La calidad de una administración de edificios y departamentos se pone de manifiesto, especialmente, en las situaciones críticas y en los momentos de mayor adversidad, es por eso que es de suma importancia poder brindar a los comités una asesoría disruptiva y descentralizada que se antepone a las necesidades de cada residente y vuelve aún más transparente y participativo cada proceso del ecosistema comunitario.

Carlos Cruces, Sub Gerente de Hapital, empresa dedicada a la administración de edificios con más de 50 comunidades a su cargo, entrega algunas recomendaciones para una buena administración de edificios y comunidades:

1. Disminución del costo de los Gastos Comunes: Sin duda que la realidad que vivimos luego de los grandes hechos que han impactado la economía de nuestro país como lo han sido el estallido social y la pandemia, se ha vuelto imperante el ahorro en cada egreso del ciudadano, es por ello que el principal objetivo de una administración es el diseño de estrategias que permitan la disminución de los costos de la comunidad, algunas de estas estrategias son:

● Supervisión de las horas trabajadas y los registros de asistencia del personal de la comunidad.

● Supervisión de la recepción y almacenaje de los insumos de la comunidad.

● Desarrollo de contrataciones con proveedores que permitan desarrollar una proyección sostenible de ahorro de costo por convenios.

2. Reducción de Morosidad: A medida que la disminución de los costos comunes disminuye, se vuelve mucho más factible el pago de los gastos comunes por los residentes. Asimismo, es de vital importancia el desarrollo de planes de cobranza y repactacionesde deudas que permitan recuperar la sostenibilidad financiera de la comunidad.

3. Emisión de estados financieros: Permiten al residente monitorear los manejos financieros del condominio y relacionar los pagos declarados en los gastos comunes, demostrando una administración mucho más transparente y comprometida con el éxito en la comunidad.


4. Calendarización de Trabajos y Cumplimientos: Una carta Gantt o cualquier otro elemento que permita mostrar una calendarización de trabajos a realizar por parte de la administración y su cumplimiento, les aporta a los residentes un medio de monitoreo para cada gestión, comprobando la eficiencia y eficacia del servicio contratado.

5. Sistematización de Procesos: En la nueva era digital que vivimos, donde el principal canal de desarrollo empresarial, han sido las videollamadas y la atención virtual, es necesario acompañar la gestión administrativa con un software que brinde a los residentes un medio digital de autogestión. Hapital es la primera empresa chilena en contar con un software propio de gestión.

6. Atención Personalizada a los Residentes: Cada residente posee necesidades individualizadas que al ser atendidas son parte de los servicios que se entrega para que los residentes sean felices y se sientan coaccionados alcanzando parte del éxito administrativo.

7. Presencia y Supervisión en los Condominios: La presencia en terreno forman parte protagónica en las funciones administrativas de un edificio ya que parte en ella se debe velar por la eficiencia en el trabajo del personal, el correcto funcionamiento de los equipos, el cumplimiento de las normas establecidas en el Reglamento Interno de la Comunidad por los residentes, el óptimo estado de las áreas de la comunidad, entre otras. En terreno realmente se determinan las necesidades y posibilidades de mejoras de cada condominio.

8. Entrega de Informes: Un informe de resultados mensual permite informar a cada residente todas las actividades desarrolladas por la administración, dando a conocer los recursos del condominio y de qué forma se desarrollaron las estrategias que permiten volver sustentables la economía de un edificio.

Una buena administración es clave para el desarrollo de una comunidad sin contratiempos y exitosa, es indispensable contar con un equipo multidisciplinario que puedan ser un asesor y entregue a los residentes seguridad y confianza en vivir en su hogar.