A comienzos del 2001, la empresa constructora Ingevec S.A. (fundada en 1983 por Enrique Besa, José Antonio Bustamante y Francisco Vial) se fijó la meta de descentralizar los procesos de compra con el objetivo de que las obras fueran independientes, pero a la vez centradas en los procesos de información. Lo que se buscaba era que cada una efectuara su gestión de adquisiciones, centralizando la información y los chequeos en la oficina central. «La idea es que todo se haga en cada una de las obras y en la oficina central solamente se controle», comenta Nicolás Gumucio, Subgerente de Control y Gestión de Ingevec S.A. Así, en Enero del 2001 comenzaron a implementar el ERP Solomon, para el tema financiero-contable y un módulo de órdenes de compra. Iniciaron el proceso en la oficina central y en Marzo de este año empezaron a hacer algunas implementa-ciones en obra, para descentralizar el ingreso de facturas y de guías y el pedido y compra de materiales, entre otros procesos.

El ejecutivo agrega que al poco tiempo dieron un paso más allá, decidiendo integrar el ERP Solomon con el marketplace de la Cámara Chilena de la Construcción iconstruye, para que cada obra pudiera realizar sus cotizaciones en forma independiente y, al mismo tiempo, contar con toda la información sobre las órdenes de compra en línea, de manera que pudieran ser aprobadas y emitidas desde cualquier lugar que contara con conexión a Internet.

El proceso no demoró más de dos meses, entre las conversaciones previas de determinación de criterios y la implemen-tación en sí. «Creo que todas las integraciones tienen algún grado de complejidad, pero ésta en particular me pareció bastante simple. Se hizo en forma rápida y no conllevó ningún trauma. De hecho, a los usuarios no les costó aprender a usar el módulo de cotizaciones, mientras que respecto del de compra no implicó un cambio para el personal debido a que está integrado dentro del módulo de compras de Solomon», comentó Gumucio.

Cotizaciones más simples y mayor transparencia

Para Gumucio la integración de ambos sistemas y su implementación en obras ha traído varios beneficios para esta empresa que registró ventas por cerca de $18.000 millones en el 2001 y que ha realizado cerca de 300 obras a la fecha, entre las que se encuentran los edificios corporativos de Philips y CMPC, además de algunos centros comerciales como el supermercado Ekono de los Dominicos, Mall Montecarlo Maipú, Zofri de Iquique y un gran número de edificios y conjuntos habitacionales.

En primer lugar, desde el punto de vista de las cotizaciones, permite que cualquier persona sin experiencia en el área de adquisiciones pueda cotizar, además de tener acceso a una mayor cantidad de proveedores y lograr mejores precios.

Por otro lado, ha contribuido a acortar el proceso que va desde el pedido de materiales hasta la recepción de los productos a la mitad y, en cuanto a los costos, ha significado un ahorro desde el punto de vista del papeleo, pues todas las aprobaciones son electrónicas, y de la reducción de los tiempos de proceso, ya que el envío y aprobación de una orden de compra ya no está basado en un lugar (en este caso, la oficina central), sino en cualquier punto que tenga conexión a Internet.

Asimismo, ha contribuido a mejorar el control de los procesos, ya que al tener en línea toda la información todos pueden acceder a ella y detectar cualquier error.