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La inversión en nuevas tecnologías como la digitalización resulta un elemento clave que no solo potencializa a las organizaciones a una transformación digital completa e integral de todos sus procesos, sino que además se estable como el ‘pequeño gran factor de cambio’ que garantiza su permanencia y competitividad ante un mundo que hoy desarrolla los negocios en un ecosistema completamente digital.
Con esta visión en mente es que una importante compañía chilena, enfocada al comercio industrial, trabajó junto al equipo de Kodak Alaris para implementar la mejor solución para la digitalización de sus procesos.
Dicha institución chilena maneja al día millares de facturas tamaño carta y se vio en la necesidad de migrar a digital la captura de datos desde las guías de despacho de la entrega de sus mercaderías, lo que se realizaba manualmente para su carga en una plataforma de uso interno.
Al realizarlo de forma “analógica” este procedimiento llevaba mucho tiempo, impactando en los plazos de facturación de sus servicios, arrojando además errores, lo cual entorpecía la disponibilidad de información clave para la gestión del negocio.
Además, en cada centro regional de la empresa, cada oficina definía como administrar su bodega de papeles y esto provocaba la pérdida de documentos de manera frecuente. Reducir los errores de digitalización que se producían en el proceso era de suma importancia, así como validar que la documentación existente por cada operación esté completa.
El principal reto entonces consistía en digitalizar los documentos físicos que se utilizan para la cobranza ya que suelen pasar de mano en mano y eso hace que se dañen o pierdan fácilmente. A ello hay que sumar el tiempo que toma mover físicamente los mismos, lo cual hace aún más lenta la operación. Con el fin de optimizar los tiempos y conservar el estado original de los documentos, la empresa se vio en la necesidad de buscar una solución que se adaptara a sus requerimientos específicos.
La solución encontrada fue integral. Se habilitaron unidades de digitalización en las bodegas de distribución de la empresa, junto con 8 Kodak KCP software, un Kodak KCP Auto Import y un escáner Kodak i2420.
Junto a ello, se adecuó una integración con el proveedor de facturas electrónicas. Esta solución facilitó el proceso de digitalización documental y permitió una visualización ágil de los documentos.
Gracias a la solución integral Kodak Alaris instalada en Santiago, Chile y otras 6 regiones del país para la captura de información, se redujo en un 60% los tiempos de facturación de los servicios del cliente. Después de 6 años, la solución se ha consolidado como de operación crítica para la empresa contando con 800.000 imágenes en el sistema.
Hoy en día las áreas de la empresa tienen acceso y visibilidad a la información de facturación; analistas de cobranza, vendedores, bodega, etcétera. Los tiempos de búsqueda también decrecieron y el lector de código de barras se convirtió en un gran aliado. |
