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10/11/2022
Seis mitos sobre la captura inteligente de documentos
Por Ariel Abrancato, Director Comercial para Cono Sur de Kodak Alaris.

La transformación digital llegó para quedarse y es una gran aliada a la hora de eficientizar los procesos de una compañía. Sin embargo, cuando hablamos de “captura inteligente de documentos” son muchos los conceptos erróneos que se manejan y que no le permite a las organizaciones tener una visión clara y propicia sobre los beneficios que puede brindarles una “oficina sin papeles”.

Entre ellos los principales son el importante ahorro de espacio de almacenamiento; la mejora en los tiempos de búsqueda y manipulación de formularios, el aumento de la productividad de los empleados y la consecuente reducción de costos.

Para tomar una decisión acertada y estratégica es importante disipar mitos:

1- La digitalización del escritorio es suficiente para la transformación digital: Numerosas empresas consideran que “archivar el papel” a través de la digitalización es suficiente. Sin embargo, si no se avanza más allá del simple hecho de tomar la foto del documento, no será posible percibir el ahorro de costos y las mejoras en cuanto a eficiencia y productividad que se derivan de la captura.

Estas soluciones inteligentes de documentos no se limitan a digitalizar sino que extrae y clasifica la información de valor de forma que puede ser accesada desde cualquier ubicación, generando flujos de trabajo dinámicos y eficientes. La transformación digital es un proceso transversal a todas las áreas del negocio y requiere involucramiento de todos los sectores.

2- La captura inteligente de documentos es demasiado costosa: La implementación de escáneres y software de digitalización a nivel empresarial solían resultar costosas pero, en la actualidad, esto se volvió más asequible. Muchas soluciones están incluso disponibles en varias versiones y rangos de valores para adaptarse a las necesidades y el presupuesto de las distintas empresas.

Independientemente del costo que implica la adopción de este tipo de soluciones, las compañías deberían tener en cuenta que el retorno de la inversión (ROI) suele ser más revelador que el precio inicial por sí solo. El ROI de la captura de documentos suele ser significativo y, potencialmente, hasta representar varias veces el precio de compra. En esta situación, un gasto que podría parecer excesivo se puede justificar fácilmente.

3- Es un proceso difícil de gestionar: Las soluciones de captura inteligente de documentos solían conectar sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) complejos y requerían integraciones a gran escala, formación exhaustiva del usuario y amplio soporte de TI. Esto ya no es así: ahora el software es mucho más amable con el usuario y fácil de usar. Los sistemas hoy en día incluyen servicios de contenido gestionado, así como garantías de software y soluciones de gestión de escáneres que facilitan su implementación y gestión para que se pueda obtener el máximo rendimiento de su inversión.

4- Mi empresa no es lo suficientemente grande como para requerir este sistema: No son pocas las empresas que asumen que su tamaño no es suficiente, que no tienen flujos de trabajo tan complejos o que el volumen de documentos a digitalizar no es suficiente como para necesitar encarar una transformación digital. Esto es falso, ya que las tecnologías de última generación pueden adaptarse tanto a las necesidades de una Pyme como a las de una corporación con tan solo implementar el hardware y software adecuado.

De hecho, determinar si la empresa requiere captura inteligente de documentos guarda menos relación con el tamaño y la complejidad que con la “etapa del viaje hacia la madurez digital” en la que se encuentra, y pocas organizaciones han llegado al fin de ese viaje.

Ya sea que utilice la captura de documentos para la apertura de cuentas, el procesamiento de reclamos, impuestos, transacciones bancarias, antecedentes penales o cualquier otra operación, la compañía se beneficiará de la optimización de los procesos que acercan la información estratégica a las personas adecuadas, de la forma más rápida posible.

5- La captura inteligente de documentos no ofrece escalabilidad: Años atrás, el valor de este tipo de soluciones se basaba en los volúmenes de digitalización y su costo era prohibitivo para muchas pequeñas y medianas empresas. Por suerte, este modelo ha evolucionado y gracias a los procesos de venta consultiva es posible acercar a las organizaciones propuestas acordes a sus necesidades actuales con la posibilidad de ampliarlas a medida que sus flujos de trabajo presenten necesidades adicionales.

6- Esta herramienta no es cloud: Otro de los grandes mitos que solía ser cierto pero ya no, es que la captura inteligente de documentos se debe entregar a través de soluciones insitu. Gracias a las soluciones 4.0 es posible entregar mediante una arquitectura escalable y compatible con la nube.

Los datos de la empresa se pueden almacenar de manera remota en un centro de datos seguro, lo que minimiza la asistencia y los costos de hardware en las ubicaciones de oficina y permite el soporte de su equipo de TI. Los modelos de captura de documentos cloud también protegen la seguridad de la información frente a desastres naturales: un aspecto crítico de los planes de continuidad empresarial.

En conclusión. El proceso de digitalización avanza y ya no tiene vuelta atrás, bajo esta premisa uno de los mayores retos de la automatización es la transformación cultural. Trabajar para potenciar el rol de cada colaborador hacia una tarea que impulse su valor dentro de la organización, de forma que abrace a las nuevas tecnologías y que estas, a su vez, permitan crecer de forma estratégica tanto a la estructura como a sus integrantes, es el gran desafío.

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