Por largo tiempo, el Mantenimiento se consideró como un "mal necesario" y, con frecuencia, sus necesidades de actualización y recambio de procesos y tecnologías eran relegadas en las prioridades presupuestarias. No obstante, en los últimos años, en varias organizaciones, tanto nacionales como extranjeras, esta visión ha cambiado de manera dramática, pasando el área de Mantención a ser considerada de vital importancia para el negocio. De este modo, en estas compañías ya no se piensa en los responsables del mantenimiento como los "bomberos" que vienen a "apagar incendios", sino como piezas fundamentales en la búsqueda de mayores eficiencias del proceso industrial. Dentro de este cambio de paradigma, ha resultado de gran importancia la aparición de metodologías y herramientas especializadas, como los software de Gestión de Activos Industriales y de Mantenimiento. Estas soluciones permiten reunir y organizar las distintas fuentes de información sobre esta área, de modo de gestionar y llevar a cabo de manera más segura y eficaz la mantención de sus equipos, activos e instalaciones. Asimismo, al concentrar los datos y realizar algunos análisis, estos sistemas pueden ayudar a la toma de decisiones.
En cuanto a arquitecturas y funcionalidades específicas, existe en el mercado una amplia variedad de propuestas, desde sistemas basados en Web hasta plataformas modulares para una instalación "in-house", por lo que una empresa podrá seguramente encontrar una solución que cubra sus necesidades particulares.
¿Quién usa estos software?
Según acota Mauricio Saldías, Gerente Comercial de Infor Chile, tanto en Chile como en el resto de la Región, las empresas grandes y con procesos de manufactura complejos ya manejan hace bastante tiempo todas sus actividades de mantenimiento de manera computarizada. En este sentido, según el ejecutivo, las empresas medianas y de servicios -enfrentadas a fuertes presiones sobre los márgenes y una competencia cada vez mayor- deberían mirar hacia cómo hacer más eficiente el mantenimiento. "Una oportunidad que con frecuencia pasa desapercibida es el mantenimiento de los activos. Estas empresas poco a poco van considerando esta necesidad, ya que el software permite ser más rentable, productivo y competitivo en un mundo altamente globalizado", añade Saldías.
En cambio, para Carlos Zelada, Gerente de Proyectos de SocioPartner, distribuidor regional de GIM, el problema es la prioridad que se le da a esta área. "El mercado conoce los beneficios que se obtienen, pero contar con una clara información contable o una eficiente herramienta informática comercial o de inventarios es lo primero; luego se pone atención en, por ejemplo, un CMMS. Pero las compañías tienen claro que si quieren desarrollar procesos en base a
procedimientos normados y que garantizan certificaciones de calidad, es fundamental respaldar procesos productivos de calidad con procedimientos de mantenimiento también de calidad", explica.
Por su parte, Germán Gómez Gordon, Senior Business Consultant de Mincom, sostiene que, normalmente, al hacer el análisis de las necesidades de un software para administrar la información, el cliente no tiene claro las características del software que necesita, siendo el consultor el responsable de resolver estas dudas.
En este punto, el ejecutivo destaca que "para poder adaptarse a este nuevo paradigma de cómo explotar la información de manera óptima, las personas tendrán que adaptar sus modelos mentales. Recordemos que las personas son el componente más complejo y difícil de cambiar. En este aspecto, un EAM que no logre ‘interpretar’ y gestionar todas estas variables de manera eficiente y efectiva, perderá efectividad y eficiencia como herramienta principal de la organización. Si esto sucede, el sistema disminuirá considerablemente su verdadera esencia y valor", indica.
Beneficios y funcionalidades
En este aspecto, el uso adecuado de estas plataformas permite a las empresas mejorar la eficiencia de sus operaciones y tener una amplia disponibilidad de sus activos, reduciendo los eventos de indisponibilidad del equipamiento o incluso las tan temidas (y costosas) paradas no planificadas.
Al respecto, Saldías opina que cualquiera sea el mercado de la empresa, ésta tiene la necesidad de contar con software para la gestión de mantenimiento que las ayude no sólo a mantener los bienes de uso e instalaciones disponibles, confiables y seguras, sino que también a lograr los objetivos medioambientales, de cumplimiento y de servicio, y a bajar los niveles de inventario, costos de compra y uso de energía. "Tampoco hay que recordar que existe un beneficio inherente que tiene que ver con el correcto manejo, orden, visibilidad y trazabilidad de la gestión de los activos fijos, lo que tiene un enorme impacto positivo en la gestión financiera y contable de las compañías", señala.
Una opinión similar tiene Zelada, quien opina que "los beneficios se reflejan directamente en el presupuesto". Si la compañía gestiona su actividad en base a procesos industriales y no cuenta con procedimientos de mantenimiento planificado, es muy probable que su actividad de mantenimiento la realice en base a correctivos, es decir, se origina una falla y se hace la reparación.
"Al gestionar de esta manera, los datos estadísticos entregan indicadores acordes. Por el contrario, implementar un software y definir mantenimientos planificados según los catálogos del fabricante permite, por ejemplo, extender la vida útil de las partes y piezas. Por ende, los costos por mantener stock de repuestos y mano de obra disminuyen, entre otros beneficios", declara.
En todo caso, como afirma Gómez Gordon, existen hoy día más de 200 software específicos de mantenimiento a nivel mundial (de los cuales más de 30 se comercializan en Latinoamérica), "ofreciendo soluciones específicas en función del producto, tecnología, mercado y estrategia de las diversas empresas". Pero, a pesar de las múltiples alternativas disponibles, sostiene Saldías, los usuarios nacionales buscan normalmente un set de funcionalidades que les permitan programar planes de mantenimiento e implementar con efectividad los recursos de mantenimiento, así como gestionar con eficiencia los procesos de órdenes de trabajo relacionados con el mantenimiento y crear informes personalizados y contar con indicadores de desempeño. "El control del consumo energético es una característica nueva que poco a poco se va considerando indispensable en este tipo de gestión", agrega.
En el caso de empresas medianas y pequeñas, Zelada aclara que las primeras preguntas se refieren a si el software "maneja costos", esecir, si permite cuantificar o valorizar las acciones, como mano de obra, repuestos, presupuestos, inversiones, etc. "Además, los clientes también desean saber, por ejemplo, si el software puede (en base a su información estadística de correctivos y preventivos) anticipar si un equipo ya llegó al final de su vida útil. Una vez aclaradas estas dudas, tienden a evaluar otros criterios, como su operación, tipos de mantenimiento que es posible automatizar, interfaces con el ERP o el software administrativo, etc.", afirma.
¿Cómo elegir un software de Mantenimiento?
En la elección de estos sistemas, el ejecutivo de SocioPartner recomienda "el poner atención en que se trata de un software construido con herramientas modernas, lenguajes estándares y motores de bases de datos de primer nivel". "Debe adquirir un software construido por una compañía que se dedica exclusivamente al desarrollo de software de Mantenimiento porque se trata de una actividad muy específica y siempre están apareciendo nuevas inquietudes, nuevos problemas que resolver. En ese sentido, un fabricante de este tipo de software debe tener la disposición de modificar o de construir lo que el cliente solicite", explica.
Gómez Gordon, de Mincom, indica que la etapa de Análisis y Diagnóstico del área de Mantenimiento debe ser desarrollada con la participación de especialistas de las áreas de Planificación, Organización y Métodos, Análisis de Sistemas y, principalmente, usuarios. "Todos los participantes deben poseer la delegación del poder de decisión en sus actividades, para que el sistema desarrollado alcance el objetivo deseado. Durante esa etapa, se elige el proceso (manual o automatizado) a ser utilizado, de acuerdo con las metas y los plazos a ser alcanzados, la confiabilidad deseada y los costos involucrados", agrega.
Para Saldías, lo primordial es que la opción elegida sea una plataforma de clase mundial, alcance global y con fuerte presencia y referencias locales. "Con lo anterior se asegura que estén implícitas las mejores practicas mundiales en el quehacer empresarial, pero también contar en forma actualizada con la mejor tecnología al respecto", acota.
En este sentido, el ejecutivo de Infor aconseja que se opte por una solución que permita una fácil integración con el resto del software que usa la empresa, que brinde la posibilidad de gestionarse en la nube, y que pueda ser manejado por dispositivos móviles con alertas y carga de incidentes. "Pero, en el marco de la contaminación e iniciativas verdes en el mundo, sin duda que la eficiencia en el consumo energético es primordial", aclara.
En un mundo cada vez más competitivo, la información es un bien muy valioso, y en el ámbito del Mantenimiento ésta puede marcar la diferencia entre una organización que lucha por sobrevivir y otra que crece de manera eficiente y productiva.
