No haga suposiciones

Es una lección difícil de aprender. En la integración de recursos del sistema, es fácil asumir que conocemos todas las repuestas a cualquier pregunta, pero muchas de las suposiciones hacen tomar decisiones incorrectas, las que llevan a revisiones apresuradas, que se vuelven "en contra", generando costos adicionales, perdiendo la buena voluntad de los clientes y colocando presiones en la planificación del proyecto. Por eso, debería cuestionar todo, incluyéndose a Ud. mismo. Repita al cliente su comprensión de los requerimientos y asegúrese de manera absoluta que tiene argumentos válidos para todo.

Nunca prepare una estimación de costos basado sobre los alcances estipulados por el cliente

¿Cuánto tiempo tiene para leer y entender una especificación que incluya frases, como "durante las ocho semanas de diseño del software" o "sólo requerirá una pequeña actualización para una fase ya existente"? Usualmente, éstas son frases de proyectos no exitosos o inconclusos, y no incluidas en la licitación.

Debería identificar la programación y esfuerzos requeridos por el proyecto, sólo después de examinar cuidadosamente las tareas implicadas y su riesgo. Además, debería establecer acuerdos mediante colaboración mutua sobre la programación, lista de tareas y esfuerzos involucrados tras obtener un minucioso entendimiento de sus alcances.

Decir "NO" está bien

Es correcto y algunas veces hasta saludable, decir "no" a un cliente. Repita estas palabras hasta que fluyan naturalmente: "No, no poseemos los recursos para ejecutar este proyecto de tal forma que sea exitoso". Algunas alternativas: "No ofrecemos nada para alcanzar el presupuesto solicitado", "Hay demasiado riesgo involucrado para proveer una cantidad presupuestada", o "Estaríamos agradecidos de hacer esto sobre la base de tiempo y materiales".

Todos los cambios tienen costos e impactan en la programación

Una de las lecciones más difíciles de aprender es cuando se presenta un cambio que no está dentro de ninguna programación o lista de costos, impactando el proyecto.

Una vez que se difunda el alcance de un potencial cambio, todos los que están trabajando en el proyecto tienen los detalles del cambio en su mente, lo cual afectará la ejecución de éste. El remedio es construir una posibilidad de cambio que permita -dentro de la estimación del proyecto- no ejecutar cambios, sino que identificar cierto volumen de peticiones de cambio, sabiendo que tomará tiempo y reducir el esfuerzo original.

El personal en cada proyecto con los recursos adecuados

Esta lección es muy tentadora: es fácil asignar el personal desocupado más cercano a un proyecto y acortar los gastos generales, pero esta situación puede provenir desde una perspectiva individual errónea sobre el proyecto. En los niveles más básicos, esto tiene que ver con las prácticas de contratación de la compañía y de la disponibilidad de los profesionales adecuados para iniciar el proyecto.

Ingenieros recién contratados (o recién titulados) requerirán una supervisión cerrada (planifique considerando este tiempo adicional) y participación de profesionales fuera de sus áreas de experticia agregan un riesgo adicional al buen comportamiento del proyecto.

Obtener aportes al proyecto desde las operaciones

Esto es válido para obtener mantenimiento y apoyo desde el Departamento de Mantención. Es demasiado frecuente que los Integradores o los Sistemas de Integración en planta, dependan del cliente, del ingeniero de proyecto o del gerente de proyecto, quienes proveen información, insumos o dirección sin acudir a la fuente de datos. Al menos que su cliente esté en las mismas condiciones y no tenga mejor información.

En este sentido, no tenga miedo de localizar a los operadores, personal de mantenimiento, el instrumentista o el instrumento físico o técnico para el ingreso de datos, sugerencias, comentarios de revisión y las preferencias. ¿De qué manera podría darse cuenta si los colores sobre un HMI serán inútiles a los operadores? ¿Cómo puede usted saber que los pequeños menús desplegables sobre una pantalla táctil son un problema para un técnico de mantenimiento con una mano enguantada? A menudo, el operador se queja de que los gestores de proyecto no están sobre los problemas del sistema de control actual o real, sino que sólo ven las quejas y el "lloriqueo". Sin embargo, esto mismo se le puede comunicar a un integrador de sistemas que está diseñando el nuevo sistema y podrá ser la salvación del problema.