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REDISEÑO DE ESPACIOS EN OFICINAS
Aumentando la productividad

Las empresas pueden reducir sus costos y aumentar la productividad de su personal rediseñando el recinto de trabajo. Un buen ambiente laboral, organización del espacio, asumir los cambios de los trabajadores de hoy, las nuevas políticas de paperless, la creación de ambientes multifuncionales y la adopción de políticas sustentables, benefician a las empresas.

Una de las preguntas clave que se presentan en los espacios de trabajo es si estos son un gasto o una inversión; interrogante que toma fuerza ante nuevos modelos que imperan hoy en día. La adopción de las nuevas tendencias en el desarrollo de los espacios de trabajo tiene un impacto directo y positivo sobre la rentabilidad y supone una clara inversión para cualquier organización. En este sentido, los constantes avances tecnológicos, el trabajo a distancia y la globalización de la economía suponen una oportunidad.

Según Contract, empresa experta en la habilitación de espacios de trabajo, la implementación de ciertas estrategias puede ayudar a las empresas a reducir costos y aumentar la productividad:

Organizar los espacios según las actividades y no de acuerdo a las jerarquías: En varias oficinas, cuanto más alto es el cargo, más grande es el despacho, que permanece más tiempo vacío. Según las nuevas tendencias, económicamente carece de sentido mantener espacios subutilizados dentro de la oficina, con costos de operación y mantenimiento cada vez más altos.

Asumir que somos trabajadores móviles: Mientras que las personas han asumido ampliamente su condición de trabajadores móviles, a las empresas les cuesta aceptarlo. Pretender que la gente cumpla con un horario fijo sentada en sus puestos de trabajo es un concepto que atrasa. El trabajo individual puede hacerse en cualquier momento y lugar, y la oficina ha dejado de ser exclusivamente un espacio físico para transformarse en un espacio físico y virtual, al tiempo que se extiende más allá de los límites materiales.
Escritorios vacíos y falta de lugares para reunirse es una perfecta foto del estado actual en muchas oficinas, donde el 60% de las posiciones están vacías durante la jornada laboral mientras que las salas de reuniones permanecen colapsadas.

Adoptar políticas paperless: En la mayoría de las oficinas, el espacio destinado al almacenamiento de papel oscila entre un 15% y un 17% de la superficie disponible. El flujo del trabajo digital, sumado a la proliferación de nuevos dispositivos, ayudarán a disminuir el uso del papel en la oficina. Muchos de los metros cuadrados que hoy se destinan a archivos podrán ser reutilizados para otras funciones o desaparecer.

Crear espacios multifuncionales: El espacio de la oficina es caro y escaso. El que un ambiente pueda albergar distintos usos a lo largo del día es un atributo muy apreciado.

Adoptar prácticas sustentables: Implementar acciones de reducción en el uso de la energía y del agua mediante el uso de dispositivos de iluminación y sanitarios adecuados, puede redundar en un ahorro económico de un 30%. El impacto positivo que genera este tipo de espacios se puede reflejar en el ambiente, productividad y forma de trabajo de la persona dentro de la empresa. El espacio que nos rodea nos afecta a todos. Para que las personas brinden lo mejor de sí se necesitan espacios de alta performance, que aumentan la gratificación de los empleados, mejoran la productividad e incrementan la rentabilidad de la empresa.

Los espacios de alta performance tienen en cuenta tanto los factores ambientales y funcionales como los emocionales. En lo ambiental, deben optimizar la calidad del aire, la iluminación, la acústica, la ergonomía y la seguridad. Desde el punto de vista funcional, es preciso entender el tipo de trabajo que realiza cada compañía para poder brindarle los espacios necesarios en el momento adecuado. Además, los espacios deben ser motivadores, promover la creatividad y la innovación, fomentar el sentido de pertenencia y comunicar adecuadamente la identidad y los valores de la empresa.

El conjunto de beneficios que supone un espacio de estas características se puede medir a través de distintos indicadores como la disminución del ausentismo y la rotación del personal junto con un aumento de la productividad.

En definitiva, cuando volvemos a la pregunta inicial:“¿Son los espacios de trabajo un gasto o una inversión?” la respuesta es, definitivamente, “Una inversión”. Así lo afirma Contract.

Mayo 2014
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