• No se comprometa a una propuesta a "suma alzada" a menos que el ámbito de la aplicación esté bien definido

Una propuesta de "suma alzada" siempre es bastante difícil de establecer, peor aún si no tiene definidos los alcances. En muchos casos, lo mejor es invocar la lección 3 y decir "no" a la oferta. Mejor aún resulta hacer preguntas para tener claridad sobre los detalles del alcance durante el proceso de licitación. Según nuestra experiencia, el usuario final a menudo no tiene idea de los alcances ni tampoco definiciones claras. Tal vez su visión y tenacidad no sólo ayudarán a mejorar el proceso de licitación, sino que también puede dar credibilidad a su empresa como un experto.

• Haga continuas copias de seguridad de toda su documentación

Esto puede parecer obvio, pero cada integrador de sistemas puede contarle una o más historias de terror. En cada proyecto, es recomendable poseer un respaldo de seguridad y un procedimiento de restauración, un procedimiento de recuperación de documentos en casos de desastres y un software de trazabilidad de documentos, con el fin de evitar la pérdida de cualquier línea de código o párrafo de un documento.

• Los proyectos nunca son "sólo una copia de…"

Algunas personas tratan de pasar proyectos como una copia de un proceso o de plantas existentes. A veces, estamos demasiado dispuestos a dar al usuario final el beneficio de la duda, por lo que nuestras ofertas podrán basarse en el 90% de reutilización de código, gráficos, etc. No obstante, una buena regla a seguir es que ningún proyecto reutiliza más del 60% del código, los gráficos o los informes de proyectos, procesos o de instalaciones anteriores. Los avances en la tecnología, la mayor comprensión acerca de los procesos y las lecciones aprendidas de los usuarios finales nos dan la perspectiva de que los proyectos tienen algunas semejanzas, pero no son idénticos.

• Pruebe de todo por sí mismo y luego juntos, y luego todo de nuevo

El tiempo y esfuerzo extra que un usuario final dedica para ser testigo de posibles anormalidades y que las pruebas ofrezcan una aceptación final, vale más que el tiempo que tarda en planificar, ejecutar y documentar la prueba. Módulos de pruebas, chequeos integrados y sistemas de pruebas no tienen sustitutos y deben efectuarse en algún momento del proyecto.

• Tener un plan de gestión al cambio antes de firmar el contrato

Los proyectos siempre cambian y, a veces, con frecuencia. La manera más rápida de frustrarse con el trabajo y con el usuario final es no tener bien definidos los términos o un acuerdo frente a los cambios, o bien, pensar un plan de gestión de la obra antes de firmar un contrato.

Si el usuario final no ofrece un plan, Ud. debe tener uno listo para presentar. Si el usuario final tiene un plan incompleto o inaceptable, no tenga miedo a negociar. Se debe encontrar una manera de reducir la burocracia por ambos lados como, por ejemplo, determinar los costos para añadir otros 20 puntos I/O analógicos al proyecto, incluyendo toda la documentación, configuración, códigos y pruebas o comisionado. Esto ofrece tanto al cliente como al integrador de sistemas un margen de maniobra que ayuda a reducir el papeleo y burocracia para los cambios que vienen.

• Solucionar problemas no es un ejercicio de grupo

Aprender a gestionar la solución de problemas, es más un arte que una ciencia, por lo que es necesario entrenar sus recursos humanos para detectar, identificar y corregir los problemas. En primer lugar, enséñeles que la resolución de problemas no es un deporte de equipo, sino un ejercicio importante de grupo de trabajo.

• Las interfaces se planifican, no surgen de la nada

Si la interfaz (mirada como una relación entre personas) es con el usuario final, un proveedor de equipamiento OEM (Original Equipment Manufacturer) o un fabricante de equipos, simplemente no ocurrirá. Uno debe planificarla y plantearla bien.

Es necesario encontrar una manera de hacerles saber que las decisiones que ellos toman afectan a su ámbito de aplicación y esfuerzo, y que, por lo tanto, es importante compartir ideas y conocimientos acerca de la información asociada a las interfaces. Planifique el tiempo para una interfaz adicional y sea cooperativo.

• Ningún usuario final ha regañado a un integrador de sistemas por mucha comunicación

Bueno, tal vez un integrador de sistemas haya escuchado que hablan más de la cuenta, pero sería una rareza. Los autores de documentos nunca han tenido problemas por proporcionar informes y evaluaciones de manera concisa, regular, honesta y completa sobre el estado del proyecto. En cambio, los proyectos ejecutados sin problemas son aquéllos donde esto ocurre, incluso si el usuario final no ha solicitado comunicaciones, informes o entrega de datos.

La mejor regla de oro es proporcionar al cliente informes semanales con tareas realizadas, las que se completarán en las próximas dos semanas, identificando unidades, lista necesaria de datos y el valor agregado del análisis de costos del proyecto. Una comunicación abierta, fluida y frecuente ayuda a evitar sorpresas de todo tipo.