La participación directa o indirecta en la implementación y revisión de un Sistema de Gestión de la Energía (SGE) entrega una experiencia que permite identificar no solamente los aspectos que han funcionado bien y se deben replicar, sino todos aquellos errores cometidos y observados, que obviamente se han de evitar. Sin entrar al detalle de un documento formal de lecciones aprendidas, a continuación damos a conocer las claves que se han de tener en cuenta para conseguir que un proyecto de implementación de un SGE finalice de manera exitosa y se mantenga en el tiempo.

1. Compromiso real de la gerencia
No es suficiente con firmar una política energética. La alta dirección debe manifestar enérgicamente la importancia de la gestión de la energía para la organización, ojalá participando personalmente en las reuniones de lanzamiento del proyecto de implementación del SGE.

Además, la organización debe asumir que la implantación de un SGE requiere un esfuerzo, al menos en dos sentidos:

• Estructural: se debe adaptar, en mayor o menor medida, tanto la estructura organizacional como la física para permitir el buen funcionamiento del SGE.

• Económico: se deben cubrir costos internos (horas de trabajo de empleados, pequeñas acciones de mantenimiento) y externos (consultores, equipos de medición, capacitación).

2. Alineamiento de los miembros de la organización
Un SGE no es un proyecto de la Gerencia o del Área de Sustentabilidad; toda la organización debe estar alineada, de manera que las diferentes áreas implicadas (mantenimiento, operaciones, calidad, medio ambiente) tomen el SGE como algo propio. Esto pasa necesariamente por mantener al personal informado y comprometido, lo que exige una adecuada comunicación interna.

3. Equipo de trabajo
La formación del equipo de trabajo responsable de la gestión de la energía en el seno de la organización es crucial para la correcta implementación y posterior mantenimiento del SGE.

El caso ideal contempla que dicho equipo esté liderado por una persona entusiasmada por el tema y con autoridad (no necesariamente jerárquica) suficiente para dinamizar el proyecto. El equipo debe ser equilibrado, por lo que resulta interesante incluir un miembro con un perfil de buen conocedor del aspecto energético y otro con un perfil de buen conocedor de los sistemas de gestión. Además, es conveniente que se sumen al equipo (puntual o permanentemente) miembros que aporten otras perspectivas (compras, operaciones, comunicación).

4. Disponibilidad de data histórica
El SGE necesita ser alimentado por diferentes datos, generalmente energéticos, meteorológicos y de actividad. En la medida que estos datos estén disponibles de forma completa y detallada, será posible levantar indicadores y líneas base estadísticamente más solventes y de más provecho para la organización. En el caso de no existir datos históricos, se debe comenzar lo antes posible la recopilación de la información necesaria.

5. Documentación y registro
La implantación de un SGE exige documentar y registrar las acciones desarrolladas en el marco del SGE. El correspondiente control de documentos ha de ser coherente, en su caso, con otros sistemas de gestión utilizados por la organización. Cuanto más se respete la documentación y registro, se obtendrá un SGE más formal, sistemático y robusto ante la rotación de personal.