Polpaico eligió SAP Concur para automatizar y optimizar su gestión de gastos. La empresa realizó la implementación como parte de su proyecto de aceleración digital.

Con esta necesidad estratégica en el horizonte, Polpaico decidió optimizar tareas administrativas que demandaban enormes cantidades de tiempo y esfuerzo. En esta línea, la gestión de gastos se realizaba con planillas de cálculos y firmas manuales de las rendiciones, que luego debían contabilizarse y liquidarse en tesorería.

“Era un proceso que no había evolucionado en el tiempo, tan complejo que hacía muy difícil cualquier tipo de auditoría o análisis, que no permitía entender cuánto se gastaba por área o cómo afectaban esos gastos a los costos de la empresa”, destacó Iber López, CIO de Polpaico.

Con SAP Concur, la empresa digitalizó al 100% este proceso y lo hizo perfectamente trazable. La posibilidad de cargar los comprobantes directamente tomando una fotografía al original, sin intervención humana, disminuyó de manera notable la cantidad de errores y, además, facilitó la adopción, ya que se trata de una operación muy sencilla para los usuarios.

“No solo nos permitió mejorar los procesos, sino que además nos brinda una visibilidad completa del panorama de gastos y nos permite llevar adelante un control de 360 grados”, puntualizó López.

Entre los beneficios que aporta la solución se cuentan la transparencia para ubicar un comprobante específico y la capacidad de desglosar los datos para generar reportes que habiliten una mejor toma de decisiones. También mejora la experiencia del usuario, gracias a que las rendiciones se pueden hacer hoy desde cualquier dispositivo móvil.

“El tiempo que nuestros recursos aplicaban para estas tareas ahora está redireccionado a que puedan agregar valor para su área y para la empresa”, sentenció López. La consultora también incorporó un servicio de auditoría que controla el 10% de las rendiciones. “Permite detectar divergencias que en el volumen pueden pasar desapercibidas pero que luego impactan en el resultado final”, destacó Iber López.

“Ahora tenemos usuarios más contentos y un proceso más veloz, controlado y trazable”, concluyó.