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La impresión
en las empresas
Tomando el control
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Controlar los costos parece ser la premisa Nº1 que las compañías se han planteado en torno al tema de la impresión. Y es que adquirir una impresora no sólo representa el precio inicial de compra. Según estudios realizados por fabricantes y consultoras, como IDC, éste sólo equivale a un 5% del gasto total de impresión; un 45% se destina a costos operativos (papel, electricidad, suministros, servicios, formas preimpresas u otros) y un 50% a gastos ocultos o indirectos (instalación, actualización, configuración, administración de activos y procedimientos, entre otros). Sin duda, una problemática que hoy se ve acentuada con el panorama económico mundial.

“La contracción en la demanda está provocando que las empresas busquen distintas formas de disminuir los costos en diferentes ámbitos de sus procesos, entre éstos la impresión”, detalla Federico Otzet, Gerente de Marketing para la división Office de Xerox Latin South. Por ejemplo, si bien la magnitud de los costos de administración documental dependen del segmento en que se encuentre la compañía, “éstos puede llegar a ser un 10% de su facturación total, por lo tanto, es muy importante tenerlos controlados”, aclara Mauricio Cordero, Gerente de Marketing de IPG de HP Chile.

Y no siempre es fácil determinar los costos reales de impresión. Aún es difícil que una firma sepa con exactitud qué parte del presupuesto de su área TI se destina a cubrir sus gastos de impresión. “En muchos casos resulta complejo su cálculo, producto de los costos no auditables, y también su control, debido a que no se cuenta con los mecanismos eficientes”, explica Miguel Tapia, Gerente General de Ricoh Chile.

Pero eso no es todo en las demandas del sector corporativo hacia sus proveedores, ya que en la misma tónica de disminuir los costos, el mundo empresarial busca acceder a equipamiento altamente productivo. "Estamos hablando de velocidad, gran capacidad de memoria, disco interno, tóner de alto rendimiento, manejo de un importante volumen de papel, soluciones residentes en el equipo y bajo costo operativo", explica Víctor Hugo Gavidia, Gerente General de Impresión Uno. En síntesis, "productos que permitan resolver los trabajos de impresión en forma eficiente y económica", señala Carlos Guzmán, Gerente de Retail de Epson.

 

El desafío de los proveedores

Los clientes ya han manifestado sus necesidades a los proveedores. Ahora son ellos los que deben identificar y hacerse cargo de estos nuevos requerimientos corporativos. Para Ezequiel Bardas, Gerente de Marketing para la división Production System Group de Xerox Latin South, la clave está en que el mercado conozca toda la potencialidad de las soluciones de impresión integradas al flujo de información dentro de las empresas, "que ayudarían a mejorar y hacer más productivos sus procesos de comunicación internos y externos".

Además, los especialistas coinciden en afirmar que la alternativa que es útil para una empresa no necesariamente lo es para otra, es decir, no hay una regla o estándar, pero sí la certeza de que el riesgo de adquirir una solución inadecuada repercute en consecuencias como un excesivo gasto en consumibles y papel, así como el desconocimiento del volumen y tipo de documentos que se imprimen.

Para esto, como asegura Patricio García, Gerente de Proyectos y Outsourcing de Impresión Uno, "el brindar las herramientas o soluciones adecuadas, para una gestión proactiva sobre la infraestructura de impresión y copiado, es fundamental", y esto pasa "por entender la problemática particular de las empresas, ya que existen clientes para los cuales la impresión es un tema crítico y debe ser abordada como tal", agrega Mauricio Cordero.

 

De principio a fin

Otra necesidad a considerar, por un lado, es la de transparentar las variables que afectan al calcular el costo real de impresión y, por otro, reducir a niveles bajos aquellos gastos ‘encubiertos’ o no auditables, como el consumo de energía. Las compañías quieren conocer y entender en detalle la utilización adecuada del ítem impresión, con el fin de optimizarlo y ahorrar, pero sin perder calidad o poner trabas al negocio. Por eso, buscan "tecnologías de software que permitan el monitoreo del uso de estos recursos y un manejo eficiente del documento, de modo que exista un equilibrio entre los mecanismos de control de impresión con las actividades y la productividad de los usuarios", precisa Miguel Tapia.

Los clientes buscan saber qué se imprime, cuánto se imprime y en qué modalidad (láser o inyección de tinta, color o blanco y negro). Y en esta dirección, los principales fabricantes están y seguirán introduciendo alternativas que extiendan las prestaciones que ofrecen los equipos, más allá de labores básicas de oficina, con herramientas para el control de los costos de impresión.

Por eso, una tendencia relevante es el desarrollo y la integración de software de administración, control y seguridad en lo que respecta tanto al uso del equipo como el de los documentos; tecnologías que permitan gestionar eficientemente el ciclo documental de principio a fin, señala el ejecutivo de Ricoh, es decir, que aborden la creación, integración, captura, producción, distribución, duplicación y almacenaje de los documentos.

 

La impresión en manos de expertos y los equipos ‘todo en uno’

Tal como en muchos otros mercados, cada vez más clientes quieren externalizar sus necesidades de impresión para centrarse en su ‘core business’ y, al mismo tiempo, dejar este tema en manos de expertos. Juega entonces un rol fundamental la calidad del servicio, donde los ingredientes claves en las demandas del mundo empresarial, a juicio de los proveedores, son las condiciones de los SLAs que se establecen, los que deben incorporar rápidos tiempos de respuesta, así como, por contrato, repuestos, partes y suministros.

El servicio técnico, la cobertura nacional, la garantía y respaldo son esenciales, asevera Carlos Guzmán: "a las empresas les interesa contar con proveedores que no sólo entreguen un producto, sino que cuenten con estas características". Todo, agrega, con el fin de asegurarles continuidad operativa de acuerdo a sus necesidades.

Federico Otzet,
XEROX
Mauricio Cordero,
HP
Miguel Tapia,
RICOH
Víctor Hugo Gavidia,
IMPRESION UNO
Carlos Guzmán,
EPSON
Ezequiel Bardas,
XEROX
Patricio García,
IMPRESION UNO

En tecnología, las tendencias actuales en el mercado de la impresión son variadas. Una de las más mencionadas es la multifuncionalidad, que de acuerdo a IDC, específicamente en el área de inkjet, registró un crecimiento de un 25% en el 2007, en comparación con el mismo período anterior, representando un 65% del total de equipos de impresión vendidos en la categoría inyección de tinta. Y durante el 2008 este incremento fue cercano al 15%. Sin duda, los equipos ‘todo en uno’ con capacidades de impresión, copiado, scanner y fax, entre otras, están liderando, así lo aseveran los ejecutivos de Impresión Uno, quienes agregan que también se ha incrementado la demanda por equipamiento móvil para llevar la impresión a terreno.

 

El color sigue avanzando

Siguiendo en la búsqueda de equipos con características que permitan darle agilidad a sus negocios y, a la vez, optimizar el recurso de impresión, las empresas hoy valoran modelos con mayores prestaciones "en cuanto a velocidad para imprimir, conectividad y comunicaciones (con tarjetas para que funcionen en red y en forma inalámbrica)", enumera el ejecutivo de Epson. Se suman a estos atributos, la impresión a doble cara, scan to e-mail y herramientas de accounting, todas alternativas apreciadas hoy.

Para los ejecutivos de Xerox, adicionalmente, el color y la personalización de los documentos son también dos tendencias claras en este mercado: "las empresas se están dando cuenta de la importancia del color en sus documentos y ello se confirma al analizar el crecimiento de este segmento en el último tiempo, siendo la mayor preocupación el control de su utilización entre los usuarios".

Durante los últimos dos años, el mercado ha exhibido un incremento sostenido en la demanda de dispositivos a color, lo que se explica por una disminución progresiva en el precio de las impresoras láser con esta tecnología y un atractivo costo de impresión.

La necesidad del color existe y es una realidad. Algunos estudios realizados en EEUU mencionan un alza de 25% en productividad cuando las comunicaciones se hacen a través de documentos impresos a color. Y es que los beneficios de esta tecnología son claros y demostrables. Por ejemplo, cuando se emplea el color se genera un incremento del 39% en la comprensión de los textos y una mejora de 100% en la búsqueda visual, un aumento de 54% en la atención de avisos publicitarios y de 66% en la identificación de marcas. Por lo tanto, es evidente la ventaja del color sobre el blanco y negro. Su utilización, antes un privilegio de pocos, se ha ido masificando, por lo cual controlarla, a través de herramientas que permitan un uso eficiente y automatizado, es un tema importante hoy.

Paralelamente, mientras ésta y las otras tendencias se consolidan, el 2009 se vislumbra como un escenario propicio para que el mercado de la impresión siga creciendo y consolidándose, con nuevas propuestas de los proveedores que permitirán seguir optimizando este recurso en pro de apoyar al negocio.

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Marzo 2009
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