pequeñas empresas, a asumir el software como una solución útil, por lo que el papel seguirá teniendo una relevancia fuerte por muchos años más". Y aun más, agrega que "desde el advenimiento de Internet, que produjo una explosión de los documentos digitales, nunca se ha impreso tanto en papel". Por eso, la gestión documental es ineludiblemente la unión del manejo de los documentos del mundo virtual y físico. Claro está entonces que "el papel no va desaparecer y las soluciones en el ámbito tienen que administrar los dos mundos", ratifica César Orrego, Gerente de Servicios Profesionales de Xerox. "Además, cuando el PC ‘muere’ el único soporte es el papel", expresa Alejandro Opitz, Gerente de División Documental de Microgeo, por lo que este cambio tecnológico no debe olvidar nunca la seguridad y continuidad de la información".

Pero ante esta realidad, surgen también otras. Y es que, de acuerdo a Cristóbal Joannon, Gerente de Comunicaciones de IBM, "cada vez están generándose más documentos ‘in-imprimibles’, debido a la masificación de sitios como facebook, blogs o videos, fenómeno que obliga a considerar que la información a manejar será cada vez mayor".

 

La madurez del mercado

Enfrentar la gestión documental tiene muchas aristas, que para Nicolás Jadue, Gerente Comercial de Microsystem, le otorgan una complejidad tridimensional, "porque cuando se aborda se deben considerar tres aspectos: personas, procesos y tecnología, ya que un sistema de este tipo afecta a todos estos puntos"; tres principios básicos en pro de que la empresa sea más eficiente en su gestión.

Contrario a cómo pudo haberse enfocado antes el tema, cuando -según describe Hernán Cárdenas, Gerente General de Alniti- se dio mucho énfasis a lo transaccional: al manejo de datos para la gestión, "hoy es clave incorporar todo lo que es el manejo de documentos y entregarle la posibilidad a los ejecutivos de que su negocio sea más eficiente mediante el gerenciamiento de esta información", detalla.

Al avanzar en el tema, de acuerdo a Alejandro Collado, Gerente de Consultoría de Colabra, "pasamos a la gestión de calidad que obliga a las empresas a tener información estructurada", un aspecto en el que Chile está viviendo un proceso que apunta a impulsar a que éstas se certifiquen en las normas ISO 9000 a nivel de medioambiente y seguridad laboral, las cuales establecen claramente lo qué es requisito en manejo documental. "Las compañías deben documentar sus procesos y cumplir procedimientos de aprobación y revisiones, una serie de normas propias de la gestión documental. Por eso, en el mediano o corto plazo ésta se convertirá en un obligación si queremos tener empresas competitivas a nivel mundial", indica Alejandro Contreras, Socio Consultor de Softsystem.

Christian Cori,
IMPRESION UNO
Ubaldo Taladriz,
EXE INGENIERIA
Víctor Jiménez,
READSOFT
Jouber Ferreira,
DATASUL
Andrea López,
SERVIBANCA

¿Pero qué tan madura se observa la gestión documental en las empresas chilenas? Para Cristián Maldonado, Gerente de Negocios de Imagen, la respuesta es clara: "existe una inmadurez respecto de cómo funcionan estas tecnologías, y dado que las brechas de precios son muy amplias, aún el análisis al adquirirlas prioriza el criterio precio y no precio-perfomance. Además, se cree que resolverán una problemática departamental menor o que administrarán poca información". Sin embargo, se trata de un proyecto estratégico.

Para las empresas que partieron hace una década con este tipo de soluciones hoy la problemática es diferente: cómo generar las estructuras internas que definan la gobernabilidad de éstas. En muchos casos, comenzaron con un sistema y hoy tienen varios, necesitan integrarlos y centralizar su gestión. "Y esto quiere decir hacer ‘conversar’ todas las áreas, pues si no terminamos enfrentados a proyectos que son islas", apunta César Orrego.

 

Cómo enfrentar un proyecto

Hoy ya las empresas buscan cautelar los activos de información de su negocio, aprovechando ese conocimiento y haciendo, al mismo tiempo, un uso eficiente de los recursos disponibles. La receta, de acuerdo a los proveedores, es abordar los proyectos de gestión documental desde el punto de vista estratégico. "Sin una aproximación al ‘core business’ del negocio, explica el ejecutivo de Valuetech, nos encontraremos que la contraparte recibirá poco valor. Muchos pueden creer que una gestión digitalizada de los documentos es simplemente pasarlos por un scanner, pero cuando no se incluye inteligencia y horas de consultoría, el proyecto se convierte en un fracaso seguro".

El valor, de acuerdo a los proveedores, viene de la mano con entender genuinamente lo que requiere el cliente y no anteponer la tecnología. El desafío, añaden, es imbuirse en su problemática. Algo así como "meterse de lleno en los procesos de la compañía y sus sistemas de gestión", grafica Juan Pablo de La Barra, Gerente General de SPC Chile, y precisa que "la administración de contenido de la información digitalizada es algo totalmente distinto a la mera digitalización de documentos y acceder a éstos. Debemos entender plenamente los procedimientos de la empresa, lo que está bien y mal, así como también lo que se puede modificar o no, pues hay procesos inamovibles". Recién a partir de allí se debe hacer calzar la solución de gestión documental; y la consultoría para eso es vital.

Lo que el cliente busca siempre es una solución, no un nuevo problema. Así lo asegura Víctor Hugo Gavidia, Gerente General de Impresión Uno, por lo cual precisamente su propuesta es ofrecer las bondades de la gestión documental a través de un esquema de servicio de outsourcing; "de esta forma, el cliente no está amarrado a una gran inversión".

Para Carlos Calderón, Gerente General de Cognosoft, muchas de las soluciones que se planten facilitan y apoyan los procesos de gestión de las compañías. Sin embargo, también incorporan un nuevo problema en las empresas, que varias veces, al poco tiempo de haberlas implementado, suelen abandonarlas. Y es que se enfrentan a un ‘overheard’, que es, por ejemplo, el trabajo adicional asociado a capturar un documento. "Una de las claves para hacer que estas soluciones se consoliden y evitar proyectos fracasados, es tratar de eliminar este ‘overhead’ asociado a la introducción de sistemas nuevos. Por eso, el futuro tiene que apuntar a herramientas que capturen de manera invisible los documentos, desde que nacen", explica.

 

Su impacto y beneficios

Candidatas a tecnologizarse, en cuanto a la incorporación de herramientas de gestión documental, son para Herbert Huber las Pymes; un sector donde, en opinión de Boris Henríquez, Gerente de Soluciones de Onvision Group, se debe dar el paso siguiente, "llegando con herramientas de gestión documental a este nicho, rompiendo así el paradigma de focalizarse sólo en empresas grandes". Aún subsisten obstáculos, eso sí. "Muchas Pymes tienen interés por alcanzar una mayor eficiencia, pero se enfrentan con una industria que les habla un lenguaje que no entienden, ya que muchas veces no cuentan con una contraparte técnica", afirma el ejecutivo de Maxhuber. Por eso, aconsejan, se debe llegar con un lenguaje amistoso y con soluciones simples que permitan a más compañías invertir en gestión documental para generar eficiencia en sus procesos.

Menores costos de almacenamiento, mayor eficiencia de los procesos, reducción de tiempos de búsqueda y un acceso más expedito y sencillo a la información son, para Christian Cori, Gerente de Proyectos y Soluciones de Software de Impresión Uno, algunas de las ventajas de la gestión documental. Y para conseguirlas, "lo más importante es conocer muy bien el proceso de negocio, sus pasos y mejoras y, sobre todo, tomar conciencia de que este tipo de soluciones plantean una ayuda a los procesos, la posibilidad de una mejora continua y un impacto en la productividad", indica.

Hernán Ballacey,
VALUETECH
Herbert Huber,
MAXHUBER
César Orrego,
XEROX
Alejandro Opitz,
MICROGEO
Cristóbal Joannon,
IBM
Nicolás Jadue,
MICROSYSTEM
Hernán Cárdenas,
ALNITI
Alejandro Collado,
COLABRA
Alejandro Contreras,
SOFTSYSTEM
Cristián Maldonado,
IMAGEN
Juan Pablo de La Barra,
SPC CHILE
Víctor Hugo Gavidia,
IMPRESION UNO
Carlos Calderón,
COGNOSOFT
Boris Henríquez,
ONVISION GROUP

También es posible la creación de nuevos canales de comunicación para empresas con dispersión geográfica, utilización simultánea por parte de más de un usuario de los documentos, además del control y seguimiento de la distribución de éstos.

Ejemplos de estos beneficios hay muchos. Cristóbal Joannon, Gerente de Comunicaciones de IBM, destaca la experiencia de la Clínica Mayo en la modernización de su proceso de gestión de documentos, un proyecto ‘end to end’ que la llevó a tener la totalidad de sus fichas médicas digitalizadas, brindando un doble valor agregado: a los clientes, que reciben un mejor servicio, y a la clínica que eliminó muchos procesos poco eficientes y accedió a nuevas posibilidades de negocio al gestionar este conocimiento.

Y, tal como el flujo de documentos, las proyecciones de la gestión documental pueden ser interminables. Particularmente en Chile hay varios hechos que, según Ubaldo Taladriz, Gerente de soluciones de EXE Ingeniería, están generando o debieran propiciar una suerte de ‘revolución silenciosa’ en esta materia, por ejemplo la Ley de Firma Digital; la incorporación de chip en las cédulas de identidad; la receta médica retenida a través de procesos automatizados; la Reforma Previsional, que ha generado un alto flujo de intercambio documental; el libro de clases digital, que registrará la asistencia de alumnos por medio de dispositivos biométricos; y los permisos de circulación. "Todas, muestras del impacto de la gestión documental que se dará en el día a día de las personas", apunta.

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